Организация справочно-аналитической работы судов.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы содержат сведения, инициирующие разные варианты управленческих решений. Эти документы идут снизу вверх или горизонтально (переписка).

Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного, информационного обмена между организациями. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации. Содержанием переписки могут быть: запросы, уведомления, соглашения, претензии, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д.

Требования к письмам

1. Оформление на специальных бланках писем, подписание руководителем или его заместителем.

2. Грамотность, аккуратность.

3. Выдержанный, официально-деловой, краткий и логичный язык.

4. Объективные сведения о событиях с возможным разъяснением.

Переписка желательна только тогда, когда не возможны телефонные переговоры или личные встречи.

Составление и оформление справочно-информационных документов

Протокол- документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом. От протоколов заседаний следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов общественного порядка (протокол санитарного инспектора, дорожно-транспортного происшествия), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, согласования разногласий, согласования цены.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегий федеральных органов исполнительной власти, собраний трудовых коллективов, собраний акционеров, заседаний совета директоров и др.). Протоколы оформляются ответственным секретарем на основании:

1 - черновых записей и стенограмм;

2 - звукозаписей (хранятся согласно «Основным правилам работы архивов с кинофотодокументами». - М., 1980);

3 - текстов докладов и выступлений;

4 - справок;

5 - проектов решений и повестки дня;

6 - списка приглашенных.

Различают 2 вида протоколов: полные и краткие.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткийпротокол - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Руководитель решает вопрос о форме протокола. Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием “ПРОТОКОЛ” или на специальном бланке протокола. Обязательные реквизиты протокола: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи. Заголовок: «Протокол общего собрания акционеров», «Протокол заседания правления». Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.

Вводная часть

- фамилия председателя и секретаря;

- фамилии и общее количество присутствующих (свыше 15 человек отдельным списком по алфавиту, с указанием места работы и должности, кроме постоянно действующих совещаний);

- повестка дня в порядке обсуждения с учетом важности и сложности вопросов. Вопросы формулируются в именительном падеже с указанием Ф.И.О. докладчика и его должности.

Основная часть текста протокола

строится по каждому вопросу по схеме: СЛУШАЛИ ... ВЫСТУПИЛИ … ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) ..

СЛУШАЛИ:

Краткая форма: Ф.И.О. докладчика и тема его выступления.

Полная форма: Ф.И.О. докладчика, содержание доклада или тема доклада с отметкой “текст доклада прилагается”

ВЫСТУПИЛИ:

Краткая форма: Ф.И.О. лиц, выступивших в обсуждении вопроса и принятого решения.

Полная форма: + текст выступления докладчика и вопросы к докладчику.

ПОСТАНОВИЛИ:

Записывается кратко, точно, без двоякого толкования принятое решение, а также количество голосов “за”,”против”,”воздержались” и список лиц, не участвовавших в голосовании. Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участники совещания могут высказать особое мнение по принятому вопросу. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения вносится в протокол после записи соответствующего решения. В конце протокола ставятся подписи председателя и секретаря. В особо важных случаях протокол визируется на левом поле напротив выступления. Дата протокола соответствует дате события (22 мая 1998 г.,

3-7 сентября 1999 г.).

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Содержание: информирование руководства об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, явлениях, требующих принятия решения. Внешняя докладная записка пишется на общем бланке организации руководителю вышестоящей организации, внутренняя - на листе бумаги руководителю подразделения или организации. Обязательные реквизиты: наименование организации (или структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней), заголовок к тексту, подпись.

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Категории и виды телеграмм: “Президент РФ”; “Высшая правительственная”; “Правительственная “ ...; простая (6 часов); срочная (3 часа). Реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя. Слова в телеграммах делятся на действительные и тарифные с сокращенными обозначениями знаков препинания ТЧК, ЗПТ и т. д. Все цифры и знаки пишутся словами. Текст максимально краток.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу. Телексы используют пунктуацию, передаются латинским шрифтом для записи русских букв. Требования к оформлению телетекста такие же, как телеграмм.

Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Требования к оригиналу – четкость отправляемого документа.

Телефонограмма– обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Применяется для оперативной передачи информации служебного характера. Реквизиты: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, ФИО отправителя, подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер. Употребляются не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по связям ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копии на принтере, - используется для передачи информации как внутри одной фирмы, так и между организациями.

Составление и оформление справочно-аналитических документов

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Существует множество разновидностей актов: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояние техники безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (систем, технологий). Акты проверок, обследований, ревизий и др. фиксируют не только установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации, предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее 2 человек), нередко комиссиями, созданными специально распоряжением руководителя, часто регулярно. Акт составляется на основе черновиков фактического обследования, на общем бланке организации или на отдельном бланке акта. Реквизиты акта: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения. Заголовок согласуется со словом АКТ: АКТ проверки финансово-хозяйственной деятельности института, АКТ списания материальных ценностей. Датой акта является дата проверки, обследования, экспертизы.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также составители акта (председатель и члены комиссии). В основной части излагают сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать таблицы. Возможна заключительная часть: решения, выводы и заключение комиссии. В конце текста указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами. Затем следует отметка о наличии приложения.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт принимается после его подписания всеми членами комиссии. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется отдельным приложением к акту.

Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического и служебного характера. Справки по основной (производственной) деятельности могут быть внешними (для вышестоящей организации) и внутренними (для руководства и коллегиального органа). Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки – на стандартном листе бумаги. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, справки финансового характера – еще и бухгалтером, справки биографического характера – еще начальником отдела кадров, заверяются печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения.

Реквизиты справки: название организации или структурного подразделения, название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись. Заголовок, например, СПРАВКА о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 1997 г. Текст справки состоит из двух частей: 1 – изложение фактов, послуживших поводом для составления справки; 2 – конкретные сведения по существу вопроса (возможны таблицы, разделы по разным вопросам).

Список– документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации.

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанная с одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. д.).

БИЛЕТ 9

БИЛЕТ 10