Основные принципы и направления научной организации труда

В основе научной организации управленческого труда принципы (рис.3.1).

 

Рис. 3.1. Принципы научной организации труда

 

Принцип комплексности предполагает, что научная организация управленческого труда развивается не по одному направлению, а по их совокупности; касается не одного работника, а всего управленческого коллектива. Проблема организации управленческого труда должна решаться всесторонне, с учетом всех аспектов управленческой деятельности.

Принцип системности предполагает взаимное согласование всех направлений рассмотрение объекта, а также устранение противоречий между ними. В результате такого подхода создается система организации труда, в рамках которой все ее составные части взаимно согласованы и действуют в интересах эффективного функционирования всей системы.

Регламентация - это установление и соблюдение определенных правил, положений, инструкций, нормативов и других нормативных документов, основанных на объективных закономерностях развития системы управления. При этом выделяется круг вопросов, подлежащих жесткой регламентации, и вопросы, для которых нужны лишь рекомендации.

Специализация заключается в закреплении за каждым подразделением определенных функций, работ и операций с возложением на них полной ответственности за конечные результаты их деятельности в процессе управления. При этом следует иметь в виду, что существуют границы специализации, которые нельзя переступать, чтобы не сдерживать творческий рост работников, не влиять отрицательно на содержательность их труда.

Трудовой коллектив должен работать в условиях стабильности его состава, функций и задач, которые им решаются. Это не исключает динамики в развитии коллектива. Важно, чтобы изменение содержания и состава задач было обусловлено объективно необходимыми потребностями и происходило на научной основе.

Целенаправленное творчество заключается в достижении двух взаимосвязанных целей: обеспечение творческого подхода при проектировании и внедрении передовых приемов труда и максимальное использование творческого потенциала управленческих работников в их повседневной деятельности.

Научная организация труда аппарата управления осуществляется по следующим основным направлениям (рис.3.2).

 

Рис. 3.2. Основные направления научной организации управленческого труда

 

Первое направление научной организации управленческого труда - оплата и стимулирование труда.

Переход от административно-командных методов управления к рыночной экономике, построенной на многообразии форм собственности, предполагает необходимость переосмысления сущности и содержания оплаты труда.

В основе механизма распределения по труду лежат следующие критерии:

- определение оптимального соотношения централизованного регулирования заработной платы с правами организаций в области оплаты труда;

- определение уровня минимальной зарплаты;

- разработка методики коллективно-договорного регулирования распределения по труду.

Уровень оплаты труда в организации должен быть таким, чтобы ее работники не завидовали рабочим конкурирующих фирм. Иначе может возникнуть такое явление, как «миграция рабочей силы», что негативно повлияет на организацию.

Система оплаты и стимулирования труда должна отвечать следующим требованиям (рис.3.3).

Оплата по результатам труда. Оплата по труду (формула «каждому - по труду») имеет двоякое толкование. Под трудом можно понимать или ее результат, или расходы (количество труда). Принцип «по затратам труда» гарантировал индивидуальную зарплату, но не регулировал ее.

 

Рис.3.3. Требования к организации оплаты и стимулирования труда

 

Регулирование оплаты труда должно происходить с учетом затрат и результатов труда. Таким образом, платить нужно не по труду, а по его результатам.

Уверенность и защищенность работников. Заработная плата должна формировать у работников чувство уверенности в будущем и защищенности от изменений, как во внешней, так и во внутренней среде организации. Задача состоит в том, чтобы рабочие максимум внимания сосредоточивали на решении главных задач организации. Их должны отвлекать денежные проблемы, связанные с материальным обеспечением себя и своей семьи. Эту задачу должна решать гарантированная часть заработной платы.

Стимулирующий и мотивирующий аспект зарплаты. Система оплаты труда должна включать действенные средства стимулирования и мотивации. Работникам следует предоставлять возможность получать больше, чем просто фиксированную заработную плату. В связи с этим применяются дополнительные выплаты, прямо связанные с достижениями рабочих.

Дополнительные (поощрительные) формы оплаты труда за личный вклад. В дополнение к основной заработной платы организация устанавливает различного рода льготы для лучших работников. Это выступает своего рода оценкой и признанием организацией особо качественной работы рабочего или достижения им важных для организации результатов. Дополнительные формы оплаты труда включают скидки на покупку товаров предприятия; субсидии на питание; оплату расходов на образование; медицинское обслуживание; страхование жизни и т.п.

Принципы оплаты и стимулирования труда:

- универсальность (система оплаты труда должна одинаково хорошо функционировать в различных организационных структурах);

- простота;

- коллективная ответственность за выполнение установленных показателей;

- справедливость при распределении коллективного заработка (размер зарплаты любого члена коллектива зависит только от личного вклада и никаких границ не имеет);

- самостоятельность трудового коллектива не только в выборе стиля и методов работы, но и в определении величины заработной платы в зависимости от конечных результатов его работы.

Второе направление научной организации управленческого труда - разделение и кооперация труда.

Третье направление научной организации управленческого труда - техническое обеспечение и механизация труда.

Так, необходимость широкого использования средств оргтехники возникает в связи с переходом к рыночным отношениям, ростом производства и изменением номенклатуры товаров, а также увеличением объемов информации, требующей быстрой ее обработки. Традиционные приемы сбора, обработки и передачи информации становятся малоэффективными, а это требует поиска и внедрения высокопроизводительных систем механизации и автоматизации управленческого труда.

Внедрение даже простейших средств техники управления сокращает затрачиваемое на обработку документов время примерно на 20%, а системное их применение увеличивает производительность управленческого труда в 3 раза.

Кроме того, широкое использование различных технических средств позволяет осуществить переход на качественно новый уровень управления, способствует эффективному решению многих управленческих задач, обеспечивает обработку информации в минимально короткий срок.

Однако следует иметь в виду, что применение технических средств управления должно осуществляться на основе комплексного подхода, с учетом глубокого анализа технико-экономических показателей управляемой системы. Это связано с тем, что средства оргтехники являются не сами по себе универсальным средством повышения производительности труда работников административно-управленческого персонала. Вместе с тем они могут оказать действенную помощь в снижении затрат времени на выполнение технических операций по обработке информации и тем самым увеличить ресурсы времени на творческие процессы, сделать управленческий труд более интенсивным и результативным.

Выделяют два основных направления механизации и автоматизации управленческого труда:

- реализуется путем внедрения современных электронно-вычислительных систем, разработки экономико-математических методов и моделей и использования на их основе АСУ;

- реализуется посредством применения организационной техники и разработанных на ее основе организационных проектов и систем комплексной механизации и автоматизации управленческого труда.

В зависимости от использования тех или иных средств организационной техники можно выделить три основных направления механизации и автоматизации управленческого труда:

- механизация отдельных операций;

- механизация групп операций и процедур управления;

- создание систем комплексной механизации и автоматизации процессов реализации всех функций управления.

Организационной техникой, или техникой управления принято называть совокупность средств, используемых для рациональной организации и автоматизации управленческих работ с целью повышения оперативности, эффективности и культуры управления.

Механизации, в первую очередь, подлежат бухгалтерский и первичный учет, оперативное руководство, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров, общее руководство, хозяйственно-техническое обслуживание.

Степень механизации управленческого труда вследствие ее кооперации разная. Так, на этапе сбора и передачи информации труд работников системы управления по своему содержанию является преимущественно техническим, вспомогательным. Характеризуется повторяемостью и массовостью операций, позволяет эффективно использовать средства оргтехники. На этапе анализа и обработки информации преобладают логические операции.

В зависимости от характера работы с информацией средства оргтехники можно объединить в следующие основные группы:

- средства изготовления документов;

Составление документов - один из самых массовых процессов в аппарате управления. Исследования показывают, что затраты на создание документов ручным способом многократно превышают затраты с применением комплекса технических средств.

- средства копирования и умножения документов;

Современная копировально-множительная техника представлена большим количеством разнообразных устройств. В практике сложилось несколько методов копирования - светокопирование, фотокопирование, термокопирования, электрографическое копирования и др. Наиболее прогрессивными методами являются электрография и микрофильмирования. Эффективность микрофильмирования состоит в повышении оперативности поиска информации, хранимой экономии (до 90-95%) площади архивных помещений. Наиболее часто используются ксероксы различных модификаций.

- средства обработки информации;

Оборудование этой группы средств механизируют работы, связанные с приемом и обработкой документов. Они могут использоваться отдельно, а также сочетаться в комплексы. Сюда относятся устройства для раскрытия и заклейки конвертов, фальцевальные машины и устройства, адресовальные и штемпелевальные средства, средства связывания и склеивания документов и др. В условиях АСУ средства обработки информации обеспечивают управление ходом решения задач по заданным алгоритмам и осуществляют обмен информацией с устройствами ввода-вывода, с внешними запоминающими устройствами, с линиями связи. Сюда входят также вычислительные машины, комплексы и процессоры с оперативной памятью различных типов ЭВМ.

- средства хранения, группировки и поиска документации;

Практика управления требует организации централизованного хранения информации. Для этой цели используется специальное оборудование для хранения документов (блоки подвесного хранения, специальные шкафы, секционные и подвижные стеллажи), разного рода компьютерные системы.

- средства передачи информации.

Эти средства должны обеспечивать передачу информации, возможность функционирования других систем управления организацией. Они принадлежат к основным системам технической базы управления, которые включают системы профессиональной радиосвязи (радиостанции, радиотелефоны) и радиотелефонные системы; директорские компьютеры; автоматические номеронабиратели; автоответчики и разного рода селекторные устройства.

Эту группу средств составляют счетно-клавишные механические и электронные машины. Используются компьютерные счетно-решающие системы.

Четвертое направление научной организации управленческого труда - нормирование труда (см. Тему 5).

Пятое направление научной организации управленческого труда - благоприятный режим и условия труда.

Рациональная организация рабочего места менеджера обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы. В настоящее время разработано более 5 тыс. типовых проектов организации рабочих мест для различных категорий административно-управленческого персонала. В их основе лежат принципы, представленные на рис.2.4.

Кроме этих принципов при организации рабочих мест аппарата управления необходимо соблюдать ряд экономических, эргономических и эстетических требований (рис. 3.4).

Материальная и моральная заинтересованность. Менеджер должен сформировать систему мотивов, побуждающих работников систематически улучшать режим и условия их труда.

Удобство мебели. Задача состоит в том, чтобы выбрать габариты и форму мебели с учетом антропометрических данных личности.

Наличие средств оргтехники. Рабочее место должно быть оборудовано соответствующей оргтехникой, следовательно, создана технология эффективного ее использования.

Благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда. В помещении должны быть оптимальными температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели и т.п.

Рациональный режим труда и отдыха. Ненормированный рабочий день менеджера делает необходимым установление ему гибкого графика выхода на работу с учетом утомляемости человека.

 

Принципы организации труда руководителя
Делегирование полномочий		Специализация		Параллельность		Пропорциональ-ность		Ритмичность
Руководитель передает подчиненным право самостоятельно решать заранее определенные задачи		Специализация (разделение) труда по функциям управления		Одновременное выполнение различных операций процесса управления		Одновременное равномерное распределение объема работ с учетом их сложности для каждого работника аппарата управления		Качественное выполнение функций управления в пространстве и во времени

 

Рис.3.4. Принципы рациональной организации управленческого труда

 

Требования к организации рабочего места менеджера
Материальная и моральная заинтересованность	Удобство мебели	Наличие средств оргтехники	Рациональ-ный режим труда и отдыха	Благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда

Рис. 3.5. Требования к организации рабочего места менеджера

 

 

На основе детальных наблюдений было установлено чередование периодов высшей работоспособности и утомления управленческих работников в течение рабочего дня (рис. 3.6).

Как видно из рис.3.6, работоспособность человека меняется в течение рабочего дня и может быть разделена на три фазы. Продолжительность первой фазы (фаза врабатывания (а)) в зависимости от вида труда колеблется от нескольких минут до 1 часа. В завершении этой фазы организм работника переходит в так называемый «устойчивое состояние» (b), характеризующееся высокой для данного индивида эффективностью и устойчивостью. Продолжительность этой фазы зависит от интенсивности труда, условий внешней среды и субъективного отношения человека к своей работе.

 

Изменение

функциональ-

ных

показателей

Часы работы

Рис.3.6. График изменения работоспособности человека в течение рабочего дня

 

Как правило, через 3-4 часа работоспособность начинает снижаться, внимание рассеивается, движения замедляются, возрастает количество ошибок (период с). Обычно к этому периоду приурочивают обеденный перерыв (d). После обеденного перерыва организм вновь проходит через фазу врабатывания.

Наиболее ответственным моментом в работе по рационализации управленческого труда является планирование мероприятий по созданию благоприятных условий труда руководителей и специалистов организации. Они могут разрабатываться на различных уровнях управления (низшем, среднем и высшем). На основе изучения различных аспектов трудового процесса состоит комплексный план рациональной организации труда (табл.3.1).

В этом плане отражают меры в соответствии с основными направлениями рациональной организации труда.

На первом этапе готовится объект планирования и объем работ, цель проводимых мероприятий.

Таблица 3.1

Комплексный план рациональной организации труда менеджера

Направления рациональной организации труда	Цель проведенных мероприятий	Предполагаемые меры	Средст-ва и место их внедре-ния	Время проведения мероприятий	Материальные и трудовые затраты	Предполагаемый экономический и социальный эффект, грн.	Сроки проведения мероприятий	Ответственный за выполнение	Примечание
1. Оплата и стимулирование труда
2.Совершенствование форм разделения и кооперации труда
3. Нормирование труда
4. Использование средств оргтехники
5. Организация рабочих мест и условий труда
6. Подбор и расстановка управленческих кадров

 

На втором, наиболее трудоемком этапе изучается достигнутый уровень организации управленческого труда, и раскрываются резервы повышения его производительности. Для этого используются фотография, хронометраж, моментовые наблюдения, а при необходимости и киносъемка.

Фотография рабочего дня руководителя состоит в наблюдении и измерениях всех без исключения затрат времени на протяжении полного рабочего дня или его определенной части. Основное назначение этого процесса заключается в выявлении потерь рабочего времени и причин, их порождающих.

С помощью хронометража изучают затраты рабочего времени на выполнение повторяющихся трудовых операций.

Моментовые наблюдения применяются для изучения труда специалистов, занятых выполнением практически одинаковой работы.

При киносъемке процесс труда фиксируется на видеопленке. В результате просмотра можно увидеть «узкие» места организации труда.

На заключительном, третьем этапе устанавливаются конкретные исполнители намеченных мероприятий и осуществляются контрольные функции за выполнением запланированных мероприятий.