Учет кассовых операций

Порядок ведения наличного денежного обращения на предприятиях установлены специальным Положением «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации», утвержденным Советом директоров Банка России (протокол от 19.12.1997г. № 47). Гражданский кодекс РФ не устанавливает каких-либо ограничений в способах хранения денежных средств, установление же такого порядка будет ему противоречить, поскольку в соответствии со ст. 3 ГК Российской Федерации никакие указы Президента не должны противоречить ему, при наличии такого противоречия они не подлежат применению.

Необходимые для текущей хозяйственной деятельности суммы наличных денег могут находиться в кассе. Касса ОАО «Ульяновский завод тяжёлых и уникальных станков»  предназначена для хранения и выдачи наличных денег и денежных документов.

Учет денежных средств ведется на счете 50 «Касса». Счет 50 «Касса» является активным счетом. По дебету его отражается поступление денежных средств в кассу, по кредиту выдача денежных средств.

На предприятии к счёту 50 «Касса» открыты 3 субсчёта:

1) касса организации;

2) денежные документы;

3) операционная касса.

В соответствии с действующими нормативными актами помещение кассы в ОАО «Ульяновский завод тяжёлых и уникальных станков» специально оборудовано, оснащено охранной сигнализацией, помещение изолировано, все ценности в кассе хранятся в специальных несгораемых шкафах, посторонние лица в кассу не допускаются.

Всеми операциями по приему и выдачи денег из кассы в ОАО «Ульяновский завод тяжёлых и уникальных станков» занимается материально ответственное лицо-кассир.

При оформлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе. Если по небрежности, халатности или неосторожности кассиром будет причинен ущерб хозяйству, то он обязан его возместить.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. Запрещается исполнять обязанности кассира работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов.

В кассе разрешается иметь минимальные суммы денежных средств на удовлетворение неотложных хозяйственных нужд. Для этого учреждение банка устанавливает лимит остатка средств в кассе. ВОАО «УЗТС» лимит остатка кассы установленный Ульяновским ОАО ГБ «Симбирск» составляет в сумме 27500 рублей. Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы - в течение трёх дней. Лимит устанавливается документом: Расчёт на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки (приложение А).

Основным каналом пополнения наличных денег в кассе являются поступления  их с расчетного счета в банке. Кроме того, в кассу поступают не использованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги.

Все движения денежных средств по кассе должны оформляться кассовыми документами. Все документы по выдаче и принятию денежных средств должны быть оформлены по установленным формам в соответствии с требованиями.

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (ф.№КО-1) (приложение Б, В), в котором указывают: номер документа, дату, сумму, от кого поступают деньги, на какие цели или за что их вносят. Приходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, и кассиром. Регистрируют в бухгалтерии в специальном журнале, в произвольной форме и поступает в кассу для оформления приема денег. После приема денег в кассу плательщику выдают квитанцию с подписью главного бухгалтера и кассира.

Для выдачи наличных денег из кассы оформляется расходный кассовый ордер (ф. № КО-2) (приложение Г). В нем указывается: номер документа, дата, кому выдаются: фамилия, имя, отчество, сумма, на какие цели или за что выданы деньги. Расходный кассовый ордер выписывают в бухгалтерии на основании заявления, на котором имеется разрешительная подпись руководителя хозяйства, и регистрируется в журнале (ф. № КО-3).

Расходный кассовый ордер ОАО «УЗТС»в строке кому выдаются деньги, после фамилии ставятся инициалы, проставляются корреспондирующие счета. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир должен требовать от получателя предъявления паспорта. Номер паспорта, место и дату его выдачи отмечают в расходном кассовом ордере. ВОАО «УЗТС» этой процедуры не проводят, № паспорта не проставляется.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир тщательно проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей руководителя хозяйства и главного бухгалтера, наличия перечисленных в документе приложений. При несоблюдении хотя бы одного из этих требований расходный ордер не принимается к оплате. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью. Лицо, получившее деньги, также расписывается в ордере.

Когда деньги выплачивают по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, через которое производится выдача. Доверенность остается у кассира и прикладывается к расходному кассовому ордеру.

Кроме того деньги из кассы могут выдаваться на основании платежных ведомостей (при выплате заработной платы). Платежная ведомость на выдачу заработной платы выписывается бухгалтером расчетного стола. Ведомость закрывается с указанием итоговой суммы прописью для выдачи. Подписывается руководителем и главным бухгалтером хозяйства. На ведомость должен оформляться расходный кассовый ордер на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы. В ОАО «УЗТС» фактически выданная сумма по платежной ведомости списывается в расход, без оформления на платежную ведомость расходного кассового ордера. Это является нарушением в ведении первичных документов. На титульном листе платежной ведомости делается запись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся неполученной и подлежащей депонированию.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром. Кассовая книга ведётся автоматизированным способом. В ней формируются два экземпляра листов: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. По итогам месяца на последнем листе вкладного листа кассовой книги печатается общее количество листов кассовой книги за месяц, за год.

Кассир подписывает оба листа — «Вкладной лист», «Отчет кассира» и передает последний вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации (приложение Д).

Ежедневно кассир подсчитывает итоги операций по приходу и расходу денег в кассе, выводит остаток денежной наличности на следующее число и передает в бухгалтерию с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге. В бухгалтерии отчет кассира проверяется, группируется по корреспондирующим счетам.

В ОАО «УЗТС» учёт ведётся с применением программы 1С Предприятие.

Регистром бухгалтерского учета, в котором отражают кассовые операции, является машинограмма Обороты по счёту 50 «Касса» (приложение Ж).

В первой половине машинограммы отражают дебетовые обороты счета 50 - приход денежных средств в кассу ОАО «УЗТС» Во второй половине машинограммы отражают кредитовые обороты счета 50 - расход денежных средств из кассы. Остаток средств в кассе показывают в ведомости на начало и конец каждого месяца. Остаток выводят следующим образом: к сальдо на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за месяц, выведенные в машинограмме.

Итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» с корреспондирующими счетами по дебету переносят ежемесячно из машинограммы в Главную книгу. Итоговую сумму за месяц по дебету счета 50 «Касса» из машинограммы также переносят в Главную книгу, а составляющие его суммы по кредитуемым счетам переносят в кредит соответствующих корреспондирующих счетов (приложение К). В таблице 1 приведена схема бухгалтерских записей по счету 50 «Касса».

Таблица 1 – Схема бухгалтерских записей по счету 50 «Касса» в ОАО «УЗТС» за июнь месяц 2005 года

Из таблицы следует, что порядок отражения операций поступления и расхода денежных средств из кассы, корреспонденция счетов соответствует нормам.

Обязательно должна соблюдаться кассовая дисциплина на предприятии. Ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины возлагается на руководителя ОАО «УЗТС», главного бухгалтера и кассира. Лица, виновные в систематическом нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности.

Нарушениями кассовой дисциплины считаются расходование полученных в банке наличных не по назначению, несоблюдение правил о расчетах наличными деньгами, несдача в банк денежной наличности в установленные сроки и использование выручки не по назначению.

Оперативная работа по организации денежных средств является важнейшей стороной финансовой работы на промышленных предприятиях. В условиях перехода на рыночные отношения особенно не терпимыми становятся нарушения расчетной дисциплины, которые отрицательно сказываются на экономическом положении предприятий, замедляют оборачиваемость средств.