Учёт расчётов с подотчётными лицами

В практической деятельности ОАО «УЗТС»часто возникает необходимость оплачивать наличными деньгами закупки ТМЦ на других предприятиях и в розничной торговле, расходы по служебным командировкам и др. Для этого работнику организации выдают наличные деньги под его ответственность по распоряжению руководителя. Такие работники называются подотчетными лицами. Деньги под отчет могут получать только сотрудники организации, уполномоченные приказом руководителя на право совершать хозяйственные, административные представительские и другие расходы, а также сотрудники, направленные по распоряжению руководства организации в служебные командировки.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется расходным кассовым ордером.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Оформляя работников в командировку на основании издаваемого по этому поводу приказа работнику выдается командировочное удостоверение даже если командируемый вернется обратно в день выезда. Служебные командировки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер, не считаются командировками.

В состав командировочных расходов, возмещаемых командированному лицу включаются:

- оплата к месту проезда и обратно;

- оплата найма жилого помещения;

- оплата суточных за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по найму жилого помещения размер квартирных определяется по приложенным документам организаций, представляющих жилье.

Суточные за время нахождения в командировке за каждый день, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размер суточных определяется в авансовом отчете таксировкой количества дней пребывания в командировке, включая день выезда и день приезда на установленный в данный период размер суточных. Размер суточных и квартирных устанавливается МФ РФ с учетом инфляции. Руководитель имеет право издать приказ об установлении более высокого размера суточных для своих работников.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).

Транспортные расходы по проезду к месту назначения и обратно возмещаются, согласно прилагаемых билетов, либо расчетным путем по тарифам, действовавшим в конкретном периоде, включая страховые платежи только по обязательному страхованию пассажиров, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за постельными принадлежностями, проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту.

Остальные расходы возмещаются в сумме фактических расходов только при наличии подтверждающих документов. Это сборы за услуги аэропорта, страховые и комиссионные сборы, расходы по получения заграничного паспорта, виз. Если нет документального подтверждения расходов, или они не предусмотрены инструкцией, то суммы, выданные по заявлению работника, подлежат отнесению за счет своей чистой прибыли и включению в совокупный годовой доход работника, кроме оплаты за жилье сверх норматива, подтвержденной документации.

По разрешению руководителя организации, в порядке исключения, производятся дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

Следует при этом иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работника, подлежащий обложению налогом на доходы с физических лиц.

На указанные суммы суточных начисляют также страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяет по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицами только на цели, на которые они выданы.

При выдаче подотчетному лицу денежных средств для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность. Доверенность подтверждает право лица выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком.

Выдача наличных денег под отчет производится из кассы предприятия и регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России от 22.09.1993г. № 40.

Выдача наличных денег под отчет должна производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу, но это не всегда соблюдается. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

После проведенных хозяйственно-операционных расходов подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет образца по форме № АО-1 (форма введена в действие с 01.01.2002г.), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации». Авансовый отчет (приложение Л, М, Н) сдается в бухгалтерию не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, или со дня возвращения из командировки. На основании авансового отчета из подотчетных сумм списывается выданный ранее аванс или выплачивается перерасход работнику из кассы. К авансовому отчету в обязательном порядке должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расход полученных денежных средств (товарные чеки, накладные, кассовые чеки ККМ, и др.) первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Форма № АО-1 «Авансовый отчет» утверждается руководителем организации или уполномоченными на то лицами и принимается к бухгалтерскому учету.

В случае непредставлении отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращенных в кассу предприятия остатках неиспользованных сумм аванса в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы возникшую задолженность в предусмотренном действующим законодательством порядке.

Операции по учету товарно-материальных ценностей и денежных средств у подотчетных лиц отражаются в учете с помощью счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Для учета таких операций используются проводки представленные в таблице 2.

Таблица 2 – Корреспонденция счетов при наличном расчете за товары, полученные от подотчётных лиц

Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным под отчет, для целей бухгалтерского учета используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму задолженности невозмещенного перерасхода. По дебету этого счета записываются суммы возмещенного перерасхода и выданные под отчет денежные средства по расходным кассовым ордерам, а по кредиту – использованные суммы на основании утвержденных авансовых отчетов.

В конце месяца все данные заносятся в машинограмму по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами», и анализ счёта (приложение П).