Тема 6. Эффект от внедрения ECM-систем

План:

1. Что такое внедрение ECM-системы

2. Проблемы и риски внедрения

3. Эффект от внедрения

4. Выводы

Что такое внедрение ECM-системы

Выбор и приобретение ECM-системы - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения. Поясним, что такое внедрение и для чего оно нужно.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

● организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);

● исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;

● настройка и адаптация ECM-системы;

● обучение персонала;

● опытная эксплуатация.

Организовать процесс внедрения предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий со стороны собственных сотрудников, сроки внедрения скорее всего затянутся. Во втором случае потребуются значительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но сроки и результат проекта буду более гарантированы.

В любом случае обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

● активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;

● выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ECM-системы;

● организация  обучения  всех  пользователей  и  предоставление  инструкций  по  работе  с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом проблемы и риски внедрении ECM-системы совпадают с проектами внедрения других информационных систем масштаба предприятия и приводят к следующим негативным последствиям:

● нарушение сроков проекта;

● нарушение бюджета проекта;

● неполное достижение поставленных целей (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);

● полный срыв внедрения (после внедрения система реально не работает).

Специфика рисков при внедрении ECM-системы связана с тем, что за короткий срок необходимо большую часть сотрудников предприятия перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

● консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;

● низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;

● неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);

● недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;

● нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков, в общем-то, стандартные:

● детальное  предварительное   проектирование   работы ECM-системы на данном предприятии;

● четкие директивы и личный пример руководства;

● обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем.

● поэтапность внедрения.

Эффект от внедрения

Оценка эффекта от ECM-проекта по своей сути ничем не отличается от оценки эффективности ИТ- проекта, а оценка ИТ-проекта — от оценки любого проекта компании.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для  секретаря  или развертывание бухгалтерской системы. Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях эффект посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчет эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа в Интернет). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, например тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на ее основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всѐ понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация – нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, – в большинстве случаев расходы косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования, которую формализовать

часто достаточно сложно. 20

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для  секретаря  или развертывание бухгалтерской системы. Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным.

В других случаях эффект посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчет эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа в Интернет).

Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, например тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании. ИТ-решение выбирается по соотношению «цена/качество», а не «эффект/затраты».

Впрочем, СЭД и решения на ее основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всѐ понятно. Попытаемся решить задачу оценки экономического эффекта от внедрения СЭД.