Сущность организации рабочего места менеджера.

Оборудование рабочего места. От того, каким образом организованное рабочее место, во многом зависит эффективность работы руководителей всех категорий независимо от той должности, которую они занимают. Задача рациональной организации рабочих мест руководителей включает в себя не только оборудование его всем необходимым в соответствии с содержанием и характером выполняемой работы, но и рациональным его размещением, созданием комфортных условий труда.

Рассматривая общие вопросы организации труда руководителя необходимо, прежде всего, обратить внимание на то, насколько рабочее место соответствует основным требованиям, каким образом оно оборудовано, соответствие размеров мебели антропометрическим данным работника. Именно соответствие мебели антропометрическим размерам работника обеспечивает оптимальное рабочее положение, а любое несоответствие их делает умственный труд тяжелым, производительность труда низким, работник быстро устает.

Рабочее место руководителя - кабинет или часть общего помещения, в котором происходит трудовая деятельность и которое оборудовано в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми орудиями труда.

Правильная организация рабочего места позволяет менеджеру:

- рационально, с наименьшими затратами труда выполнять свои функции;

- эффективно общаться с подчиненными и другими работниками;

- поддерживать высокую работоспособность и рабочее настроение.

Рабочее место менеджера должно соответствовать определенным требованиям:

- площадь рабочего места должна соответствовать санитарным нормам;

- мебель в кабинете или другом служебном помещении следует размещать с учетом взаимосвязей менеджера с подчиненными и последовательности выполняемых работ;

- мебель, оборудование рабочего места, количество и номенклатура орудий труда должны соответствовать содержанию и особенностям выполняемой работы (например, прием посетителей, проведение совещаний, анализ и обсуждение графических материалов, индивидуальная творческая работа).

При этом мебель следует подбирать в соответствии с функциональными, эргономическими, психофизиологическими и эстетическими требованиями. Размещение мебели и средств оргтехники должно обеспечивать удобное использование их.

Организация рабочего места менеджера предусматривает:

- упорядочение и планировки помещения, в котором оно находится;

- выбор и оборудования рабочего места средствами и предметами труда;

- размещение предметов труда на рабочем месте в определенном порядке.

Рабочее место руководителя, который осуществляет прием работников в служебных и личных делах, проводит на рабочем месте совещания, принимает и передает конфиденциальную информацию, размещают, как правило, в отдельном помещении (кабинете).

Для кабинета используют комнаты с естественным освещением прямоугольной формы с соотношением сторон 1: 1,3 или 1: 1,5 и предельно 1:2 Квадратные помещения менее удобны для размещения кабинета. Минимальная высота комнат - 3,25, ширина - 3 м.

Площадь кабинета должна колебаться от 12 до 40 м2. Она определяется функциями, общественным положением руководителя и не должна превышать разумных пределов.

Для окраски стен кабинета используют цвета, которые благоприятно влияют на нервную систему и улучшают освещение - слоновой кости, светло-желтый, светло-голубой, светло-зеленый, светло-бежевый.

Рабочее место руководителя может быть в общем помещении. При этом его располагают отдельно от рабочих мест подчиненных и оно должно занимать большую площадь, чем их рабочие места. В некоторых случаях рабочее место можно размещать на повышении (платформе). Это обеспечивает возможность наблюдения за рабочими местами исполнителей.

С целью частичной визуальной и звуковой изоляции рабочего места руководителя используют стационарные и передвижные перегородки, сборно-разборные экраны, шкафы, разделительные перегородки, декоративные растения и тому подобное.

Планирование рабочего места менеджера предусматривает рациональное соответствие с функциональными, гигиеническими, психофизиологическими и эстетическими требованиями размещения в кабинете или ином служебном помещении мебели, оборудования и технических средств.

Кроме того, оно должно исключать затраты времени, связанные с нецелесообразным перемещением, обеспечивать условия для рационального выполнения менеджером своих функций и экономное использование площади служебного помещения.

Рабочее место руководителя состоит из трех функциональных зон:

- рабочей зоны;

- зоны совещаний;

- зоны отдыха.

В соответствии с этим целесообразно зональное (блочное) размещение основных элементов оборудования рабочего места.

В набор мебели для рабочей зоны, как правило, входит двух тумбовый стол, стол-приставка, подъемно-поворотное кресло, бокс для документов, шкаф для книг или кабинетная стенка. В рабочей зоне могут быть другая мебель и технические средства, которые использует менеджер в процессе работы.

При планировании рабочей зоны менеджера можно использовать следующие рекомендации:

- письменный стол следует располагать перпендикулярно к окну;

- входные двери должны быть в поле зрения менеджера;

- желательно, чтобы окно было слева;

- письменный стол и кресла должны быть удалены от источника тепла;

- мебель, как правило, за спиной управляющего не размешивают, но исключением могут быть экран, демонстрационная доска и др.;

- если в одном кабинете два рабочих места, то проход между ними должен быть не менее 100-120 см;

- если открыты один шкаф, тумба, бокс или ящик стола, то они не должны препятствовать доступу к другим шкафам, боксам;

- рабочее кресло, письменный стол и стол-приставку следует разместить так, чтобы, не вставая можно было достать как можно больше предметов.

В зоне совещаний размещают стол для совещаний со стульями (креслами) и кресло для председателя. В зависимости от площади кабинета и численности работников, которые обычно участвуют в совещаниях, эта зона может быть организована самостоятельно или совмещена с основной рабочей зоной. В последнем случае стол для совещаний размещают перпендикулярно к письменному столу руководителя. Количество кресел за таким столом не должна превышать 4-5 с каждой стороны.

Зону отдыха оборудуют журнальным столиком, креслами для отдыха, источниками локального освещения, телевизором, ее располагают, как правило, в той части кабинета, которая противоположна рабочей зоне.

Планирование и эстетическое оформление кабинета осуществляется в соответствии с требованиями эстетического единства оборудования, цветового оформления и соответствующего реквизита. Оформление должно соответствовать вкусу владельца кабинета.

В кабинете могут быть портреты, картины, скульптуры, альбомы, призы, полученные предприятием на престижных выставках, стилизованные или натуральные образцы продукции, макеты новейших технических устройств, которые производит предприятие, карты и схемы международных связей предприятия, художественно выполненные диаграммы и т.д. Номенклатура, численность и размещение предметов эстетизации среды устанавливают в соответствии с интерьером кабинета при консультации дизайнера. В кабинете руководителя могут быть цветы и декоративные растения. Из них можно создать композиции, декоративные ансамбли.

При размещении предметов и средств труда непосредственно на письменном столе или тумбе целесообразно учесть следующие рекомендации:

- не держать на столе ничего лишнего (каждый предмет на столе, даже чистый лист бумаги, постоянно отвлекает), а только все необходимое;

- все, что берут правой рукой, размещают справа, другое слева; таким же должно быть и расположение предметов в ящиках письменного стола;

- все предметы размещают так, чтобы обеспечить наилучшую последовательность перемещения; при этом следует стремится выработать оптимальную их последовательность;

- каждый предмет должен иметь свое место и это размещение должно быть постоянным;

- письменный стол следует использовать только для текущей работы, а не для складирования книг, документов и других материалов, в том числе и архивных;

- документы, которые используются в текущей работе, необходимо размещать так, чтобы обеспечить быстрый их обзор и поиск;

- компьютер можно размещать как справа, так и слева, а клавиатуру, как правило, справа или в центре;

- средства связи (телефоны, вызывающие и переговорные оборудования) располагают слева от руководителя на рабочей поверхности стола или приставной тумбе, что позволяет оставить правую руку свободной для работы;

- канцелярские принадлежности следует хранить в специальных лотках с разделителями.

Мебель, которую используют для оборудования кабинета менеджера, - столы, шкафы, кресла, стулья, боксы, сейфы, полки - могут быть различной формы, цвета, размеров и конструкций.

Важно, чтобы все элементы оборудования соответствовали вкусу менеджера, характера его работы, обеспечивали комфортные условия труда.

Размеры мебели должны соответствовать антропометрическим данным руководителя. Далеко не всегда мебель, которую выпускают массово, например, столы, рабочие кресла подходят для лиц высокого (низкого) роста. Следует подбирать такую мебель, которая бы обеспечила правильную рабочую позу, удобство при выполнении всех видов работ. Если необходимо, это можно сделать несколькими техническими операциями (изменить высоту стола или кресла, удалить средний ящик стола, изготовить приставку и др.).

В кабинете менеджера может быть несколько столов: письменный стол, приставные столы, стол для заседаний.

Кресла и стулья, которые используют в кабинете, должны быть удобными в пользовании, а кресло руководителя может быть приспособлено и для кратковременного отдыха.

Шкафы могут быть книжные, для верхней одежды, реже - конторские (для хранения дел). Используя типичные элементы сборно-разборной мебели, можно осуществить необходимую компоновку элементов, придавая комплекту мебели форму, соответствующей функциональному назначению (хранение дел, чертежей, макетов, образцов продукции и т.п.).

Нередко в кабинетах менеджеров есть боксы для хранения дел в вертикальном или подвешенном положении.

Если в кабинете есть сейф, целесообразно, чтобы он был спрятан, какой либо перегородкой и находился вне поля зрения посетителей.

В кабинете могут быть грифельная доска (она должна быть прикрыта светонепроницаемой декоративной шторой), стенды и кронштейны для размещения схем, чертежей, плакатов и графиков, стол для макетов и моделей.

Если в этом есть необходимость, в кабинете устанавливают кондиционер, вентилятор, озонатор, солнцезащитные жалюзи, калорифер и тому подобное.