Порядок хранения документов

Порядок хранения документов бухгалтерского учета установлен ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии с требованиями и нормами данной статьи первичные документы, регистры бухгал­терского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному "ранению в соответствии с установленным порядком и сроками. От­ветственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответ­ственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды доку­ментов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бух­галтерских отчетов и балансов в архиве определяется соответст­вующими нормативными документами.

Так, ФК ЦБ России постановлением от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс утвердила Положение о порядке и сроках хранения документов ак­ционерных обществ. Данный документ был принят в целях реализации положений п.2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, согласно которому об­щество должно хранить документы в течение сроков, установленные федеральным законом исполнительной власти по рынку ценных бу­маг. Согласно этим правилам учредительные, организационные и от­четные документы акционерных обществ должны храниться без огра­ничения сроков хранения. В составе таких документов устав, решения об эмиссии ценных бумаг, протоколы общих собраний акционеров. При этом внутренние документы АО может хранить в соответствии с требованиями Росархива.

Следует отметить, что ФК ЦБ России установила сроки хране­ния и для бухгалтерской отчетности АО. Так, месячная отчетность должна храниться не менее одного года, а промежуточная — не ме­нее пяти лет. Для годовой и сводной бухгалтерской отчетности ус­тановлен постоянный срок хранения. Однако, в соответствии с тре­бованиями ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №. 129-ФЗ все первичные документы, регистры бухгалтерского учета и финансовая отчетность должны храниться организацией не менее пяти лет.

Согласно Перечню типовых управленческих документов, обра­зующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Федеральной архивной Службой России 6 октября 2000 г.. установлены соответствующие сроки хранения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтер­ских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Нормами налогового законодательства также определены сроки хранения документов. Так, в соответствии с п. 8 ст. 23 НК РФ на-, налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать со­хранность данных бухгалтерского учета и других документов, необ­ходимых для исчисления и уплаты налогов, а также подтверждаю­щих полученные доходы и произведенные расходы.

Нарушение данной нормы влечет за собой дополнительные проблемы и штрафные санкции. За пропавшие документы установлен штраф в размере от 5 до 15 тыс. руб. Такая норма есть в ст. 120 Налогового кодекса за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Размер штрафа зависит от количества налоговых перио­дов, в которых установлены факты отсутствия документов. Следует отметить, что налоговые службы оштрафовать могут и за то, что ор­ганизация не представит по их требованию тот или иной документ, необходимый для проведения проверки. Налоговым кодексом за та­кой проступок предусмотрена ответственность — 50 руб. за каждый не представленный документ.

Для уменьшения размеров грозящих штрафов бухгалтерам сле­дует обратиться к нормам положения о документах и документо­обороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105. Их содержанием установлено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель должен назначить приказом комиссию по расследованию этого факта.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии пригла­шаются представители следственных органов, охраны и государст­венного пожарного надзора.

Что бы ни произошло с документами, их надо восстановить. Это определено ст. 31 НК РФ, где говорится, что при отсутствии документов работники налоговых служб при проведении налоговых проверок посчитают причитающиеся суммы налогов по аналогии с Другими организациями.

В первую очередь восстанавливается первичный учет, на основе которого составляется ближайшая бухгалтерская и налоговая отчет­ность. По просьбе организации обслуживающий ее банк может вы­дать копии платежных и расчетных документов по операциям на расчетных, валютных и прочих счетах организации, а у контраген­тов могут быть получены копии счетов-фактур и прочих докумен­тов, подтверждающих осуществление тех или иных фактов деятель­ности организации. Кроме того, хозяйствующему субъекту необхо­димо иметь и другие оправдательные документы, количество и со­держание которых зависит от многих факторов.

Так, в случае пожара или затопления здания офиса, приведших в полную негодность документы, следует получить справку, содержание которой подтверждает чрезвычайные события в деятельности организации. Справку о пожаре можно получить в районном управ­лении Госпожарнадзора. Если же документы пострадали в результа­те потопа, то достаточно будет заручиться актом, который составля­ется специальной комиссией. В справке должен быть указан пере­чень пострадавших документов или к ней прилагаться их опись.

Если документы украдены из организации или у бухгалтера, в первую очередь необходимо обратиться в ближайшее отделение ми­лиции написать заявление о краже, попросить сотрудников мили­ции выдать справку, подтверждающую факт кражи. В ней должны быть указаны все документы, которые были украдены.

В настоящее время возможность случайной утери документов велика. Они могут остаться на сиденье общественного транспорта, в такси или в метро. В условиях автоматизированного ведения бух­галтерского учета может сломаться компьютер, на жестком диске которого находится бухгалтерская база, или обнаружен вирус, унич­тожающий многие расчеты и т.п. В таких случаях для начала можно обратиться в бюро находок, которые существуют в трамвайных де­по, автобусно-троллейбусных парках, или дать соответствующие объявления в средствах массовой информации. Для восстановления работы компьютера можно привлечь специализированные фирмы.

При наличии подтверждающих справок о пропаже документов налоговые органы могут освободить организацию от уплаты штра­фов за утраченные документы и перенести сроки сдачи отчетности.

Если документы пропиши непосредственно перед сдачей бухгал­терской отчетности, то в налоговые органы необходимо направить письмо с просьбой о неприостановлении операций по счетам орга­низации. Однако пропажа документов накануне сдачи бухгалтер­ской отчетности может говорить об умышленном их уничтожении или недобросовестности налогоплательщика.