Корректировка заказов покупателей

Описание задачи

Для корректировки заказов предназначен документ «Корректировка заказа покупателя». С помощью этого документа должна проводится корректировка уже исполняемого заказа, связанная с изменением товарных и финансовых договоренностей с покупателем.

Документ всегда должен вводиться на основании документа «Заказ покупателя».

Документ должен заполняться всеми товарами, которые еще не были реализованы по заказу покупателя, на основании которого введен документ корректировки. При заполнении должны учитываться все ранее проведенные документы корректировки, выписанные по заказу.

В том случае, если необходимо произвести замену позиции номенклатуры в заказе покупателя, то в документе «Корректировка заказа покупателя» должны найти отражение две строки: позиция, которую нужно удалить, вводится со знаком минус, а позиция, которую нужно добавить вводится со знаком плюс.

При корректировке цены или количества по позиции номенклатуры в заказе покупателя, также в документе должны найти отражение две строки: строка со старой ценой или количеством со знаком минус и строка с новым количеством или ценой со знаком плюс.

Должна быть реализована возможность автоматического заполнения либо перечнем нереализованных товаров по заказу покупателя, либо всем перечнем товаров, указанных в заказе покупателя.

 

Операции по корректировке заказа покупателя

С помощью документ «Корректировка заказа покупателя» должны выполняться следующие операции:

1. добавление номенклатурных позиций по документу «Заказ покупателя»;

2. удаление номенклатурных позиций по документу «Заказ покупателя»;

3. изменение цен и/или количества в номенклатурных позициях по документу «Заказ покупателя».

 

Входные данные

1. Заказ покупателя;

2. Информация об отгрузке по заказу покупателей;

3. Информация об остатках номенклатурных позиций по заказу покупателя по количеству и ценам;

4. Информация о резервах по заказу покупателя.

Выходные данные

1. Фиксация изменений по заказу покупателя;

2. Фиксация изменений во взаиморасчетах;

3. Корректировка резервов по заказу покупателя.

Оформление оплат от покупателя

Описание задачи

Оплата заказа покупателя должна осуществляться одним из двух способов:

1. безналичная оплата;

2. наличная оплата.

Оплата от покупателя принимается на основании счетов, выписанных по заказу.

Отражение оплаты, любым из указанных выше способов, во взаиморасчетах (по заказу, договору) должно предусматривать два варианта учета поступления оплат от покупателя: учет намерений изменения состояния денежных средств и учет фактического изменения состояния денежных средств.

Например, если в качестве подтверждения оплаты заказа покупатель передает платежное поручение по факсу, а банковской выписки, подтверждающей приход денег на счет еще нет, то можно указать в системе не факт, а прогноз поступления денег по соответствующему платежному документу. При этом в системе появится информация о предполагаемом состоянии взаиморасчетов, если указанный платеж все-таки придет. Фактически такая ситуация будет означать, что клиент оплатил заказ и ему можно начинать отгрузку, если по этому заказу было определено бизнес-правило – «получение аванса».

Учет оплаты должно отражаться в системе целым рядом документов. Однако сам факт создания и проведения первичного документа еще не является отражением факта свершившейся хозяйственной операции. Для указания факта изменения состояния денежных средств в первичных документах необходимо поставить признак оплаты и дату оплаты. То есть первичные документы могут служить и для указания намерений по изменению денежных средств и для указания фактов их поступления. Оформление хозяйственных операций становится двухступенчатым. Явно выделяются моменты указания намерений и фактов. Причем, что указывается первым, не важно. Например, в случае если клиент сначала сдает деньги в кассу, кассир выписывает ПКО и проводит факт получения денег, затем менеджер по номеру ПКО находит документ, указывает реквизиты для взаиморасчетов и проводит его по управленческому учету. Возможна и обратная ситуация, когда клиент обещает оплату по счету, менеджер выписывает ПКО и отражает изменения в оперативных взаиморасчетах, чтобы было возможным оформление расходных документов. При этом менеджер не указывает факт свершения операции получения денег, а только регистрирует намерение о поступлении денег. Клиент идет в кассу, кассир находит ПКО и проводит его с признаком оплаты, указывая тем самым факт получения денег.

Аналогичным способом можно вести учет планируемых к поступлению безналичных платежей. Когда клиент присылает, например, по факсу копию платежного поручения, но данных о фактическом зачислении денег на счет еще нет, менеджер может зафиксировать входящее платежное поручение и в дальнейшем установить в нем признак оплаты.

Такая организация учета призвана решить следующие задачи:

• вести регистрацию всех сформированных на предприятии и поступивших на предприятие документов по учету денежных средств;

• регистрировать отдельно момент создания первичного документа и момент свершения операции, оформленной документом;

• учитывать намерения об изменении состояния денежных средств и связанных с этим взаиморасчетов;

• связывать факты изменения состояния денежных средств с указанными ранее намерениями.

В том случае если изменение денежных средств связано с системой взаиморасчетов, у пользователя есть возможность явно указать какие задолженности будут погашаться платежами. В документах по движению денежных средств сумма платежа может быть разнесена между несколькими задолженностями одного контрагента, например, разнесена по нескольким договорам. Задолженности, которые будут погашены, можно выбирать как из списка фактических задолженностей, так и из списка планируемых. Например, если от клиента зарегистрировано несколько заказов на покупку, то в системе взаиморасчетов это событие отражается формированием плановой задолженности. То есть мы планируем поступление оплаты от клиента по заказам. Если оплата производится наличными денежными средствами, то при оформлении ПКО можно подобрать в качестве погашаемых задолженностей сделки по заказам.

В случае если платеж целиком относится на одну сделку, выбор задолженности может быть выполнен только вручную. Если сумма платежа погашает несколько задолженностей контрагента, то подбор задолженности может быть выполнен как вручную, так и автоматически. При автоматическом подборе задолженности можно выбрать одну из следующих стратегий:

погашение задолженности, начиная с самой ранней;

погашение задолженности, начиная с самой поздней;

ручной выбор порядка погашения задолженности (в этом режиме задолженности погашаются в порядке расположении договоров и сделок в табличной части платежного документа);

подбор задолженности для суммы платежа (в этом режиме сначала указывается сумма платежа, а потом подбираются по выбранной стратегии задолженности до достижения заданной суммы).

 

Безналичная оплата

Оформление безналичной оплаты должно осуществляться в два этапа. Сначала оформляются первичные документы по движению средств (платежное поручение, объявление на внос наличными и т.д.). При совершении фактических движений по переданным в банк документам производится списание денежных средств с остатка по расчетному счету, указанному в документе.

Для отражения в системе безналичной оплаты могут использоваться следующие документы:

1. Платежное поручение полученное;

2. Объявление на взнос наличными;

3. Аккредитив полученный;

4. Платежное требование выставленное;

5. Инкассовое поручение переданное;

6. Платежный ордер: поступление денежных средств.

В системе есть возможность отразить частичную оплату банком расчетных документов. Это касается, в первую очередь, платежных требований и инкассовых поручений, которые не могут быть оплачены полностью из-за недостатка денежных средств на расчетном счете организации или контрагента. Частичное движение средств по расчетному документу отражается с помощью документа «Платежный ордер: поступление денежных средств», который вводится на основании расчетного документа. После проведения платежного ордера данные исходного расчетного документа редактированию не подлежат; на месте реквизитов «Оплачено» и «Дата оплаты» появляется надпись «Частичная оплата» и указание суммы, на которую оплата уже произведена.

В системе есть возможность сравнить учетные данные по проведенным безналичным платежам с банковской выпиской. Для построения аналога банковской выписки система отбирает документы по выбранному банковскому счету с датой оплаты, равной дате выписки, а также все остальные проведенные на платеж по счету выписки документы с датой, меньшей либо равной дате выписки. При отсутствии в базе документа, по которому прошло движение денежных средств согласно данным банковской выписки, его необходимо зарегистрировать и установить признак оплаты.

При работе с выпиской банка из формы выписки можно ввести платежный ордер для выбранного документа. Частично оплаченные документы, не погашенные полностью, отмечаются специальным значком.

 

Наличная оплата

Также как и при безналичной оплате, оформление наличной оплаты осуществляется в два этапа. Сначала оформляются первичные документы по движению средств (ПКО). При совершении фактической оплаты в кассу производится списание денежных средств с остатка по кассе, указанной в расчетном документе.

Для отражения в системе наличной оплаты от покупателей используется документ «Приходный кассовый ордер».

 

 

Рис. 12. Виды оплат заказов покупателей

 

Рис. 13. Схема бизнес-процесса безналичной оплаты

Рис. 14. Схема бизнес-процесса наличной оплаты

 

Входная информация

1. Договор покупателя;

2. Заказ покупателя;

3. Счет покупателя;

4. Информация о плановой дате поступления платежа;

5. Информация о прошедших оплатах от покупателя;

6. Документ, подтверждающий оплату, получаемый от покупателя.

Выходная информация

1. Документ, отражающий факт получения оплаты от покупателя;

2. Регистрация банковской выписки;

3. Отражение информации во взаиморасчетах по заказам и договорам с покупателем;