Отражение в бухгалтерском учете.

Инструкция по бюджетному учету, Утвержденная приказом Минфина России от 10.02.06 № 25н, предусматривает отражение представительских расходов по дебету балансового отчета 210604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».

На основании акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем учреждения, с указанием фактически осуществленных затрат, производится следующая бухгалтерская запись:

· Дебет счета 240101130 «Доходы от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг»;

· Кредит счета 21060440 «Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».

 

Володина Т. Е.

Заместитель начальника Управления правовой работы и делопроизводства

Государственной Третьяковской галереи

 

Приложение 1

Письмо Департамента Налоговой и таможенно – тарифной политики

Минфина России от 05.04.05 № 03-03-01-04 /1/157

 

Вопрос: Ввиду того, что организация имеет широкий круг контрагентов, с которыми необходимо проводить деловые переговоры в целях поддержания взаимного сотрудничества, возникает необходимость проводить официальные приемы делегаций. Подобные мероприятия могут продолжаться несколько дней.

В течение этого времени организация может нести расходы на проведение таких мероприятий в виде расходов на завтраки, обеды и ужины.

Можно ли расходы на завтраки, обеды и ужины во время таких мероприятий учитывать как представительские расходы с учетом п. 2 ст. 264 НК РФ, согласно которому к представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема

(завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно – тарифной политики рассмотрел письмо и сообщает следующее.

Согласно подп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (далее Кодекс), к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 указанной статьи.

 

Пунктом 2 ст.264 Кодекса установлено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема

(завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

 

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

 Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период.

В соответствии с п. 1 ст. 252 Кодекса, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

В связи с этим указанные в письме расходы на завтраки, обеды, ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств.

 

Заместитель директора

Департамента налоговой и таможенно – тарифной политики

А. И. Иванеев

 

 

Приложение 2

Письмо управления Федеральной налоговой службы по г. Москве

От 23. 12.05 № 20-12 / 97007

 

 

Вопрос: Организация направила сотрудника в командировку для ведения неофициальных переговоров с потенциальными партнерами. Являются ли затраты на проведение этой встречи представительскими расходами? Какие документы служат для подтверждения представительских расходов?

 

Ответ: В соответствии с п. 2 ст. 264 Налогового Кодекса РФ, для целей налогообложения прибыли к представительским расходам относятся:

· расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;

· транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

· буфетное обслуживание во время переговоров;

· оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Таким образом, расходы по проведению неофициальной встречи (в кафе) с потенциальными партнерами, организованной сотрудником организации, находящимся в командировке в городе проживания указанных партнеров, не учитываются для целей налогообложения прибыли, так как они не признаются представительскими расходами.

Учтите, что документами, подтверждающими представительские расходы, являются:

· приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

· смета представительских расходов;

· первичные документы, в т. ч. в случае использования приобретенных на стороне каких – либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

· акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

 

В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражаются:

· цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

· дата и место проведения;

· программа мероприятий;

· состав приглашенной делегации;

· участники принимающей стороны;

· величина расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Если товары (услуги) на представительские цели приобретены подотчетным лицом, то подтверждающими документами являются первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема – передачи товаров (оказанных услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм. 

При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будет служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет – заказ, счет – фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

После осуществления представительских расходов налогоплательщик также составляет акт об осуществлении представительских расходов, утверждаемый руководителем организации с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

 

Заместитель руководителя Управления ФНС

советник налоговой службы III ранга

Г. А. Суворова