Результаты оформления ревизии денежных средств

Результаты ревизии оформляются актом, который состоит из вводной и описательной частей.

Вводная часть акта ревизии содержит следующую информацию:

- наименование темы ревизии;

- дату и место составления акта ревизии;

- кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дата удостоверения, указание на плановый характер ревизии или ссылка на задание);

- проверяемый период и сроки проведения ревизии;

- полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

- ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;

- сведения об учредителях;

- основные цели и виды деятельности организации;

- имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;

- перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства;

- кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации и кто являлся главным бухгалтером (бухгалтером);

- кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению выявленных недостатков и нарушений.

Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.

Описательная часть акта ревизии включает разделы в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии.

В акте ревизии должны быть соблюдены объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения.

Результаты ревизии излагаются в акте на основании проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в организации документами, результатами проведенных встречных проверок и процедур фактического контроля, других ревизионных действий, заключений специалистов и экспертов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.

Описание фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии, должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения, размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия этих нарушений.

В акте ревизии не допускаются различные выводы, предположения и факты, не подтвержденные документами или результатами проверок, сведениями из материалов правоохранительных органов и ссылками на показания, данные следственным органам.

В акте ревизии не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации, квалифицироваться их поступки, намерения и цели.

Объем акта ревизии не ограничивается, но должна соблюдаться разумная краткость изложения при обязательном отражении ясных и полных ответов на все вопросы ревизии.

В тех случаях, когда выявленные нарушения могут быть скрыты или необходимо принять срочные меры по их устранению или привлечению должностных и (или) материально ответственных лиц к ответственности, составляется отдельный (промежуточный) акт и у этих лиц запрашиваются необходимые письменные объяснения.

Промежуточный акт подписывается участником ревизионной группы, ответственным за проверку конкретного вопроса программы ревизии, и соответствующими должностными и материально ответственными лицами ревизуемой организации.

Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в акт ревизии.

Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежащим образом оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т.п.).

Денежные средства. Инвентаризация наличных денежных средств в кассе организации заносится в акт инвентаризации наличных денежных средствпо форме № ИНВ-15, в начале которого даются ссылки на номер и дату распорядительного документа, указывается дата фактического проведения инвентаризации кассы, приводятся подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица, а также содержатся две расписки материально ответственного лица: во-первых, о том, что все документы сданы в бухгалтерию и все наличные денежные средства оприходованы, и, во-вторых, о том, что все денежные средства, перечисленные в акте, находятся на его ответственном хранении.

В акте предусмотрено место для объяснения материально ответственным лицом причин выявленных излишков или недостач. Руководитель организации обязан в акте отразить решение, принятое по итогам инвентаризации наличных денежных средств.

Расчеты с подотчетными лицами. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования. Итоговый инвентаризационный документ по подотчетным суммам не предусмотрен Минфином России. Он разрабатывается инвентаризационной комиссией самостоятельно и должен отвечать общим требованиям к акту инвентаризации: иметь дату и номер распорядительного документа, даты фактического начала и окончания инвентаризации, подписи всех членов инвентаризационной комиссии.

Итоговая таблица акта должна содержать сведения по каждому подотчетному лицу, даты выдачи и погашения аванса, оценку его целевого использования. В акте должны содержаться сведения о фактических и бухгалтерских данных по подотчетным суммам.

В ОАО «УЗТС» имеет место несвоевременная сдача неизрасходованных сумм и авансовых отчётов в бухгалтерию (не позднее трёх дней), выдача сумм лицам, имеющим задолженность по ранее полученным аванса, очень часто встречаются авансовые отчёты не подписанные подотчётным лицом, имеют место выплаты командировочных за один день командировки.

Расчеты с покупателями, поставщиками. Инвентаризация расчетов с покупателями и поставщиками должна подтвердить обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, числящейся по счетам бухгалтерского учета. Кроме этого, инвентаризация должна выявить обоснованность сроков исковой давности по кредиторской и дебиторской задолженности.

Итоги инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками заносятся в акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17, вначале которого даются ссылки на дату и номер распорядительного документа, даты фактического начала и окончания инвентаризации. Все члены инвентаризационной комиссии заверяют данные акта своими подписями.

Итоги инвентаризации заносятся в две таблицы. В первой таблице фиксируются сведения по дебиторской задолженности, во второй — по кредиторской. Графы таблиц идентичны, в первом случае речь идет о дебиторах, во втором — о кредиторах:

- наименование и номер счета бухгалтерского учета, где числится дебиторская (кредиторская) задолженность;

- сумма задолженности по данным бухгалтерского учета;

- сумма задолженности, подтвержденная документами дебитора (кредитора);

- сумма задолженности, не подтвержденная документами дебитора (кредитора);

- сумма задолженности с истекшим сроком исковой давности.

К данной форме акта Минфин России предусмотрел приложение под названием «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». Справка представляет собой аналитическую таблицу, которая содержит следующие графы:

- наименование и адрес дебитора, кредитора;

- за что числится задолженность;

- дата начала задолженности;

- сумма дебиторской, кредиторской задолженности;

- наименование, дата и номер документа, подтверждающего задолженность;

- лицо, виновное в пропуске срока исковой давности (или по чьей вине возникла задолженность). На предприятии следует применять следующие формы акта инвентаризации и инвентаризационной описи.

Таблица 7 – АКТ инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Унифицированная форма № ИНВ - 17)

Таблица 8 – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (Унифицированная форма № ИНВ - 16)

Заключение

Экономический контроль занимает уникальное место в экономической системе, являясь незаменимым средством ее нормального функционирования на всех уровнях, начиная от хозяйствующего субъекта и заканчивая общенациональным уровнем. При этом его основное значение заключается в целенаправленном воздействии на ход воспроизводственных процессов для достижения оптимальных конечных результатов. Для хозяйствующих субъектов это означает прежде всего обеспечение эффективного использования контролируемых ими ресурсов, а для общества в целом – легальности и прозрачности бизнеса, усиления его социальной ответственности.

Инвентаризация денежных средств проводится в ОАО «УЗТС» всего один раз в год, хотя следовало бы проводить 1 раз в квартал. Положительно, что по результатам инвентаризации расхождений с данными учета не наблюдается, поэтому бухгалтерские записи на их разницу не осуществляется.

Инвентаризация наличных денежных средств в кассе организации заносится в акт инвентаризации наличных денежных средствпо форме № ИНВ-15, вначале которого даются ссылки на номер и дату распорядительного документа, указывается дата фактического проведения инвентаризации кассы, приводятся подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица, а также содержатся две расписки материально ответственного лица: во-первых, о том, что все документы сданы в бухгалтерию и все наличные денежные средства оприходованы, и, во-вторых, о том, что все денежные средства, перечисленные в акте, находятся на его ответственном хранении.

В акте предусмотрено место для объяснения материально ответственным лицом причин выявленных излишков или недостач. Руководитель организации обязан в акте отразить решение, принятое по итогам инвентаризации наличных денежных средств.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Наличие бланков ценных бумаг и других документов строгой отчетности проверяется по видам бланков (по акциям, например, именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров этих бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При проверке расходных и приходных кассовых ордеров, подшитых к отчету кассира, ревизор устанавливает наличие номера, даты и подписи. Случай расхождения дат составления приходного кассового ордера и фактического оприходования в кассу поступивших сумм может свидетельствовать о незаконном использовании в течение какого-либо срока денежных средств для других целей или о попытке скрыть фактическое поступление денег в кассу.

В ОАО «УЗТС» не соблюдается кассовая дисциплина в части остатков денежных средств на конец дня в середине месяца, а также на отчётную дату, которые составляют различные суммы. Тем самым ОАО «УЗТС» может быть подвергнут штрафным санкциям.

Не соблюдается предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу, который не должен превышать 60000 рублей между юридическими лицами. Так в январе в кассу получено от ООО «Ноосфера» 90000 рублей по одному приходному ордеру т. е. превышение составило 30000 рублей, за что в соответствии КоАП РФ ОАО «УЗТС» при проверке кассовой дисциплины налоговыми органами или банком может быть оштрафован. На протяжении всего проверяемого периода имеет место нечёткое оформление кассовых документов:

-отсутствует гашение приходных и расходных кассовых документов штампом «оплачено», «получено» с указанием даты;

-на некоторых документах нет даты получения денежных средств получателями;

- сумма к выдачи пишется получателем с маленькой буквы, не с начала строки;

- имеет место не соответствие даты выписке расходного ордера и даты получения денежных средств получателями, к примеру выплачено 21. 04. 2004г., а расходный кассовый ордер составлен 24.04.2004г. 5000 рублей, выплачено 25.05.2004г., а расходный кассовый ордер составлен 31.05. 2005г.на сумму 1800 руб.

В ОАО «УЗТС» имеет место несвоевременная сдача неизрасходованных сумм и авансовых отчётов в бухгалтерию (не позднее трёх дней), выдача сумм лицам, имеющим задолженность по ранее полученным аванса, очень часто встречаются авансовые отчёты не подписанные подотчётным лицом, имеют место выплаты командировочных за один день командировки.

Инвентаризация расчетов проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Принципы инвентаризации расчетов аналогичны инвентаризации имущества. Приказом предусмотрены инвентаризационные описи для инвентаризации товаров отгруженных, акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Основным при проведении такой инвентаризации является факт подтверждения (согласования) задолженности с дебиторами (кредиторами) по результатам сверки задолженности (встречные проверки).

Результаты проведения анализа дебиторов и кредиторов за 2003-2004г. на ОАО «УЗТС» показали, что:

- кредиторская задолженность значительно превышает дебиторскую, это значит что;

- предприятие не исполняет свои обязательства перед кредиторами. Это говорит о недостаточно эффективной расчетно-платежной системы;

- доля сомнительной задолженности незначительна в общей величине дебиторской задолженности.

Оборачиваемость дебиторской задолженности ускорилось. Так в 2004 г. она составляла 4,5 оборота, что на 2 оборота больше, чем в 2003 г. Следствием ускорения оборачиваемости является уменьшение периода погашения дебиторской задолженности в 2004 году на 64 дня по сравнению с 2003 г. Данное положение позволяет судить об улучшении состояния расчетов с дебиторами. Доля дебиторской задолженности в общем объеме текущих активов в 2004 г. снизилась на 1,6 пункта по сравнению с 2003 г. Снижение данного показателя свидетельствует об увеличение мобильности структуры имущества предприятия.

Состояние расчетов предприятия с кредиторами улучшилось. Оборачиваемость кредиторской задолженности ускорилась. В 2003 г. она составляла 0,5 оборота, в 2004г. – 1 оборот. Вследствие ускорения оборачиваемости происходит снижение периода погашения кредиторской задолженности в 2004 г. на 360 дней по сравнению с 2003 г. Доля кредиторской задолженности в общем объеме сократилась на 16,7 пункта в 2004 г. по сравнению с 2003г.  На предприятии при инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками следует применять унифицированную форма № ИНВ-17, по инвентаризации ценных бумаг - унифицированную форму № ИНВ-16.

Показанные недостатки в учёте позволят улучшить состояние организации учёта денежных средств на предприятии.

Результаты ревизии оформляются актом, который состоит из вводной и описательной частей.