Использование технических средств управления в работе менеджера

Рабочее место менеджера оборудуют техническими средствами, номенклатуру которых устанавливают в соответствии с видами работ, которые выполняет менеджер.

На рабочем месте менеджера могут быть: средства для составления и копирования текстовых документов, выполнения чертёжных работ, хранения и поиска документов, обработки документов, административной связи и сигнализации, отображения аудиовизуальной информации, средства вычислительной техники, другие технические средства и устройства.

Средства составления и копирования текстовых документов: ПЭВМ, диктофоны.

Наиболее перспективным средством составления и редактирования текстовых документов является компьютер. Он позволяет автоматизировать формирование текста, обеспечивает запоминание и поиск текста, возможность пересмотрения и корректировки печатного документа на экране.

Диктофон применяется для:

- подготовки писем, приказов, распоряжений, докладных и объяснительных записок, докладов, справок и других организационно-распорядительных документов; при этом не нужно иметь черновик, сокращаются затраты труда того, кто диктует и секретаря;

- запись резолюций, указаний, запросов, заметок, напоминаний в процессе оперативной деятельности руководителя; при этом сокращается время доведения указаний до исполнителей, отпадает необходимость рукописного фиксирования их; руководитель не вызывает негативных эмоций у собеседника;

- фиксирование с целью запоминания, дальнейшего перепечатывания и использования соображений, мыслей, предложений, касающихся круга интересов руководителя;

- запись хода совещаний, собраний, заседаний, текста выступлений, докладов, принятых решений и др.; при этом отпадает необходимость стенографирования их и достигается абсолютная адекватность записи и языка.

Средства для выполнения чертежных работ. В кабинетах некоторых руководителей (главных инженеров, конструкторов и др.) используются приборы для черчения, станки, инструменты и приспособления.

Средства хранения и поиска документов. К ним относятся оборудования для картотек и средства для хранения документов.

По мере компьютеризации труда руководителя подавляющее большинство информации, содержащейся в картотеках, должна быть введена в память персональной ЭВМ. В связи с этим количество картотек сокращаться.

К средствам хранения документов относятся боксы для документов, оборудование для подвесного хранения их, папки-регистраторы и тому подобное.

Боксы для документов, как и специальные шкафы для них, размещают на рабочем месте руководителя только как исключение. Как правило, документы хранят у секретаря или в структурных подразделениях.

Средства обработки документов. Эти средства предназначены, в основном, для выполнения технических операций по обработке документов. На рабочем месте руководителя могут быть полезными устройства для скрепления и склейки.

Средства административного связи и сигнализации. Самый важный элемент оборудования рабочего места менеджера - комплекс технических устройств, обеспечивающих связь менеджера с абонентом, как в пределах предприятия, так и вне его. К таким устройствам относятся акустические и визуальные средства поисковой сигнализации и вызова, а также телефонная аппаратура.

Средства отображения аудиовизуальной информации. В случае необходимости кабинет менеджера оборудуют проекционной аппаратурой, экраном и планировочной доской. Если в кабинете менеджера рассматривают проекты, проводят совещания, на которых демонстрируют изображения, запечатленные на кино- и фотопленке, кабинет оборудуют проекционной аппаратурой и экраном.

Планировочные доски предназначены для макетирования проектных решений. Их также используют для представления информации менеджеру, построения диаграмм и др. Например, использование такой доски позволяет отказаться от составления круглосуточных отчетов для руководителя. Достаточно указать в соответствующих ячейках таблицы, которая представлена на доске, определенные символы, информирующие руководителя о выполнении или невыполнении тех или иных показателей. Кроме того, с помощью такой доски можно показать расположение филиалов и отделов, участков, контор и баз, торговых точек, основных средств, машин и транспорта, движение товаров в сети и тому подобное.

Даже высокая в целом организация труда менеджера не освобождает его от необходимости выполнять ряд технических операций, прежде всего, по обработке документов, прежде всего по обработке документов, счетно-вычислительных и др. Поэтому рабочее место менеджера должно быть оборудовано необходимыми средствами настольной оргтехники и канц. принадлежностями.

Одна из важнейших возможностей интенсификации труда менеджера в современных условиях заключается в создании автоматизированного рабочего места (АРМ). АРМ оборудуют набором средств получения, обработки и передачи информации - дисплеем, терминалом, средствами связи и быстрого печатания, копировальной машиной, которая может запоминать и передавать копию документа, интерфейсным оборудованием для включения терминала к локальной сети, которое обеспечивает выход на специализированные базы данных и др.

Персональный компьютер позволяет:

- успешно решать так называемые оптимизационные задачи, когда из многих вариантов нужно выбрать более близкий к оптимальному;

- осуществлять долгосрочное и оперативное планирование деятельности подразделения или своей работы;

- поддерживать связь со смежными предприятиями и подразделениями; проводить рабочие совещания;

- выдавать, регистрировать и контролировать выполнение поручений;

- составлять отчеты о выполненной работе, графики и расписания мероприятий, отпусков, встреч, совещаний и др.;

- осуществлять оценку работы рабочих;

- вести рабочий календарь, содержать в порядке личные дела подчиненных;

- составлять, редактировать и передавать документы.

Подключение к локальным вычислительным сетям обеспечивает обмен данными между различными АРМ.

Таким образом, использование персонального компьютера значительно повышает интеллектуальные возможности менеджера, облегчает его труд, помогает принять оптимальные решения в проблемных ситуациях.

Выводы

Научная организация труда предусматривает систематическое внедрение достижений науки и передового опыта и позволяет наилучшим образом сочетать технику и людей в едином производственном процессе, что обеспечивает наиболее эффективное использование материальных и трудовых ресурсов, непрерывное повышение производительности труда.

Социальные задачи НОТ - это всестороннее развитие человека в процессе труда, воспитание сознательного отношения к труду, развитие творческой инициативы, повышение образовательного уровня и деловой квалификации кадров и превращения труда в первую жизненную потребность.

Психофизиологическими задачами НОТ является обеспечение условий для сохранения в процессе труда здоровья, устойчивой работоспособности человека, облегчение труда, повышение его содержательности и привлекательности.

Основными задачами научной организации труда являются:

- повышение производительности труда, рост образовательного и культурного уровня рабочих, использование в организации труда научных достижений и передового опыта;

- улучшение условий труда;

- всесторонний учет и контроль за мерой труда, материальное стимулирование работников.

В основе научной организации управленческого труда заключаются следующие принципы: комплексности, системности, специализации, регламентации, стабильности, целеустремленности.

От того, каким образом организованно рабочее место, во многом зависит эффективность работы руководителей всех категорий независимо от той должности, которую они занимают. Задача рациональной организации рабочих мест руководителей включает в себя не только оборудование его всем необходимым в соответствии с содержанием и характером выполняемой работы, но и рациональное его размещение, создание комфортных условий труда.

Рабочее место руководителя - кабинет или часть общего помещения, в котором происходит трудовая деятельность и которое оборудовано в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми орудиями труда.

Планирование рабочего места менеджера предусматривает рациональное соответствии с функциональными, гигиеническими, психофизиологическими и эстетическими требованиями размещения в кабинете или ином служебном помещении мебели, оборудования и технических средств.

Кроме того, оно должно исключать затраты времени, связанные с нецелесообразным перемещением, обеспечивать условия для рационального выполнения менеджером своих функций и экономное использование площади служебного помещения.

Вопросы для самоконтроля

1. Раскройте сущность научной организации труда на современном этапе.

2. Охарактеризуйте задачи научной организации труда.

3. Определите и охарактеризуйте направления научной организации труда.

4. Охарактеризуйте основные принципы научной организации труда.

5. Раскройте содержание планирования рациональной организации труда менеджера.

6. В чем заключается сущность организации рабочего места менеджера?

7. Назовите и охарактеризуйте требования, предъявляемые к рабочему месту менеджера.

8. Раскройте сущность планирования рабочего места менеджера.

9. По каким направлениям могут использоваться технические средства управления в организации?

10. Обоснуйте необходимость создания автоматизированного рабочего места менеджера.