Направление совершенствования системы расчетов ООО «Югчерномор Сервис»

Как уже было подтверждено ранее, процесс оптимизации системы финансовых расчетов предприятия ООО «ЮгчерноморСервис» является одним из основных направлений принимаемых мер по выведению предприятия из достаточно продолжительного периода неплатежей, связанного с низкой рентабельность и прибыльностью производства. Таким образом, необходимость текущих кардинальных изменений в системе расчетов является первоочередной задачей для финансовой службы предприятия.

При осуществлении плана оптимизации необходимо изначально определить цели, которые должны быть при этом достигнуты.

. В первую очередь оптимизация системы расчетов должна быть направлена на устранение недостатков собственных оборотных средств и свободных платежных средств. Именно по причине возникновения этих недостатков предприятию не удается вовремя погашать образующуюся задолженность перед поставщиками. В 2010 году это привело к образованию просроченной задолженности хоть и в не столь критических масштабах.

. Изменения в системе расчетов с дебиторами также имеют своей целью и интенсификацию процесса ее востребования, что в свою очередь должно привести к росту выручки от продаж, а, следовательно, и прибыли от продаж, необходимой для погашения накопленных отложенных налоговых обязательств. После погашения всех обязательств предприятия, наконец, станет получать чистую прибыль, что вызовет рост его собственных средств

. Ныне существующие недостатки в системе расчетов отрицательным образом сказываются на показателях платежеспособности и ликвидности предприятия. Крайне низкие значения этих показателях не дают предприятию возможности привлечь столь необходимые заемные средства. На фоне общего роста прибыльности улучшение показателей ликвидности должно повысить степень доверия кредитных организаций.

В целом же стоит отметить, что после начал модернизации производства на предприятии отмечается достаточно значительный рост, ограничиваемый некачественно и неэффективно действующей системой расчетов. Таким образом, в конечном итоге оптимизация этой системы должна поддержать намеченную тенденцию роста и повысить эффективность проводимой модернизации.

Начать оптимизацию системы расчетов необходимо с изменения структуры финансовой службы предприятия. Как уже было отмечено, она больше похожа на структуру, характерную для плановой экономики. Подчинение главного бухгалтера непосредственно генеральному директору приводит к тому, что взгляд на многие вопросы в плане организации финансовых расчетов у главного бухгалтера и заместителя директора по экономике разнится. Это может послужить причиной плохой скоординированности действий при возникновении ситуаций, требующих немедленного принятия решений. При этом следует признать, что организация отношений с контрагентами и системы расчетов с ними все же в большей степени находится в компетенции заместителя по экономике и финансам. Таким образом, предлагается несколько изменить принятую на предприятии структуру финансовой службы в части зависимости главного бухгалтера и бухгалтерии непосредственно от заместителя директора по экономике и финансам. Эти действия преследуют две цели:

объединение бухгалтерии с остальными структурными подразделениями финансовой службы предприятия для оптимизации и повышения эффективности принимаемых решений в части разработки, принятия решений и осуществления действий, влияющих и формирующих финансовую политику предприятия. В процессе подобных изменений должна повыситься координация действий бухгалтерии и финансового отдела, что приведет к повышению слаженности их работы;

подчинение главного бухгалтера заместителю генерального директора по экономике и финансам, а, по сути, руководителю финансовой службы предприятия, исключит возможные разногласия в принятии решений по вопросам, попадающих в круг общей компетенции бухгалтерии и финансистов. Это произойдет по причине принятия решений в порядке согласования, и руководители всех структурных подразделений финансовой службы предприятия будут руководствоваться решениями руководителя финансовой службы. В существующей же ситуации работники бухгалтерии в большей степени выполняют распоряжения главного бухгалтера как их непосредственного начальника.

При этом следует отметить, что в существующей структуре имеются и положительные решения. Например, подчинение юридического отдела руководителя финансовой службы предприятия. Это позволяет повысить эффективность работы службы по решению спорных вопросов с контрагентами по расчетам, в том числе по урегулированию просроченных долгов дебиторов. Достигается более полная координация действий юристов и финансовых работников по правовому обслуживанию договоров, как уже заключенных так и вновь заключаемых. Помимо этого юридический отдел более оперативно реагирует на возникающие проблемы и имеет возможность с максимально возможной скоростью скоординировать свои действия с руководителями остальных подразделений финансовой службы.

Следующим этапом оптимизации работы финансовой службы предприятии должно стать повышение эффективности работы бухгалтерии. Как было выяснено в ходе ознакомления с работой служб предприятия, вся работа бухгалтерии автоматизирована на программном обеспечении не являющемся целевым, предназначенным для такой работы. Бухгалтерией используется пакет Microsoft Office, с помощью которого хоть и удалось автоматизировать учет, но это требует внесения постоянных изменений в формирующиеся отчеты и большей концентрации работников бухгалтерии при работе с документами. Кроме того, использование непрофильного программного обеспечения приводит к значительным потерям времени, которые связаны с постоянной правкой уже сформированных отчетов.

Предлагается переход на профильное целевое программное обеспечение для устранения недочетов и потерь времени в работе бухгалтерии. Наиболее эффективным решением в данном случае станет внедрение на предприятии целевого программного пакета, разработанного специально для автоматизации работы бухгалтерии, например, 1С: Предприятие.

Очевидными преимуществами данного нововведения являются:

— программы профессионального пакета, разработанные с учетом специфики работы бухгалтерии, имеют возможность автоматически настраиваться для работы с учетом установленных параметров. При заполнении целого ряда наиболее распространенных документов значительная часть данных подставляется и формируется программой автоматически;

— программный пакет разработан с учетом возможности оперативного анализа состояния учета. Так, например, предусмотрены различные отчеты: оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, карточка счета и другие. Каждый отчет может настраивается для получения только необходимой, указанной информации. Кроме того, существенно упрощается подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности. Подготовленные отчеты сохраняются в программе, что позволяет легко вернуться к ним в последующие периоды. Показатели отчетов можно корректировать вручную, программа запомнит все внесенные изменения;

— сформированные в программе платежные документы легко выгружаются в программы для осуществления платежей и расчетов через банк, например, «Клиент банка». Так же возможно загрузить полученную из банка информацию о входящих платежах. Согласно данным разработчиков в настоящее время обмен данными поддерживается более чем с 700 кредитными организациями;

— в программном пакете предусмотрена автоматизация наиболее трудоемких расчетов: амортизация и погашение стоимости, расчет себестоимости производства, транспортных расходов, корректировка стоимости списанных товаров;

— при использовании программы обеспечивается строгое соответствие законодательству РФ, что упрощает работы юридического отдела предприятия.

Внедрение подобного пакета автоматизации работы бухгалтерии позволяет упростить работы всех структурных подразделений финансовой службы предприятия, сократить затраты времени на оформление необходимых документов и уделить максимум внимания разработке и осуществлению управленческих решений.

Следующим этапом оптимизации должно стать изменение подходов к обслуживанию систему расчетов. Изначально на предприятии следует ввести контроль накопления дебиторской и кредиторской задолженности. Это достижимо при составлении и постоянном обновлении баланса задолженностей. Оперативная работа с таким балансом позволит в кратчайшие сроки принимать управленческие решения в части оценки сложившейся ситуации с долгами предприятия. Кроме того, процесс управления долгами упростится за счет того, что необходимая информация о том, был ли рост дебиторской или кредиторской задолженности избыточен, насколько он критичен и возможно ли его погасить в ближайшее время, будет постоянно обновляться и контролироваться. Также у предприятия появится возможность в зависимости от данных баланса задолженностей пересматривать текущие решения в системе расчетов с целью их оптимизации. Косвенным образом внедрение такого баланса повлияет также и на показатели платежеспособности и ликвидности предприятия, так как при выравнивании соотношения дебиторской и кредиторской задолженности разница между ними уже не будет столь критична, и удастся избежать значительного превышения суммы текущих обязательств над дебиторской задолженностью.

Внедрение баланса задолженностей возможно провести в электронном варианте с использованием компьютерной техники. В этом случае в дополнение к «балансу» следует также ввести и график платежей, который будет учитывать проводимые расчеты с контрагентами предприятия с учетом их важности, срочности и суммы платежа.

Преимущества такой организации в наглядности представленной информации для оперативного анализа. Во-первых, наглядно показана очередность совершения платежей по всем направлениям, что дает возможность оценить суммарный отток средств за выбранный промежуток времени. Во-вторых, отчетливо показана информация по поступлению денежных средств. При анализе этих данных по временным промежуткам упрощается система контроля над накоплением излишней дебиторской задолженности. Кроме того, появляется возможность распределить поступления от погашения накопленной задолженности по времени с учетом графика расчетов с кредиторами для наиболее оптимальной организации притока и оттока денежных средств предприятия.

Таким образом, при внедрении автоматизированного контроля над накоплением и погашением сумм дебиторской и кредиторской задолженности при помощи ведения баланса задолженности и электронного графика платежей у предприятия расширяются возможности по оперативному управлению расчетами с контрагентами.

При группировке платежей по расчетам с дебиторами для внесения их в график платежей возможно введение расширенного контроля за состоянием их кредитоспособности. Подобный мониторинг дебиторов по оценке их кредитоспособности и платежеспособности даст возможность предприятию оперативно реагировать на изменение экономического состояния «организаций-должников». В условиях ограниченного числа потенциальных заказчиков оперативная оценка их текущего состояния предоставит информацию для реагирования на изменения платежеспособности этих организаций с помощью использования системы скидок.

По ненадежным долгам возможно применение условий отсрочки платежа с внесением соответствующей информации в имеющийся график платежей. При этом в зависимости от состояния предприятия-дебитора и его платежеспособности сроки отсрочки могут разниться. В целом же отсрочка может предоставляться на срок не более трех месяцев, начиная от первоначальной даты платежа.

Кроме рассмотрения возможности предоставления отсрочки по расчетам с дебиторами в процессе мониторинга следует обращать особое внимание на целесообразность создания резервов для обеспечения определенных групп долгов. Также необходимо разделять резервы по сомнительным долгам и резервы по договорам, выполнение условий которых может быть поставлено под угрозу из-за форс-мажорных обстоятельств. Величина формируемого резерва по каждому конкретному договору должна покрывать затраты, связанные с выполнением обязательств по его исполнению.

По просроченной дебиторской задолженности возможно применение системы скидок. Кроме того, на основе проводимого мониторинга необходимо разработать и осуществлять процесс оперативного принятия решений по предоставлению таких скидок для повышения оборачиваемости дебиторской задолженности, так как в определенных ситуациях «потеря» части задолженности в сумме предоставленной скидки оправдывается за счет сокращения периода оборота задолженности. При этом увеличивается сумма свободных платежных средств в краткосрочном периоде для покрытия возникающих обязательств перед кредиторами. Кроме того, возможно возникновение ситуаций, когда без предоставления существенных скидок по оплате выполненных работ вероятность перехода просроченной задолженности в разряд безнадежных долгов. В таком случае возврат минимальной суммы, достаточной хотя бы для покрытия собственных издержек, оценивается положительно, так как приводит к минимизации полученных убытков. Такой подход дает возможность покрытия большинства возникших обязательств в процессе выполнения работ, оплата которых заказчиками задерживается.

Следующим этапом реорганизации системы расчетов должно стать внедрение баланса «риск-прибыльность» параллельно с ведением баланса задолженностей. Данный баланс представляет сравнительную таблицу, содержащую информацию по каждому виду расчетов и платежей. Данная информация раскрывает такие моменты как срочность платежа, его значимость в общей сумме платежей, его «привязанность» к временному периоду или к заданному объему выполнения работ. По расчетам с дебиторами представляется иная информация, которая показывает максимально возможный срок оплаты, возможность оплаты в рассрочку, значимость выполнения платежа с учетом его влияния на последующие отношения с данным конкретным контрагентом, а также источники его покрытия (сверяется такая информация по графику платежей) на весь период отсрочки, если таковая имеется.

Так называемое «смещение» баланса «риск-прибыльность» по дебиторской задолженности происходит следующим образом. Проводится оценка текущего экономического состояния дебитора на основе данных, полученных при ведении мониторинга. После чего анализируется степень риска неплатежа без учета возможности предоставления скидок или отсрочек, а также вероятность перехода образовавшейся краткосрочной задолженности в разряд безнадежных долгов. Согласно полученным данным проводится сравнительный анализ рисков, связанных с непредставлением дебиторам с ненадежным финансовым положением каких-либо скидок или отсрочек платежа, и необходимости получения предприятием в данный момент определенной суммы денег для покрытия кассового разрыва или срочного погашения образовавшихся обязательств по расчетам с дебиторами.

Таким образом, фактически происходит выбор. С одной стороны, между риском «потерять» определенную сумму средств в качестве безнадежного долга или получить сумму меньшую и с отсрочкой платежа для покрытия собственных издержек с возможностью получения минимальной прибыли или минимальных убытков (что тоже немаловажно). И, с другой стороны, с возможностью продолжать требовать оплаты полной суммы задолженности для обеспечения заданного уровня прибыльности.

Ведение баланса «риск-прибыльность» позволит осуществлять подобную политику с наименьшими потерями и с максимальной эффективностью, что позволит сократить недостаток платежных средств в краткосрочных периодах.

Несколько иной подход применяется в использовании баланса «риск-прибыльность» для управления расчетами с кредиторами. Чаще всего встречается обоснование прибыльности как положительного эффекта, получаемого т использования заемного капитала, стоимость которого ниже его рентабельности - эффект финансового рычага. При использовании же «баланса» под прибыльность подразумевается совершенно иная категория. Фактически речь идет о переоценке очередности выплат в ситуации, когда предприятие ограничено в платежных средствах, в зависимости их важности и значимости. То есть обязательства с наиболее высоким приоритетом оплачиваются в обязательном порядке, а с пониженным приоритетом - при выполнении дополнительных условий. Например, расчеты по оплате задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов производятся в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются исходя из остатков свободных платежных средств.

Так, например, если предприятие является постоянным клиентом кредитора возможно применение двух подходов в зависимости платежной политики кредитора. Кредитор может использовать систему скидок и премий для постоянных заказчиков или же напротив использовать систему штрафных санкций в условиях ограниченности предложения на рынке предоставляемых им услуг (заказчик стеснен в выборе поставщика и, скорее всего, продолжит отношения с уже имеющемся).

В первом случае при согласии кредитора следует использовать возможность отсрочки платежа для направления имеющихся средств на расчеты по иным обязательствам для исключения появления просроченной задолженности, которая может повлечь применение штрафных санкций (а в ряде случаев и привести судебному разбирательству). Такой подход применим при высокой степени доверия между контрагентами, которая позволяет предприятию временно пополнить сумму свободных средств для расчетов.

Во втором случае высок риск использования против предприятия-должника штрафных санкций, что является стимулом для скорейшего погашения накопившейся задолженности расчетам. В этом случае возможно применение системы премий для кредитора - в зависимости от срока предоставляемой отсрочки (при согласии кредитора) возможно начисление премии. При такой реструктуризации долгов происходит наиболее оптимальное использование платежных средств и не допускается возникновение кассовых разрывов.

При осуществлении такой политики предприятие будет придерживаться подхода, выраженного Дж.К. Ван Хорном. Суть подхода состоит в том, чтобы конвертировать дебиторскую задолженность в платежные средства на расчетном счете в кратчайшие сроки, при этом оплачивая счета по расчетам с кредиторами настолько позже, насколько это возможно при поддержании репутации кредитоспособного контрагента.

Процесс оплаты заказчиками накопленной задолженности можно ускорить, применяя методы повышения эффективности востребования дебиторской задолженности.

Первым шагом в этом направлении должно быть выяснение тех причин, по которым заказчик задерживает платеж. Знание этих обстоятельств позволит правильно определить и скоординировать дальнейшие действия финансовой службы предприятия.

Среди основных факторов, определяющих причины возникновения просроченной дебиторской задолженности, можно выделить следующие группы:

причины экономического характера. Заказчик, как правило, является добросовестным плательщиком, но временно испытывает дефицит оборотных средств. Это может быть связано с тем, что его «подвели» его покупатели или с тем, что его ценовая политика не оправдала уровень первоначальных затрат и т.д.;

причины «политического» характера. Должник имеет средства, не отказывается платить, но не платит вовремя. Задержка в оплате может быть «нормальной» для данной компании, например, в силу монопольного положения на рынке или в силу значительного перевеса в экономическом потенциале, который позволяет компании навязывать свой «стиль» работы. Это также может быть связано с особенностью финансовой стратегии должника, который предпочитает постоянно откладывать платежи и за счет этого расширять собственный оборотный капитал. В условиях ограниченности потенциальных заказчиков ООО «ЮгчерноморСервис» этой причине стоит обратить особое внимание;

форс-мажорные обстоятельства. Действие непреодолимых сил. С учетом географического положения компании можно сделать вывод об особо опасности возникновения таких ситуаций из-за сложных климатических условий в зимние периоды (при среднесуточной температуре воздуха меньше -12˚ С и сильном порывистом ветре рекомендуется прекращение всех работ, выполняемых вне производственных помещений) и достаточно загруженной и плохо работающей транспортной инфраструктуры в летние периоды. При прогнозировании подобных рисков следует заранее обеспечить резервы для покрытия таких долгов на период их просрочки.

Исходя из выявленных причин возникновения просроченной задолженности, финансовая служба предприятия может переходить непосредственно к вопросу оптимизации востребования этих сумм. При этом максимальной эффективности разработки политики востребования стоит придерживаться следующих методов:

юридические. Претензионная работа, досудебная переписка, и, наконец, подача иска в том случае, если должник оказался недобросовестным. Если же должник относится к первой или второй группе («добросовестный» неплательщик), любые юридические действия должны тщательно согласовываться с руководством, так как при таких обстоятельствах, как правило, решение по возврату долгов достигается путем ведения переговоров и предоставления отсрочки по расчетам;

экономические. К экономическим методам воздействия следует отнести финансовые санкции (штраф, пеня, неустойка) и залоговые отношения. При этом следует введение таких санкций следует также тщательно обосновывать, так в ряде случаев для решения вопроса о поступлении выплат достаточно предоставление скидок или отсрочек;

психологические. Простейшим методом такого воздействия являются постоянные напоминания по телефону, факсу, почте различной эмоциональной окраски в зависимости от ситуации.

Одним из самых радикальных способом оптимизации сумм задолженности по расчетам является использование финансовых механизмов урегулирования долговых обязательств. Одним из таких инструментов является факторинг. Факторинговое обслуживание носит постоянный характер. Иными словами, заключив один раз договор с банком, финансовая служба предприятия будет заранее знать, что сможет получить финансирование по каждой очередной поставке при возникновении такой необходимости. Такая схема позволяет предприятию планировать свои денежные потоки и эффективно ими управлять, что в сумме с применяемыми методами мониторинга дебиторов и сформированного графика платежей даст наиболее полную информацию для планирования управленческих решений в организации системы расчетов. Также подобная информация необходима для прогнозирования оптимальных решений при формировании платежной политики предприятия в части расчетов с кредиторами. Кроме того, факторинг позволяет сократить административные расходы. Ведь наряду с бухгалтерским обслуживанием фактор берет на себя кредитный контроль за сделками клиента, проводит общий анализ его хозяйственной деятельности, сбытовой стратегии и конъюнктуры рынка.

Следует отметить, что, являясь одной из наиболее трудоемких и сложных банковских процедур, факторинг имеет ряд положительных и отрицательных черт. «Плюсы» факторинга можно выделить такие как:

— достаточно быстрое пополнение оборотных средств;

— ускорение оборачиваемости средств за счет погашения накопленных долгов;

— ликвидация кассовых разрывов;

— упрощение планирования денежного оборота;

— возможность немедленного расчета с кредиторами;

— возможность поручить банку оценку платежеспособности дебитора.

При наличии целого ряда преимуществ, появляющихся при использовании факторинга, существует ряд отрицательных факторов, которые следует оценивать наиболее внимательно при рассмотрении возможности его использования. Такими «минусами» являются:

— относительная «новизна» данного инструмента - участники рынка в регионах неохотно его принимают;

— сам клиент и его дебиторы должны соблюдать жесткую банковскую дисциплину;

— у клиента должен быть запас прочности по ценам на продукцию, опыт работы на рынке, несколько проверенных и постоянных клиентов.

— процентная ставка при факторинге практически в два раза выше, чем по кредитам;

— факторинг не решает финансовых проблем и проблему увеличения оборотов.

С учетом положительных и отрицательных перспектив использования факторинга специалисты сформировали свое мнение, основывающееся на том, что каждому предприятию лучше всего использовать несколько источников финансирования: собственные средства, кредиты и факторинг.