Организация информационного обслуживания менеджера

Информационное обслуживание должно базироваться на изучении потребностей менеджера в информации, путем анализа его функций, содержания и характера управленческих решений, которые принимаются.

Для определения потребностей в необходимых данных следует учитывать возможные нестандартные ситуации, когда необходимо не только принимать решения, но и правильно поставить задачи подчиненным.

Кроме сведений, которые необходимы непосредственно для решения текущих и стратегических задач, менеджеру для расширения профессионального кругозора необходима информация о конкурирующих организациях. При этом надо учитывать, что полностью удовлетворить потребности в информации невозможно, да и не надо, потому что в какой-то момент затраты на получение дополнительных данных становятся больше того эффекта, который она может дать при обосновании решения. Информация, поступающая к менеджеру должна быть достоверной, актуальной, своевременной, содержательной, доступной для восприятия.

При неэффективности данных создается иллюзия информированности. Поэтому менеджер должен обеспечить проверку их достоверности путем получения ее из разных источников. Он должен иметь представление о способах получения различных данных.

Актуальность данных тесно связана с их новизной и может оцениваться временем от конкретных событий, фактов, состояния к неиспользования данных о нем.

Оперативные данные теряют свою актуальность очень часто и используются только один раз. Данные обобщения, аналитического характера сохраняют свою актуальность в течение длительного периода и используются многократно.

Своевременность данных - это свойство, близкое к актуальности, но все же отличается от нее. Данные поступают своевременно, если они не опаздывают относительно оптимальных сроков принятия решения. Но своевременно - не значит заблаговременно, так как собранные ранее данные теряют актуальность.

Своевременность информации обеспечивается использованием современных технических средств управления правильным определением сроков сбора и обработки оперативных данных.

Очень важным является требование к содержательности и доступности их восприятия. Оперативные данные можно предоставлять в форме таблиц, диаграмм, схем и др. В документах аналогичного характера данные сравниваются с прошлым периодом. Здесь важным является краткость изложения, но достичь ее надо не методом отклонения, а путем обобщения и выделения важных факторов.

Менеджер должен получать агрегированные, обобщенные показатели, которые дополнены характеристикой факторов, обусловивших их изменение. Это можно показать графическим отображением и коротким комментарием к таблицам и диаграммам.

Менеджер получает информацию из разных источников и должен умело их сочетать. Главным источником информации для него являются письменные документы (внутренние и внешние), а также обзоры и доклады, подготовленные специалистами аппарата управления.

Чем выше ранг менеджера, тем больше удельный вес обобщенной, аналитической информации о состоянии дел в организации.

Вместе с тем в письменных документах освещаются некоторым образом отфильтрованные представления о реальной действительности. Поэтому для менеджера любого ранга имеют большое значение такие источники информации, как:

- непосредственное наблюдение;

- устные беседы;

- совещания.

А при обосновании стратегических решений могут использоваться специальные обследования отдельных структурных подразделений.

В зависимости от ранга и круга обязанностей менеджер должен отобрать наиболее важные данные, с которыми необходимо ознакомиться обязательно, и менее важные сведения, знакомство с которыми желательно.

Случайные, непредвиденные сведения, оперативные данные должны поступать к менеджеру только тогда, когда он компетентен в решении вопросов этих данных.

При организации информационного обслуживания менеджерам необходимо соответствующим образом организовать работу специалистов функциональных служб, канцелярии, секретаря, которые должны иметь навыки обработки, анализа и оформления информации, в том числе с использованием ПЭВМ.

Работа с документами занимает значительное место в структуре рабочего времени менеджера.

Организация этой работы должна идти по следующим направлениям:

1. Предварительное распределение полученной документации и корреспонденции по адресам еще в канцелярии, на основе четко фиксированного в инструкции по делопроизводству, распределения функций и видов работ в аппарате управления.

2. Передавать права подписи исходящих документов ответственным исполнителям, что не только разгружает руководителей организаций, но и повышает инициативу и ответственность подчиненных.

3. Использование методов сокращения, дает возможность ускорить процесс ознакомления с документами, особенно с теми, которые не требуют досконального изучения.

4. Использование рациональных приемов и методов редактирования проектов документов. Их сущность заключается в том, что с начала проект документа необходимо внимательно прочитать, выявить повторения и логические несоответствия, затем устранить повторения, разбить текст на части, на графы и абзацы, используя общепринятые знаки сокращения, устранить логические неточности и др.

Выводы

Главным направлением самосовершенствования является развитие навыков самостоятельного мышления, выработка собственных идей на базе собственного опыта. Оба направления тесно связаны и предполагают выработку собственных идей на основе получаемой информации, общения с другими людьми и обратной связи.

Основные методы самосовершенствования, способствуют достижению разнообразных общих результатов в развитии личности, также помогают выработать качества и навыки, необходимые для такого развития, а именно: ведение личного журнала; ретроспективный обзор событий; рассуждения о событиях, происходящих; умение прислушиваться к своему внутреннему «Я»; развитие интуиции; смелость в использовании новых идей; экспериментирование с новым типом поведения; укрепление силы воли; поддержка способности к восприятию нового; работа над высшим и низшим «Я»; способы совершенствования мышления (чтение, составление плана, методика систематического запоминания и др.); другие возможности самосовершенствования (обучение на курсах, выработки индивидуального стиля управления, развитие способности общения и т.п.).

Информация в работе менеджера является средством обоснования решения. Она необходима ему для успешного выполнения производственных и социальных задач организации в конкурентной среде.

Информация используется менеджером как средство организации производства и торговли, маркетинговой деятельности в конкурентной среде. Это свойство информации проявляется в процессах обоснования управленческих решений.

Достаточность информации обеспечивает возможность выбора решения, повышает эффективность управления за счет обоснованности решений, сокращает время на их разработку и принятие, уменьшению затрат на сбор и обработку сведений. Отбор существенной информации облегчается четкой формулировкой содержания задач управления.

Таким образом, все действия менеджера организации должны исходить из знания действительных обстоятельств, профессионального опыта и базироваться на полной информации.

Если работа менеджера основывается на качестве принимаемых решений, то в их основе должен быть высокий уровень организации сбора, анализа и использования достоверной информации.

Информационное обслуживание должно базироваться на изучении потребностей менеджера в информации, путем анализа его функций, содержания и характера управленческих решений, которые принимаются.

Для определения потребностей в необходимых данных следует учитывать возможные нестандартные ситуации, когда необходимо не только принимать решения, но и правильно поставить задачи подчиненным.

Менеджер получает информацию из разных источников и должен умело их сочетать. Главным источником информации для него являются письменные документы (внутренние и внешние), а также обзоры и доклады, подготовленные специалистами аппарата управления.

Чем выше ранг менеджера, тем больше удельный вес обобщенной, аналитической информации о состоянии дел в организации.

Совещания и заседания - наиболее распространенные методы руководства, способы подготовки и принятия управленческих решений, изучения и формирования мнения коллектива, оценки способностей подчиненных. Умелое проведение совещания, искренняя заинтересованность присутствующих в ее решениях позволяют привлечь к активной дискуссии даже инертных людей, которые редко выступают.

Цель совещания необходимо формулировать четко и однозначно. Правильная формулировка целей и задач совещания будет способствовать ее организованному проведению, предоставит возможности сосредоточить внимание коллектива на важнейших моментах, отделить второстепенные вопросы, правильно определить состав участников, повысить эффективность и целенаправленность решений, организовать контроль за их выполнением.

Вопросы для самоконтроля:

1. Для чего нужно самоуправления и самосовершенствования менеджера?

2. Определите роль информации в работе менеджера.

3. Какие потребности в информации существуют у менеджера?

4. Раскройте сущность таких форм коллективной работы, как совещание, заседание, собрание.

5. Назовите положительные и отрицательные стороны делового совещания.

6. Приведите классификацию деловых совещаний.

7. Из каких этапов состоит процедура проведения делового совещания?

8. Раскройте содержание подготовки делового совещания.

9. В чем заключаются особенности проведения делового совещания?

10. В чем заключаются особенности проведения телеконференции?