Регистрация договоров с покупателями

Описание задачи

В условиях функционирования АС каждый договор купли-продажи, заключаемый между покупателем и предприятием, должен регистрироваться в системе. Договор, создаваемый в АС, регламентирует основные положения и условия по сделке с покупателем и позволяет управлять и контролировать выполнение этих условий. Зарегистрированный договор настраивает деталировку (условия и параметры) и принципы (бизнес-правила) ведения взаиморасчетов (отгрузки и оплаты) с покупателем. В АС должен быть предусмотрен механизм регистрации всех договоров. Выделение договоров с покупателями осуществляется с помощью параметра «Виды договоров». Все договора с покупателями должны иметь вид – «С покупателем».

Предпосылками к созданию договора в АС служат:

1. Заключенный с покупателем договор.

Перечислим условия, которые должны учитываться при регистрации договоров в АС:

1. Условия по детализации взаиморасчетов:

· в разрезе заказов;

· по договору в целом;

· по расчетным документам;

· по счетам.

2. Общая сумма реализации в заданный период времени и периодичностью в пределах указанного периода. Периодичность задается следующими значениями: неделя, месяц, квартал, год.

3. Спецификации с перечнем номенклатурных позиций, которые должны быть поставлены покупателю в рамках договора с указанием цен и количества.

4. Условия по ценам на стандартную продукцию, которая будет реализовываться покупателю в рамках договора

a. «Тип цены» - определяет отпускную цену;

b. «Скидки»- определяет условия скидки и расчет цены с учетом этой скидки.

c. Валюта взаиморасчетов по договору.

5. Условия оплаты и отгрузки:

a. процент предоплаты по заказу покупателя для начала отгрузки.

6. Условия по контролю дебиторской задолженности:

a. максимальная сумма дебиторской задолженности по договору

7. Условия резервирования:

a. количество дней сохранения резерва без поступления оплаты.

К зарегистрированному в АС договору должна привязываться ссылка на электронную версию текста подписанного между сторонами договора, а также любые другие электронные документы, связанные с договором.

Договор должен быть связан с контрагентом, предварительно зарегистрированному в системе.

 

Входные данные

1. Контрагент;

2. Перечень и значения, учитываемых условий по договору;

3. Электронная версия текста договора;

 

Выходные данные

1. Зарегистрированный в АС договор.

 

Регистрация заказов с покупателями

Описание задачи

Начало исполнения каждой сделки с клиентом предполагает регистрацию заказа покупателя в системе. Регистрация заказа включает в себя три операции: создание заказа, информационное наполнение заказа и сохранение заказа.

Возможны следующие варианты создания заказа:

1. Заказ создается на основании договора. В этом случае его информационное содержание определяется условиями, записанными в договоре.

2. Заказ создается по заявке покупателя. В этом случае информационное содержание заказа определяется условиями, изложенными в заявке и внутренними бизнес-правилами предприятия по исполнения такого рода заказов, которые должны находить отражение в договоре, регистрируемом в системе. Такой договор может не иметь формально оформленного договора между предприятием и покупателем. Регистрация такого договора в АС призвано обеспечить автоматическое выполнение бизнес-правил работы с покупателем по определенным видам сделок.

Информационное наполнение заказа в АС должно включать в себя указание всех существенных условий, необходимых для начала его исполнения. Т.е. при регистрации заказа формируются бизнес-правила его исполнения (которые в болей части переходят из договора, на основе которого создается заказ).

Перечислим данные, которые должен содержать заказ:

1. Перечни номенклатурных позиций и услуг с указанием их количества, цены, плановой себестоимости и суммы скидки. Причем АС должна выводить контрольные разницы значений цен относительно плановой себестоимости. Если цена равна или меньше плановой себестоимости, то значение разницы выделяется красным цветом.

2. Реквизиты предприятия;

3. Реквизиты покупателя;

4. Договор, на основании которого создается заказ;

5. Информация для формирования цен: тип цен; скидки; ставки НДС, включение/исключение НДС, валюта документа;

6. Планируемая дата отгрузки.

7. Планируемая дата оплаты. Это фактически срок, до которого действителен созданный заказ;

8. Процент предоплаты для начала отгрузки по заказу (условие, задается только на основе договора по заказу);

9. Информация о лице ответственном за исполнение заказа со стороны предприятия: ФИО и подразделение;

10. Информация о лице ответственном за исполнение заказа со стороны покупателя: контактное лицо контрагента;

11. Количество дней сохранения резерва без поступления оплаты по заказу (условие, задается только на основе договора по заказу);

12. Номер заказа;

13. Дата составления заказа.

После сохранения заказа на его основе формируется счет на оплату. Счет для клиента является основанием для оплаты заказа. Счет является печатной формой заказа и отдельно не создается в системе. Счет (заказ) является аналитическим разрезом системы взаиморасчетов.

 

Рис. 3. Схема бизнес-процесса регистрации заказов с покупателями

 

3.1.1.4.2 Входные данные:

1. Реквизиты заказчика;

2. Реквизиты предприятия;

3. Перечень номенклатурных позиций;

4. Договор с заказчиком;

5. Дата планируемой отгрузки;

6. Доступность товаров на складах;

7. Планируемое поступление товаров на склад;

8. Дата планируемой оплаты:

9. Информация о лице, ответственном за исполнение заказа со стороны поставщика;

10. Информация о лице, ответственном за исполнение заказа со стороны покупателя;

11. Цены на товары и услуги;

12. Дата составления заказа;

 

 

3.1.1.4.3 Выходные данные:

1. Счет на оплату.

2. Документ «Заказ покупателя», зарегистрированный в АС

3. Счет на оплату