Организация бухгалтерского учета

 

Под организацией учета понимают систему условий и элементов (слагаемых) построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации.

Организация бухгалтерского учета предполагает:

- разработку организационно-распорядительных документов (положения о бухгалтерии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписания);

- составление графика документооборота организации;

- создание номенклатуры дел и организацию хранения документов;

- создание технологии обработки получаемой информации (формирование системы регистров бухгалтерского учета и правил внутренней отчетности, разработку порядка проведения инвентаризации и методов оценки видов имущества и обязательств);

- формирование кадровой политики  бухгалтерии (порядка аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала, системы повышения квалификации).

В соответствии с Законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Руководители организаций в зависимости от объема учетной работы могут:

- учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

- ввести в штат должность бухгалтера;

- передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

- вести бухгалтерский учет лично.

Руководитель ООО «АЗКСервис» ведение бухгалтерского учета передал специализированной организации на договорных началах.

Специализированная организация, которой передано ведение бухгалтерского учета ООО «АЗКСервис» в сроки, определенные договором, получает первичные и сводные документы и проводит их бухгалтерскую обработку, составляет финансовую и налоговую отчетность и передает ее организации – клиенту.

Целесообразность передачи ведения бухгалтерского учета специализированной организации  вызывает сомнения, так как:

- в договоре об оказании бухгалтерских услуг не конкретизирована ответственность специализированной организации;

- оплата услуг значительна;

- затруднен контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета и составлением отчетности со стороны организации клиента;

- в специализированной организации разработана единая бухгалтерская учетная политика для всех ее организаций-клиентов, то есть учитывается специфика работы конкретного предприятия – ООО «АЗКСервис».

В настоящее время для ведения налогового учета в ООО «АЗКСервис» используют положение об учетной политике для целей налогообложения на 2004 год (приложение 6). Положение имеет обобщенный характер, отдельные разделы его устарели. Так, в раздел «Налог на имущество» включены счета бухгалтерского учета не используемые для начисления налоговой базы (04, 05, 08, 10, 41 и т.д.).

В первом разделе положения об учетной политике сделана ссылка на приложение к учетной политике об использовании графика информационных потоков и документооборота, однако само приложение отсутствует.

Следует отметить, что называя положение об учетной политике для целей налогообложения «налоговой политикой», следовало описать другие аспекты ее – оптимизацию налогообложения, налоговое планирование, выбор договорно-правовых схем реализации и схем уплаты налогов.

Если руководителем ООО «АЗКСервис» будет принято решение о выделении бухгалтерии в отдельное структурное подразделение, необходимо разработать положение о бухгалтерии.

Такой организационно-распорядительный документ должен содержать следующие разделы:

- общие положения;

- цели, задачи бухгалтерии;

- функции бухгалтерии;

- права и обязанности работников;

- взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации;

- организация работы.

В разделе «Общие положения» указывается организационная форма ведения бухгалтерского учета, т.е. делается запись:

- учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером.

В данном разделе могут быть закреплены основные квалификационные требования к главному бухгалтеру. Например, на должность главного бухгалтера может быть принят специалист с опытом работы в бухгалтерии не менее пяти лет, имеющий высшее экономическое образование и аттестат профессионального бухгалтера, а также прочие требования. Рекомендуется указывать, какие документы подписываются (утверждаются или визируются) работниками бухгалтерии, в частности, главным бухгалтером.

Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов.

Положение о бухгалтерии составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения полномочий работников, определения их прав и обязанностей. Закрепление за работниками участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или неотражения отдельных хозяйственных операций.

В инструкции указывается, какие документы получает работник для обработки, кому он их в дальнейшем передает, какие документы он имеет право подписывать. Структура инструкции должна соответствовать положению о бухгалтерии и иметь следующие разделы:

- общие положения;

- функции работника;

- права и обязанности;

- взаимодействие с другими работниками бухгалтерии и организации;

- организация работы;

- правила оценки результатов работы.

Должностная инструкция составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. После ознакомления работника с инструкцией он ставит отметку «ознакомлен», дату и подпись. Рекомендуется текст инструкции выдать бухгалтеру, что также фиксируется надписью «инструкция получена на руки», затем ставится дата и подпись.

Новый главный бухгалтер имеет право изменить должностные инструкции в соответствии со своими требованиями. После этого они утверждаются руководителем организации и доводятся до работников бухгалтерии.

В штатном расписании должны быть указаны общее количество работников бухгалтерии, наименования должностей, основные обязанности работников, система оплаты труда и размер заработной платы.

Главный бухгалтер должен обосновано определить количество работников бухгалтерии и степень квалификации.

После этого проводится аттестация работников бухгалтерии, по результатам который работник может быть уволен, переведен на другую должность и т.д. Кроме этого необходимо решить вопросы взаимозаменяемости сотрудников в случае болезни, отпусков и т.д.

Организация бухгалтерского учета предполагает составление графика документооборота.

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильность оформления документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

- первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;

- при приеме документов должна осуществляться проверка правильности арифметических вычислений;

- документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов (например, в накладных на получение товаров должна быть выделена сумма НДС для возможности принятия НДС к возмещению);

- все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;

- по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за реализацию (маркетологи). В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию (часто это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов-фактур составляет несколько месяцев). Рекомендуется составить соответствующий приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность за непредоставление вовремя документов в бухгалтерию (выговор, лишение премии и др.).

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать (или разработать) собственно документооборот, который складывается из общего внутрифирменного документооборота и документооборота внутри бухгалтерии. При этом необходимо установить:

- перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

- кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);

- рабочую схему действующих отделов организации;

- порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);

- график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

В общем виде график документооборота имеет следующий вид:

График документооборота

Наименование организации	Утверждено приказом директора №   дата
Наименование документа	Кто создает	Кто обрабатывает	Кто проверяет	Кто сдает а архив

 

Подпись главного бухгалтера

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации.

При организации бухгалтерского учета необходимо определить номенклатуру дел и порядок хранения документов.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерия не только принимает и обрабатывает различные документы, но и подготавливают их для хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел.

Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку – дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом:

Индекс дела (номера на папках)

Наименование дела (заголовок)

Количество  дел в папке

Срок хранения и номер папки по перечню

Примечания

Номер дела состоит из двух частей – присвоенного подразделению номера (например, 002 – бухгалтерия) и номера по порядку в бухгалтерии.

График «Количество дел» заполняется в конце года.

В «Примечаниях» указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (с указанием сроков хранения), либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Описание технологии обработки информации является также частью организации  бухгалтерского учета в предприятии.

Технология обработки получаемой информации базируется на анализе первичных учетных документов и выявления стандартных операций, подлежащих отражению на счетах бухгалтерского учета.

Внутри организации  производится полная инвентаризация имущества, а внутри бухгалтерии производится выверка по счетам учета и выверка взаиморасчетов с контрагентами. При этом на каждого контрагента заводится персональная карточка (вне системы компьютерного учета).

В том случае, если невозможно провести какие-либо из перечисленных мероприятий, главный бухгалтер принимает решение о возможных рисках, связанных с налоговыми правонарушениями, определяется наиболее важные моменты и проверяется только их.

Все эти данные должны быть в обязательном порядке отражены в акте сдачи-приемки работ главным бухгалтером. Этот документ утверждается руководителем организации и может послужить защитой нового главного бухгалтера перед руководством организации за налоговые санкции, наложенные за ошибки, совершенные его предшественником.

При постановке бухгалтерского учета необходимо составить рабочий план счетов, который должен быть утвержден руководителем организации и соответствовать требованиям нормативных документов Минфина России.

Применяемая технология обработки первичной учетной информации должна позволять не только своевременно формировать отчетность, но и предоставлять возможность оперативного снятия информации и формировать данные для управленческого учета.

Именно система применяемых регистров позволяет наиболее оперативно переходить от данных бухгалтерского учета к управленческому учету.

Технология обработки учетных данных и система применяемых регистров зависят от форм и методов бухгалтерского учета, которые формирует главный бухгалтер. Исходя из объема получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов главный бухгалтер выбирает одну из следующих форм бухгалтерского учета:

- мемориально-ордерная форма (с использованием мемориальных ордеров и регистров аналитического учета);

Журнально-ордерная форма (с использованием журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц, регистров аналитического учета, главной книги);

- упрощенная форма учета для малых предприятий;

- компьютеризированное ведение учета или применение одного из вышеперечисленных способов с использованием компьютерной обработки.

Алгоритм формирования и обработки финансовой информации представлен на рисунке 4 в виде блок-схемы.

 

 

Рис. 4. Блок-схема алгоритма бухгалтерской обработки финансовой информации

 

Представление хозяйственной деятельности предприятия в виде изолированной финансово-экономической системы позволяет при исследованиях использовать распространенный за рубежом метод анализа денежных потоков предприятия.