Документальное оформление и учет начисления заработной платы

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы в МУЗ «Городская стоматологическая поликлиника №1» используют унифицированные формы первичной учетной доку­ментации, утвержденной Инструкцией по бюджетному учету № 70н.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (ф. № Т-1а) используются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (кон­тракту). Составляются в одном экземпляре работником кадровой службы или лицом, ответственным за оформление приема работников на работу, на каж­дого члена трудового коллектива. Основанием для заполнения являются за­ключенные с работниками трудовые договора [34, с. 321].

В приказе по форме № Т-1 указывается структурное подразделение, усло­вия и характер работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для вы­полнения определенной работы и др.), оклад, тарифная ставка и надбавка указываются отдельно по двум строкам. С целью выделения сумм оклада и надбавки можно указывать эти суммы через косую черту, при усло­вии внесения соответствующего изменения в шапку таблицы.

На основании приказа о приеме работника на работу заполняется личная карточка работника (ф. № Т-2). Она заполняется на каждого работника в одном экземпляре. В ней содержатся общие сведения о работни­ке (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование, сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, пе­реподготовке, отпуске и другие дополнительные сведения). Основанием для заполнения личной карточки работника являются так же трудовая книжка работника, паспорт, военный билет, документ об окончании учебного заведения, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и другие документы, предусмотренные законода­тельством. На оборотной стороне делаются необходимые отметки о прохож­дении инструктажа по технике безопасности, медицинском осмотре, проти­вопожарному минимуму и т.п.

Штатное расписание (ф. № Т-3) используется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Оно содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных еди­ниц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Не позднее установленных действующим законодательством сроков выплаты заработной платы, причитающиеся к получению работниками суммы заработной платы и иных выплат должны быть отражены в соответствующих первичных учетных документах и регистрах бюджетного учета.

В соответствии с пунктом 60 раздела 2 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г № 28) под графиком документооборота понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Принятым в учреждении графиком документооборота определены сроки представления в бухгалтерию документов, служащих основанием для расчета сумм заработной платы (табеля использования рабочего времени, приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков, переводе на другую должность, об увольнении с работы, и др.), а также должностные лица, ответственные за представление указанных документов.

В бухгалтерию в установленные графиком документооборота сроки должны быть также представлены документы, служащие основанием для начисления стимулирующих выплат (приказы на выплату премий, поощрительных доплат и надбавок), приказы (распоряжения) о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, о привлечении к работе в ночное время и др.

МУЗ «Городская стоматологическая поликлиника №1» состоит из двух отделений (лечебного и ортопедического). Выплата заработной платы осуществляется за счет разных источников финансирования: в лечебном отделении – за счет бюджетного финансирования и внебюджетных средств, а в ортопедическом отделении – только за счет внебюджетных средств (от оказания платных услуг). Виды заработной платы представлены в схеме 5.

 

Заработная плата
Основная		Дополнительная
- оклад (тарифная ставка); - надбавка за напряженность в труде; - надбавка за продолжительность непрерывной работы; - доплата за оказание платных услуг населению; - доплата за совмещение должностей; - доплата за ночное время; - доплата за работу в праздничные дни.		- основной, дополнительный или учебный отпуск; - компенсация за неиспользованный отпуск; - выплата выходного пособия при увольнении; - выплата при направлении работника на курсы повышения квалификации.

 

Схема 5 - Структура заработной платы

Структура основной заработной платы в МУЗ «Городская стоматологическая поликлиника №1» для наглядности представлена в виде схемы 6.

 

	Основная заработная плата
Оклад	Доплаты	Надбавки
- тарифная ставка	- доплата за оказание платных услуг населению; - доплата за совмещение должностей; - доплата за ночное время; - доплата за работу в праздничные дни.	- надбавка за напряженность в труде; - надбавка за продолжительность непрерывной работы.

 

Схема 6 – Структура основной заработной платы

Начисление суммы заработной платы и иных выплат начинается с внесения данных из табелей учета рабочего времени в компьютерную программу «1С: Бухгалтерия», где по каждому сотруднику уже установлены постоянные надбавки и доплаты. Другие доплаты вносятся на основе приказов.

Надбавки стимулирующего характера устанавливаются в пределах выделенных бюджетных средств, а в ортопедическом отделении – в пределах фонда заработной платы, за применение в работе достижений науки и передовых методов труда, высокие достижения в работе, выполнение особо важных или срочных работ, а также за напряженность в труде. Надбавки устанавливаются на определенный срок в определенном размере, но не более одного года, приказом по учреждению (приложение Е).

Рассмотрим это на примере Афанасьевой Р.В., работающей в должности медицинского регистратора и совмещающей должность кассира по приему денежных средств. Ей установлен оклад 1395 руб. Согласно приказа доплата за напряженность в труде составляет 25% от оклада. Месяц проработан полностью. Определим размер доплаты (приложение И):

1395 руб. х 25% = 348,75 руб.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

Дт 2.401.01.211 Кт 2.302.01.211  - 348,75 руб.

Надбавка за продолжительность непрерывной работы в МУЗ «Городская стоматологическая поликлиника №1» устанавливается в размере 20% от оклада (ставки) за первые 3 года и 10% за последующие 2 года, но не более 30% от оклада. Абсолютный размер каждой надбавки исчисляется из оклада без учета других повышений, надбавок и доплат [29] ( приложение А).

Рассмотрим данный вид надбавки на примере Афанасьевой Р.В., с окладом 1395 руб. Непрерывность трудового стажа в учреждении 6 лет. Размер надбавки составляет 30% от оклада. Месяц проработан полностью. Определим размер надбавки (приложение И):

1395 руб. х 30% = 418,50 руб.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

Дт 2.401.01.211 Кт 2.302.01.211   - 418,50 руб.

Выплата доплат за оказание платных услуг населению производится согласно Положению «О выплате доплат за оказание платных услуг населению в лечебном и ортопедическом отделениях» от 18.01.2006 г и начисляется от суммы валового дохода дифференцированно в зависимости от выполнения производственного плана, утверждаемого главным врачом на каждый календарный год (приложение К).

Средства на доплату работникам учреждения составляют до 40 % от вырученных средств (за вычетом резерва на отпускные), которые распределяются следующим образом:

- на доплату АУП составляют до 7% от вырученных средств

- на доплату медицинскому персоналу 26%, в т.ч.:

1) доплаты врачам производятся от суммы вырученных средств по платным услугам каждым врачом (от валового дохода) на терапевтическом и хирургическом приеме, дифференцированно, в зависимости от выполнения производственного плана в рублях, утверждаемого главным врачом на каждый календарный год в следующих размерах:

- при выполнении плана на 100% и выше - 15% от суммы вырученных средств по платным услугам каждым врачом (от валового дохода) на терапевтическом и хирургическом приеме;

- при выполнении плана 150% и выше - 16% от суммы вырученных средств по платным услугам каждым врачом (от валового дохода) на терапевтическом и хирургическом приеме

- при выполнении плана 200% и выше - 17% от суммы вырученных средств по платным услугам каждым врачом (от валового дохода) на терапевтическом и хирургическом приеме;

- при невыполнении плана - 7% от суммы вырученных средств по платным услугам каждым врачом (от валового дохода) на терапевтическом и хирургическом приеме.

2) 23,2%-среднему медицинскому персоналу (медсестры, медсестры-физкабинета, медсестра-анестезист за фактически отработанные дни на терапевтическом приеме) от средств на доплату медицинскому персоналу, за фактически отработанные дни за расчетный период дифференцированно, с учетом коэффициента трудового участия (КТУ) с применением коэффициентов равных «0», «0,5» , «1» и «1,5». КТУ по каждому работнику данной категории определяется на основании решения Комиссии по экспертизе качества оказания платных медицинских услуг. Основанием для расчета доплат является справка или выписка из протокола заседания вышеуказанной комиссии. В случае отсутствия по каким либо причинам соответствующих документов, коэффициент трудового участия (КТУ) по каждому работнику данной категории определяется в размере равном «1»;

3) 7,5% - медицинским регистраторам, медицинским регистраторам, совмещающим должности кассиров по приему денежных средств, от средств на доплату медицинскому персоналу за фактически отработанные дни в отчетном периоде, дифференцированно, с учетом коэффициента трудового участия (КТУ) с применением коэффициентов равных «0», «0,5», «1» и «1,5». КТУ по каждому работнику данной категории определяется на основании решения Комиссии по экспертизе качества оказания платных медицинских услуг. Основанием для расчета доплат является справка или выписка из протокола заседания вышеуказанной комиссии. В случае отсутствия по каким либо причинам соответствующих документов, коэффициент трудового участия (КТУ) по каждому работнику данной категории определяется в размере равном «1»;

5) 13%- рентгенлаборантам, от суммы вырученных средств по платным услугам каждым рентгенлаборантом (от валового дохода);

5) 7,2%-зам.гл.врача по медицинской части, от средств на доплату медицинскому персоналу, из расчета за фактически отработанные дни за расчетный период;

6) 4%- заведующей лечебным отделением, от средств на доплату медицинскому персоналу, из расчета за фактически отработанные дни за расчетный период;

7) 2,5%- главной медицинской сестре, от средств на доплату медицинскому персоналу, из расчета за фактически отработанные дни за расчетный период

8) 1%- сестре-хозяйке, от средств на доплату медицинскому персоналу, из расчета за фактически отработанные дни за расчетный период;

9) 1%-санитаркам, от средств на доплату медицинскому персоналу ,из расчета за фактически отработанные дни за расчетный период.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

Дт 2.401.01.211 Кт 2.302.01.211    

Расчет данного вида доплат производит заместитель главного врача по экономическим вопросам по предоставлению ему соответствующих документов по итогам месяца (приложение Л, М).

Доплата за работу в ночное время (ночным считается время работы с 22 часов до 6 часов утра)  начисляется сторожам, которые работают согласно коллективному договору и ТК РФ. Час ночной работы оплачивается в размере 50% от оклада. Размер оплаты труда в праздничные дни производится согласно ст.153 ТК РФ.

Рассмотрим расчет доплат на примере  Каргина С.С., работающего сторожем. Часовая ставка составляет 6,55 руб. В течение июня он отработал полное количество рабочих часов — 150 часов, из них 80 часов приходится на ночное время и 24 часа на праздничные дни (приложение И, Н).

Определим повременную оплату за 150 часов:

6,55 руб. х 150 час. = 982,50 руб.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

Дт 1.401.01.211 Кт 1.302.01.211 - 982,50 руб.

Рассчитаем размер доплаты за ночное время:

80 час. х 6,55 руб. = 524 руб. х 50% = 262 руб.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

Дт 1.401.01.211 Кт 1.302.01.211  - 262 руб.

Рассчитаем размер доплаты за праздничные дни:

24 час. х 6,55 руб. = 157,20 руб.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

Дт 1.401.01.211 Кт 1.302.01.211 - 157,20 руб.

Заработок за месяц составит:

982,50 руб. + 262 руб. + 157,20 руб. = 1401,70 руб.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

Дт 1.401.01.211 Кт 1.302.01.211  - 1401,70 руб.

Согласно коллективного договора и ТК РФ размер доплаты за совмещение должностей устанавливается в зависимости от ставки заменяемого работника.

Рассмотрим на примере Афанасьевой Р.В., медицинского регистратора, с окладом 1395руб. За совмещение должности кассира доплата установлена в размере 0,4 от ставки. Месяц проработан полностью. Определим размер доплаты (приложение И):

1395 руб. х 40% = 558 руб.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

Дт 2.401.01.211 Кт 2.302.01.211 - 558 руб.

При исполнении работы по гражданско-правовому договору (договор подряда) врач-совместитель сам организует свой труд, выполняет определенную работу на свой риск, получа­ет вознаграждение за конечный результат работы и получает заработную плату согласно договора подряда. В МУЗ «Городская стоматологическая поликлиника №1» работают 2 врача-совместителя по договорам подряда. Договор имеет разовый характер, после выполнения услуг выставляется акт выполненных работ и начисляется заработная плата, указанная в договоре, производятся удержание НДФЛ и ЕСН, согласно гл.24 НК РФ. Заработная плата выдается из кассы расходно-кассовым ордером (приложение П, Р,С).

Рассмотрим на примере Нафеева А.А., врача-совместителя. Согласно договора подряда и акта выполненных работ его оплата труда составляет 5200 руб. Определим размер заработной платы:

5200 руб. х 13% = 676 руб.

5200 руб. – 676 руб. = 4524 руб.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

начисление заработка  Дт 1.401.01.226 Кт 1.302.09.226 - 5200 руб.

удержание НДФЛ   Дт 1.302.09.226 Кт 1.303.01.226 - 676 руб.

выдача из кассы      Дт 1.302.09.226 Кт 1.201.04.226 - 4524 руб.

Сведения об отработанном сотрудниками рабочем времени отражаются в «Табелях учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» (форма по ОКУД 0504421) .

Табеля ведутся ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в разрезе структурных подразделений (АУП, врачи, средний и младший медицинский персонал, служащие и прочие). Табеля открываются ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Записи в табель и исключение из табеля работников производятся только на основании документов по учету личного состава (приказов о приеме на работу, о переводе, об увольнении и др.). При этом в табеле регистрируются только случаи отклонений (отсутствия по тем или иным причинам на рабочем месте, работы в условиях, отличных от нормальных и др.): в верхней половине строчки на каждого работника записываются часы отклонений, если они имелись, а в нижней части - условные обозначения отклонений, предусмотренные типовой формой табеля.

В нижней части строчек также отражаются часы работы в ночное время. Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых - работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, в числителе которой указывается условное обозначение отклонений, а в знаменателе - ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется два раза.

В конце каждого из месяцев работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы. Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет, и в установленные сроки представляется в бухгалтерию учреждения (приложение Н).

Начисленные суммы заработной платы и иных выплат отражаются в бюджетном учете ежемесячно в последний день месяца. Суммы заработной платы за июнь месяц должны быть отражены в бюджетном учете записями за июнь месяц.

В представленных в бухгалтерию табелях учета рабочего времени бухгалтер производит расчет причитающихся к выплате каждому из работников сумм заработной платы.

Оформленные в табелях учета рабочего времени расчеты сумм оплаты труда переносятся по каждому из работников в «Свод начислений, удержаний, прочих доходов, выплат» (приложение Т), а уже из ведомости - в индивидуальные «Карточки сотрудника» (приложение У).

В случае осуществления расчетов по оплате труда в течение месяца (при предоставлении отпуска, при увольнении и т.п.) причитающиеся к получению работником суммы заработной платы отражаются в «Платежных ведомостях» (форма по ОКУД 0504403) или же выплачиваются по расходным кассовым ордерам (приложение С). При этом начисленные и выплаченные по указанным документам суммы включаются в «Свод начислений, удержаний, прочих доходов, выплат» текущего месяца. По графе «Сумма к выдаче» указанной ведомости напротив соответствующей фамилии проставляется прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе «Межрасчетные выплаты» (приложение Т). Платежная ведомость составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработной платы подписывается главным врачом и главным бухгалтером МУЗ «Городская стоматологическая поликлиника №1» (приложение Ф).

Расчет причитающихся к выплате сумм среднего заработка оформляется в «Расчете об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях» (форма по ОКУД 0504425) (приложение Х).

Все приведенные выше формы первичной учетной документации утверждены приказом Минфина России от 26.08.2004 г № 70н.

Ежемесячно начисленные суммы оплаты труда переносятся со «Свода начислений, удержаний, прочих доходов, выплат» в «Журнал операций расчетов по оплате труда» (форма по ОКУД 0504071, утвержденная приказом Минфина России от 23.09.2005 г № 123н) (приложение Ц).

При выплате аванса за первую половину месяца начисление сумм заработной платы в бюджетном учете не отражается, а фактически выплаченные суммы отражаются в составе дебиторской задолженности.

Учитывая, что в основном авансовые суммы рассчитываются исходя из размера установленного работнику должностного оклада (тарифной ставки), выплаченные суммы отражаются по подстатье 211 «Заработная плата» ЭКР.

Выплата на сумму аванса за первую половину месяца производится по «Платежным ведомостям» или по «Расходным кассовым ордерам».

В бюджетном учете суммы выплаченного за первую половину месяца аванса оформляются следующими записями по счетам учета, представленными в таблице 6

 

Таблица 6 – Корреспонденция счетов за июнь 2006 г на суммы выплаченного аванса

Содержание операции	Корреспонденция счетов		Сумма,
	Дебет	Кредит	Руб.
	Счет бюджетного учета, КОСГУ	Счет бюджетного учета, КОСГУ
На суммы «аванса», выданного в счет заработной платы за первую половину месяца:			57300-00
в части сумм, подлежащих выплате за счет бюджетных средств	1.302.01.830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»	1.201.04.610 «Выбытия из кассы»	57300-00
в части сумм, подлежащих выплате из средств, полученных от деятельности, приносящей доход	2.302.01.830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»	2.201.04.610 «Выбытия из кассы»	-

 

По окончании месяца в бюджетном учете учреждения отражаются фактически начисленные за месяц суммы заработной платы.

Посредством зачета уже выплаченных сумм заработной платы за первую половину месяца, а также предусмотренных законодательством удержаний, определяется сумма, подлежащая к выплате на руки работнику. При этом выплаченные за первую половину месяца суммы аванса отражаются среди подлежащих удержанию или зачету сумм в отдельной графе «Свода начислений, удержаний, прочих доходов, выплат».

Начисленные за вторую половину месяца суммы заработной платы отражаются в бюджетном учете на основании «Свода начислений, удержаний, прочих доходов, выплат» и представлены в таблице 7.

 

Таблица 7 - Корреспонденция счетов за июнь 2006 г на суммы начисленной заработной платы

Содержание операции	Корреспонденция счетов		Сумма,
	Дебет	Кредит	руб.
	Счет бюджетного учета, КОСГУ	Счет бюджетного учета, КОСГУ
На сумму заработной платы, начисленной за месяц:
подлежащей оплате за счет бюджетных средств по подстатье 211 ЭКР	1.401.01.211 «Расходы по заработной плате»	1.302.01.730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»	230997-94
подлежащей оплате за счет бюджетных средств по подстатье 212 ЭКР	1.401.01.212 «Расходы по прочим выплатам»	1.302.02.730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»	-
подлежащей оплате за счет средств от деятельности, приносящей доход, и отражаемой по подстатье 211 ЭКР	2.401.01.211 «Расходы по заработной плате»	2.302.01.730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»	248066-87
подлежащей оплате за счет средств от деятельности, приносящей доход, и отражаемой по подстатье 212 ЭКР	2.401.01.212 «Расходы по прочим выплатам»	2.302.02.730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»	-

Не выданные в установленный срок суммы заработной платы считаются депонированными, должны храниться отдельно и выдаваться по первому требованию их получателям.

По истечении трех дней кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены выплаты заработной платы, должен поставить штамп «Депонировано»; составить реестр депонированных сумм; в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и скрепить надпись своей подписью; записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму, и поставить на ведомости штамп
«Расходный кассовый ордер № ».

Депонированные суммы заработной платы на следующий день, после истечения сроков хранения сдаются на лицевой счет учреждения в органе казначейства (кредитном учреждении), и на сданные суммы оформляется расходный кассовый ордер.

Следует учитывать, что депонирование производится только по тем суммам, по которым наличные средства для выдачи были получены в учреждении банка, но не выплачены по причине отсутствия работника на работе, неприбытии его для получения либо отказавшимся получать деньги. При этом причины, по которым средства не получены, значения не имеют.

Учет депонированных сумм осуществляется по счету 030402000 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» в «Книге аналитического учета депонированной заработной платы» (форма по ОКУД 0504048).

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

депонирование суммы                    Дт 1.302.01.211 Кт 1.304.02.211

выдача из кассы                           Дт 1.304.02.830 Кт 1.201.04.610

 

Не востребованная работниками депонированная заработная плата хранится до истечения срока исковой давности, а именно в течение трех лет. После истечения указанных сроков суммы депонированной заработной платы относятся на доходы учреждения.

В бухгалтерском учете будет сделана запись:

Дт 1.304.02.830 Кт 1.401.01.173