Роль информации в работе менеджера

Информация в работе менеджера является средством обоснования решения.Она необходима ему для успешного выполнения производственных и социальных задач организации в конкурентной среде.

От полноты информации зависит вероятность того, будет ли произведен оптимальный вариант решения, или тот, который имеет негативные последствия.

В современных условиях возрастают требования к обоснованности управленческих решений, выработанных на основе точной и достоверной информации. Часто информацию отождествляют с любыми сведениями, но менеджеру необходимы не разнообразные отчеты, справки и другие данные, а только те, которые нужны для решения конкретных задач. Чем больше объем информации, тем сложнее найти в нем необходимые сведения. Оценка полезности данных носит субъективный характер и во многом связана с тем, что менеджер не настроен на их понимание, сосредоточив свое внимание на других вопросах.

Вот почему информация для менеджера - это новые сведения, которые понятны и оценены как полезные для решения тех или иных задач. А содержание информационной работы заключается в том, чтобы собрать данные и превратить их в информацию, то есть отобрать из них новые и полезные, а также придать им форму, при которой они будут использованы в кратчайшие сроки.

В организациях отличают внутреннюю и внешнюю информацию.

Виды информации относительно менеджера организации делят на:

- производственная информация;

- коммерческая информация;

- техническая информация;

- административная информация;

- экономическая информация;

- кадровая информация.

К информационным материалам коммерческой организации относятся следующее:

1. Сведения о выполнении плана товарооборота в структурных подразделениях.

2. Данные о состоянии завоза товаров в торговую сеть поставщиками.

3. Данные о выполнении договоров с оптовыми базами и другими поставщиками.

4. Отчетные данные о состоянии товарных запасов на складах и розничной сети.

5. Данные о результатах хозяйственной деятельности по предприятию.

6. Данные о состоянии реконструкции и ремонта объектов.

7. Сведения об отсутствующих в продаже товаров предприятия.

8. Данные о состоянии претензионной работы в организации.

9. Сведения о сохранности товарно-материальных ценностей в структурных подразделениях.

10. Распорядительная информация, содержащаяся в приказах и распоряжениях менеджера и его заместителей.

11. Информация, которая является в постановлениях различных совещаний, собраний трудового коллектива и акционеров и др.

11. Информация на ПЭВМ (АРМ менеджера).

Все документы должны быть тщательно обработаны, чтобы использование имеющейся в ней информации не вызвало ошибок и недоразумений.

Совокупность сведений, необходимых для принятия решений, может считаться достаточной, если она удовлетворяет следующим требованиям:

- характеризует содержание задачи и существенные для ее выполнения ресурсы;

- достоверно отражает состояние производственной и коммерческой деятельности в настоящее время;

- своевременно поступает к субъекту управления, который правомерен принимать решения;

- предоставляется в достаточно простой форме для практического использования.

Отбор необходимой информации является важной и сложной процедурой, так как недостаточность информации, как и ее избыточность (излишек) снижает результативность труда в системе управления.

Обмен информацией между различными уровнями управления выполняется в форме сообщений показателей и различных документов.

Средства, которые определяют порядок регистрации, преобразования, хранения и передвижения сведений в сочетании с необходимой для этого техникой составляют систему информации.

Уровню производства и коммерческой деятельности организаций соответствует сложная информационная система, которая использует систему вычислительных машин, включая ПЭВМ.

Информация используется менеджером как средство организации производства и торговли, маркетинговой деятельности в конкурентной среде. Это свойство информации проявляется в процессах обоснования управленческих решений. Отбирая сведения для обоснования решений, менеджер должен придерживаться следующих принципов:

- подчиненность хозяйственного решения общим задачам организации;

- соответствие решений достижений науки;

- тщательная проверка достоверности фактов;

- научный подход к обобщениям;

- строгая регламентация деятельности как при разработке так и при выполнении решений.

По своему значению для обоснования решения информация разделяется на четыре вида:

1. Директивная информация.

2. Научно-техническая информация.

3. Экономическая информация.

4. Организационно-нормативная информация.

Главным требованием к информации ее достаточность, то есть представление менеджеру только существенных сведений для выполнения задач управления.

Достаточность информации обеспечивает возможность выбора решения, повышает эффективность управления за счет обоснованности решений, сокращает время на их разработку и принятие, уменьшению затрат на сбор и обработку сведений. Отбор существенной информации облегчается четкой формулировкой содержания задач управления.

Директивная информация - информация, которая обеспечивает единство управления, законность правовых действий менеджера.

Она регламентирует деятельность менеджера с позиций законности.

Научно-техническая информация - информация, которая ускоряет практическое использование экономических законов рыночной экономики, способствует организации производства, труда и управления предприятием.

Экономическая информация - информация, которая показывает состояние хозяйственной деятельности организации, ее эффективность и характеризует изменения трудового процесса, затраты действующей работы в каждом структурном подразделении предприятия.

Организационные нормативы - это средства воздействия на управляющую систему путем регламентирования деятельности при выполнении задач управления, установление норм и нормативов на выполнение отдельных трудовых операций.

При формировании потоков информации менеджер использует принципы распределения и кооперирования труда работников аппарата управления. Порядок сбора и переработки информации формируется функциональными отделами и передается в соответствующие службы, которые информируют руководство о состоянии дел на предприятии.

Отсутствие заблаговременной и достоверной информации часто приводит к тому, что менеджер выполняет функции управления и принимает решение субъективно, по интуиции, исходя из своего опыта работы.

Менеджер должен правильно организовать доведение потоков информации к каждому структурному подразделению и исполнителям.

Информация, которая не соответствует функциям, которые выполняются работником, не дает никакой пользы. При этом у работника убирается часть его рабочего времени, которое можно было бы использовать для выполнения необходимых работ. Менеджеру организации должен поступать только такой объем информации, который он может воспринять.

Предел восприятия информации - это такой ее объем, который способен охватить в настоящее время менеджер, для того чтобы знать правильное направление действий исполнителей.

Таким образом, все действия менеджера организации должны исходить из знания действительных обстоятельств, профессионального опыта и базироваться на полной информации.

Если работа менеджера основывается на качестве принимаемых решений, то в их основе должен быть высокий уровень организации сбора, анализа и использования достоверной информации.