Документальное оформление и учет отпускных

Каждый работник, проработавший в МУЗ «Городская стоматологическая поликлиника №1» не менее 5 1/2 месяца, имеет право получить очередной отпуск, который предоставляется один раз в течение рабочего года в порядке очереди. Очередность предоставления отпусков на каждый год устанавливается не позже 01 января этого года [41;42]. Отпуск по совмещаемой должности предоставляется одновременно с отпуском по основной должности.

Для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ и коллективным договором, применяется приказ о предоставлении работнику отпуска (ф. № Т-6). На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет средней заработной платы, причитающейся работнику за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». Если отпуск предоставляется без оплаты, то в приказе рядом с указанием числа дней отпуска делается запись «Без оплаты». Приказ пишется в одном экземпляре, его подписывает руководитель структурного подразделения и главный врач. График отпусков (ф. № Т-7) отражает сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работникам организации и составляется не позднее 01 января следующего года. В случае изменения срока отпусков в график отпусков вносятся необходимые коррективы.

В МУЗ «Городская стоматологическая поликлиника №1» исчисление и выплата сумм средней заработной платы производится за время предоставленных работникам ежегодных оплачиваемых основных и дополнительных отпусков (ст.114 и 115 ТК РФ) продолжительностью 28 календарных и 12 (18) рабочих дней соответственно; компенсация за неиспользованный отпуск. Также оплачиваются учебные отпуска и свободные от работы в связи с обучением в учебных заведениях дней (гл.26 ТК РФ). При определении среднего дневного заработка из расчетного периода исключаются праздничные  нерабочие дни, установленные Федеральным законом.

Расчет сумм причитающейся к выплате работникам сумм средней заработной платы производится в соответствии с положениями статьи 139 ТК РФ, а также постановления Правительства Российской Федерации от 11.04.2003 г № 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Исчисление среднего дневного заработка для оплаты отпусков и компенсации за неиспользованные отпуска:

1) Если отпуск предоставляется в календарных днях

Средний дневной заработок исчисляется делением суммы заработной платы, фактически начисленной за последние три месяца, на 3 и на среднемесячное число календарных дней (29,6) [23, п.9].

Рассмотрим на примере Антоновой Е.В. С 06 июня 2006 г предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Её ежемесячный оклад до 01 мая составлял 3005,60 руб., а с 01 мая (после повышения тарифных ставок) – 3464,50 руб. Расчетный период (март-май) отработан полностью (приложение Х):

Рассчитаем средний дневной заработок:

(3005,6 + 3005,6 + 3464,5) : 3 : 29,6 = 106,71 руб.

Определим сумму среднего заработка:

106,71 руб. х 28дн = 2987,88 руб.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

Дт 1.401.01.211 Кт 1.302.01.211 - 2987,88 руб.

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п.4 Положения №213, то его средний дневной заработок исчисляется делением суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженную на количество полностью отработанных месяцев и количества календарных дней в неполностью отработанных месяцах. Количество календарных дней в неполностью отработанных месяцах рассчитывается умножением рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4 [43].

Рассмотрим на примере Морозова П.В. С 13 июня 2006 г предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Его ежемесячный оклад до 01 мая составлял 1776 руб., а с 01 мая (после повышения тарифных ставок) – 2053 руб. В марте и апреле он был несколько дней нетрудоспособен, а май – отработан полностью (приложение Х):

Рассчитаем средний дневной заработок:

(849,39 + 930,29 + 2053) : (29,6 + ((10 + 11) х 1,4))= 68,08 руб.

Определим сумму среднего заработка:

68,08 руб. х 28дн = 1906,24 руб.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

Дт 1.401.01.211 Кт 1.302.01.211 - 1906,24 руб.

2) Если отпуск предоставляется в рабочих днях.

В МУЗ «Городская стоматологическая поликлиника №1» в рабочих днях предоставляется дополнительный отпуск. Средний дневной заработок исчисляется делением суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной недели [23, п.10].

Рассмотрим на примере Тарасовой В.А. С 04 июля 2006 г. ей предоставлен дополнительный отпуск продолжительностью 12 рабочих дней. Расчетный период (март-май) отработан полностью (приложение Х):

Рассчитаем средний дневной заработок:

(3374,91 + 6638,63 + 4674,65) : (23 + 21 +22)= 195,84 руб.

Определим сумму среднего заработка:

195,84 руб. х 12дн = 2350,08 руб.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

Дт 1.401.01.211 Кт 1.302.01.211 - 2350,08 руб.

Количество рабочих дней в неполностью отработанных месяцах при предоставлении дополнительного отпуска в рабочих днях рассчитывается умножением рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,2 [23;43].

Рассмотрим на примере Ширшаевой Ю.В. С 09 июня 2006 г. предоставлен дополнительный отпуск продолжительностью 12 рабочих дней. Расчетный период (март-май) отработан неполностью, в связи с временной нетрудоспособностью в апреле (приложение Х):

Рассчитаем средний дневной заработок:

(4040 + 1010 + 4672,5) : (22 + 5х1,2 +21)= 170,57 руб.

Определим сумму среднего заработка:

170,57 руб. х 12дн = 2046,84 руб.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

Дт 1.401.01.211 Кт 1.302.01.211 - 2046,84 руб.

3) Учебный отпуск и компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается как основной отпуск.

Рассмотрим на примере Коноваловой В.В. С 09 июля 2006 г предоставлен учебный оплачиваемый отпуск продолжительностью 20 рабочих дней. Её ежемесячная зарплата до 01 мая составляла 3496 руб., а с 01 мая (после повышения тарифных ставок) – 4252,50 руб. Расчетный период (апрель-июнь) отработан полностью (приложение Х):

Рассчитаем средний дневной заработок:

(3496 + 4252,50 + 4252,50) : 61 дн. = 196,74 руб.

Определим сумму среднего заработка:

196,74 руб. х 20дн = 3934,80 руб.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

Дт 1.401.01.211 Кт 1.302.01.211 - 3934,80 руб.

Расчет сумм причитающейся к выплате средней заработной платы за отпуск (основной, дополнительный, учебный), а также для расчета суммы денежной компенсации за неиспользованный отпуск производится бухгалтером учреждения в «Расчете об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях» (форма по ОКУД 0504425).

Сведения о виде предоставленного отпуска, дате начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняются на основании приказа о предоставлении отпуска. Номер записки-расчета должен соответствовать номеру приказа, являющемуся основанием для предоставления отпуска.

Соответствующие данные об учитываемой при расчете среднего заработка заработной плате принимаются из карточек сотрудника.

Расчет сумм средней заработной платы в иных случаях, отличных от оплаты отпуска, расчета компенсации за отпуск и др. (в частности, при оплате времени служебной командировки и др.), рекомендуется производить на бланке формы, который в соответствии с пунктом 3 статьи 6, пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» бюджетное учреждение вправе разработать самостоятельно, утвердив ее письменным приказом (распоряжением) руководителя, и включив данную форму в график документооборота.

Расчеты сумм средней заработной платы следует прилагать к «Табелям учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» (форма по ОКУД 0504421) и (или) «Своду начислений, удержаний, прочих доходов, выплат».

Как отмечалось ранее, в соответствии со ст.136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В свою очередь, содержащиеся в «Записке-расчете об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях», данные должны найти свое отражение в «Журнале операций расчетов по заработной плате» не позднее следующего дня после оформления первичного учетного документа [25, п.3] (приложение Ц).

При расчете сумм средней заработной платы в случаях, отличных от оплаты отпуска и (или) выплаты компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника, начисленные суммы подлежат отражению в бюджетном учете на основании оформленного «Своду начислений, удержаний, прочих доходов, выплат».

Расчет среднего заработка должен производиться с учетом источника погашения сумм заработной платы, учитываемой при исчислении среднего заработка [23].

Соответственно, если в расчетном периоде работнику заработная плата начислялась как в части бюджетной деятельности, так и в части деятельности, приносящей доход, то и суммы среднего заработка должны быть рассчитаны раздельно, и соответственно оплачены из различных источников.

Кроме того, в том случае, если учитываемые при исчислении среднего заработка суммы заработной платы были отнесены на разные коды функциональной классификации расходов бюджетов Российской Федерации, то и в этой части расчет средней заработной платы должен производиться раздельно.

Указанное деление сумм учитываемой заработной платы на источники финансирования, а также на различные коды ФКР в случае исчисления среднего заработка за отпуск и (или) выплаты компенсации за неиспользованный отпуск предусмотрено типовой формой «Расчета об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях».

Начисленные суммы за отпуск отражаются в бюджетном учете на основании «Свода начислений, удержаний, прочих доходов, выплат», которые можно рассмотреть на примере июня 2006г, представленные в таблице 11.

Таблица 11 - Корреспонденция счетов за июнь 2006 г на суммы начисленных отпускных

Моменты, на которые должно быть обращено внимание при исчислении среднего заработка в 2006 году:

1.Материальная помощь при исчислении сумм среднего заработка не учитывается в любом случае, как при выплате ее в единовременном порядке и (или) отдельным лицам, так и в случае ее выплаты из фонда заработной платы (Решение Верховного Суда РФ от 17.07.2000 г № ГКПИ 00-315; письмо Минтруда России от 27.05.2002 г №743-21).

2.При исчислении среднего заработка должны учитываться те премии (в том числе разовые премии), которые отражены в положениях об оплате (премировании) работников учреждения, при условии начисления их в расчетном периоде (письмо Минтруда России от 10.07.2003 г №1139-21).