Документальное подтверждение расходов

 

К авансовому отчету работник должен приложить подтверждающие расходы документы. Работник должен знать, какие требования предъявляются к первичным документам, чтобы суметь проверить их сразу на месте при совершении покупки.

Легче всего работнику будет, если вы сделаете образцы всех подтверждающих документов, где будет выделена важная информация, и ознакомите его с ними.

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ 4. Требования к подтверждающим расходы документам.              │

│ 4.1. Перед покупкой работник должен спросить у продавца, выдает ли он│

│документ, подтверждающий оплату, и если нет, то работнику не следует│

│совершать покупку.                                                  │

│ 4.2. Перечень оправдательных документов, представляемых работником: │

│1) при покупках в розницу (в том числе при оплате через Интернет с│

│доставкой или самовывозом):                                         │

│- чек ККТ;                                                          │

│- товарный чек (если в чеке ККТ нет перечня покупок);               │

│- счет-фактура. Работник должен потребовать его у продавца, если в чеке│

│ККТ выделен НДС. Если продавец не выдает счет-фактуру и сумма покупки│

│превышает 10 000 руб., то работнику не следует совершать покупку;   │

│2) при покупках в розницу у продавца, не использующего ККТ в связи с│

│применением специального налогового режима в виде ЕНВД или патентной│

│системы налогообложения, - любой документ об оплате с перечнем покупок│

│(например, товарный чек, квитанция);                                │

│3) при оплате услуг, оказываемых населению (бытовых услуг, услуг│

│пассажирского транспорта, учреждений культуры, почты и др. <11>):   │

│- или чек ККТ. А если в нем нет наименования услуги, то еще и товарный│

│чек (иной подобный документ с расшифровкой);                        │

│- или бланк строгой отчетности (БСО).                               │

│При приобретении работником электронных билетов документами,│

│подтверждающими транспортные расходы, будут:                        │

│- при авиаперелете - распечатка маршрутной квитанции (электронного│

│билета) и посадочный талон;                                         │

│- при проезде на поезде и ином транспорте - распечатка электронного│

│билета (на поезде дальнего следования - распечатка контрольного и│

│посадочного купонов);                                               │

│4) при покупках у оптового продавца:                                │

│- чек ККТ;                                                          │

│- товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ);  │

│- счет-фактура (если в чеке ККТ, накладной или акте выделен НДС);   │

│- корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2;             │

│5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги), которые будут│

│отгружены организации:                                              │

│- чек ККТ;                                                          │

│- счет-фактура на аванс (если в чеке ККТ выделен НДС);              │

│6) при приобретении товаров (работ, услуг) у физлиц-непредпринимателей (к│

│примеру, в случае найма жилого помещения во время командировки):    │

│- договор (см. Приложение N 6);                                     │

│- расписка физлица в получении денег от работника (см. Приложение N 7); │

│7) при оплате через платежный терминал (если невозможен другой способ │

│оплаты) - чек, выданный терминалом;                                 │

│8) при внесении платы организации или предпринимателю, не связанной с│

│расчетами за товары (работы, услуги) (например, при возврате займа,│

│внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую│

│организацию), - квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).      │

│ 4.3. При получении на руки указанных в п. 4.2 документов работнику│

│следует обратить внимание на следующее.                             │

│                                                                    │

│┌──────────────────────┬────────────────────────────────────────────────┐│

││  Документ  │          Что нужно проверить         ││

│├──────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤│

││Кассовый чек     │Наличие перечня товаров (работ, услуг) с   ││

││                 │указанием количества и стоимости каждой единицы.││

││                 │При отсутствии такой информации в кассовом чеке ││

││                 │она должна быть в других выданных документах, ││

││                 │например в товарном чеке                   ││

│├──────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤│

││Товарный чек     │Наличие реквизитов <12>:                   ││

││                 │- наименование документа и дата составления; ││

││                 │- наименование организации (Ф.И.О.              ││

││                 │предпринимателя);                          ││

││                 │- перечень товаров (работ, услуг) с указанием ││

││                 │количества и стоимости;                    ││

││                 │- должность лица, выдавшего документ, его  ││

││                 │подпись с расшифровкой                     ││

│├──────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤│

││Документ об оплате, │Наличие тех же реквизитов, что и в товарном ││

││выдаваемый взамен чека│чеке, а также <13>:                        ││

││ККТ вмененщиками и │- номер документа;                         ││

││предпринимателями на │- ИНН организации (предпринимателя)        ││

││патентном режиме │                                           ││

│├──────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤│

││БСО              │Наличие тех же реквизитов, что и в товарном   ││

││                 │чеке, а также <14>:                        ││

││                 │- шестизначный номер и серия бланка, сокращенное││

││                 │наименование типографии, ее ИНН, адрес, номер ││

││                 │заказа, год, тираж;                        ││

││                 │- адрес (для организаций)                  ││

│├──────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤│

││Товарная накладная │В качестве покупателя (грузополучателя,    ││

││(акт об оказании услуг│заказчика) должна значиться организация    ││

││или выполнении работ) │работника                                  ││

│├──────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤│

││Счет-фактура     │В качестве покупателя (грузополучателя,    ││

││                 │заказчика) должна значиться организация    ││

││                 │работника. Если работник лишь вносил предоплату,││

││                  │то в счете-фактуре (по строке 5) должны быть ││

││                 │указаны дата и номер кассового чека или ПКО <15>││

│├──────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤│

││Квитанция к ПКО  │Наличие печати, а при ее отсутствии у продавца -││

││                 │штампа о проведении кассовой операции (например,││

││                 │с указанием наименования фирмы, ее ИНН и слова ││

││                 │"Получено") <16>                           ││

│└──────────────────────┴────────────────────────────────────────────────┘│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

При подготовке образца договора, заключаемого подотчетником с физлицом, не забудьте включить в него следующие данные:

- Ф.И.О. и паспортные данные сторон;

- цену и предмет договора (в договоре купли-продажи - наименование товара, в договоре возмездного оказания услуг - вид услуги и сроки ее оказания, в договоре аренды - адрес помещения и срок аренды <17>);

- дату заключения и подписи сторон.

А в расписке необходимо указать <12>: наименование документа, дату составления, Ф.И.О. и паспортные данные получателя денег, полученную сумму, основание ее получения (ссылка на договор) и подпись получателя.

--------------------------------

<11> Пункт 2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.

<12> Пункт 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

<13> Пункт 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.

<14> Пункты 3, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.

<15> Подпункт "з" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.

<16> Пункты 4.4, 5.1 Указания N 3210-У.

<17> Пункт 1 ст. 454, ст. 606, п. 3 ст. 607, п. 1 ст. 779, ст. 783, п. 1 ст. 708 ГК РФ.