Формы и этапы учетной работы

Под основными этапами учетной работы подразумевают бухгалтерское счетоводство, его технику. Существует несколько основных этапов: 1) обработка первичных учетных документов бухгалтером; 2) регистрация документов в соответствующих регистрах; 3) обоб­щение данных текущего учета и составление баланса; 4) хранение бухгалтерских документов и передача их в архив

На первом этапе проверяется доброкачественность каждого пер­вичного документа, поступившего в бухгалтерию. Признав документ полноценным, доброкачественным, главный или старший бухгалтер составляет письменное распоряжение о принятии его на учет и ре­гистрации отраженной в первичном документе хозяйственной опе­рации на определенных счетах (регистрах). Это распоряжение называется бухгалтерской проводкой.

Технически проводка может быть оформлена на самом первич­ном документе или на учетных регистрах путем проставления на пер­вичном документе номера соответствующего учетного регистра (при журнально-ордерной форме учета проставляется номер журнала-ордера). Такая бухгалтерская процедура называется гашением доку­ментов. Различают оперативное и учетное гашение. Оперативному гашению подвергаются все денежные документы для исключения их повторного использования в последующих учетных периодах. Для предупреждения каких-либо употреблений все документы подвер­гаются учетному гашению с проставлением на них каких-либо зна­ков, что является основанием для их группировки по необходимым для бухгалтерского и налогового учета однородным признакам. Бух­галтерская проводка имеет большое доказательственное значение Для установления причастности конкретных счетных работников к сокрытию хищений и иных нарушений с помощью учета.

Подложные бухгалтерские проводки могут быть либо бездокументальными. т.е. не подтвержденными первичными документами, либо неправильными, не соответствующими содержанию первич­ных документов, послуживших основанием той или иной непра­вильной проводки.

На втором этапе хозяйственная операция на основании пер­вичного документа с проводкой бухгалтера регистрируется во взаи­мосвязанных учетных регистрах (книгах, журналах, карточках и т.п.) в систематическом и хронологическом порядке. Книга для ре­гистрации синтетических счетов называется Главной книгой.

Этап переноса содержания заполненных и проверенных учетных документов в учетные регистры предопределяет форму ведения бух­галтерского учета. Она представляет собой совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них. Форма ведения бухгалтерского учета определяется следующи­ми признаками: количеством, структурой и внешним видом учет­ных регистров, последовательностью связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них. Хозяйствующий субъект самостоятельно определяет форму ор­ганизации бухгалтерского учета.

На третьем этапе данные текущего учета обобщаются путем составления оборотных ведомостей по синтетическим и по анали­тическим счетам. Итоги по ним должны быть равными, поэтому оборотные ведомости называют оборотным балансом.

На четвертом этапе осуществляются хранение бухгалтерских документов, а затем передача их в архив.

Путь документа в учетном процессе от его возникновения (со­ставления) до сдачи в архив называется документооборотом.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухучета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. В первичных документах и регистрах бухучета не оговоренные ис­правления не допускаются. Исправление ошибки в регистре бухуче­та должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внес­шего исправление, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

При заполнении учетных документов (регистров) могут быть сде­ланы неумышленные ошибки, порожденные утомлением, небреж­ностью работника, неисправностью калькулятора или иной техники.

Ошибки могут быть локальными (искажение информации только в одном учетном регистре, например неправильно поставлена дата), и транзитными (ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, например искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к серьезным ошибкам на сче­тах, в оборотной ведомости и балансе). На практике наиболее рас­пространены ошибки в записи текста операции, когда они ведут ^ неправильной проводке и к неточным числам расчетов.

Существует три легитимных способа исправления ошибочных записей:

1. корректура (корректурный) — зачеркивание одной чертой неправильных текста или суммы так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и вписывание над зачеркнутым текстом правильных сведений с соответствующей оговоркой; применяется в том случае, когда ошибка выявлена в отчетном периоде до подведения итогов учетного регистра;

2. дополнительные записи (проводки) — в учетном регистре про­пущена отдельная запись (т.е. бухгалтерская проводка) из первичного документа; если при записи в учетный регистр ошибочно занижена опенка хозяйственной операции; делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между правиль­ным (необходимым) и уже написанным показателем с указанием ос­нования проводки (с составлением соответствующей справки, в ко­торой указано, что проводка сделана для исправления ошибочной записи; форма справки свободная, подписи бухгалтера и его руково­дителя обязательны);

3. сторнировочные записи (способ «красного сторно», т.е. огра­ничения) — дополнительные записи чисел красителем красного цвета; выделенная красным цветом сумма при подсчете итогов в ре­гистрах вычитается (в черно-белом формате сумма, подлежащая сторнированию, берется в рамку).

Важной особенностью всех документов бухучета является зако­нодательное отнесение содержания регистров бухучета и внутрен­ней бухгалтерской отчетности к категории сведений, составляющих коммерческую тайну. Лица, получившие доступ к информации, со­держащейся в регистрах бухучета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглаше­ние они могут нести ответственность, установленную законодатель­ством (незаконное получение и разглашение сведений, составляю­щих коммерческую или банковскую тайну — ст. 183 УК).