Тема 3. ECM-ландшафт меняется

План:

1. Определение ландшафта ECM компанией Forester

2. Компоненты ECM-решения

3. Новые технологии

Управление информационными ресурсами это насущная необходимость для предприятий, которые переходят от традиционной функционально-дивизионной модели управления к процессно- ориентированной. Так как окружающий мир становится все более динамичным и конкурентным.

Деятельность компаний различных отраслей сегодня сильно обусловлена функционированием их информационных систем, но, так как данные системы развивались годами, заложенные в них концепции и бизнес-логика порой уже не отвечают современным требованиям и подходам. Изменения становятся нормой, и предприятиям требуется уже не просто самая современная и продвинутая система, а та, что быстро перенастраивается под изменяющиеся нужды. Таким образом, главное требование к современной информационной системе компании — гибкость и быстрая перенастройка. В этой связи актуальна концепция ECM, которая объединяет два ключевых средства, необходимых для построения адаптируемой информационной системы: BPM (Business Process Management — «управление бизнес- процессами») и DM (Document Management — «управление документами»).

ECM — не только технология. Это также и методы, регламенты и практики работы с информацией, поэтому процесс управления информацией невозможно полностью автоматизировать — в нем всегда подразумевается участие человека. И также нельзя свести все многообразие источников информации под одну крышу, собрать все в одну систему, какой бы всеобъемлющей она ни была. То есть ECM — это еще и стратегия управления неструктурированной информацией, которая может быть реализована только при согласованной и скоординированной работе различных информационных систем, существующих на предприятии.

Концепция ECM позволяет связать разрозненные информационные системы на уровне потоков информации. Конечно, программисты могут связать две базы данных и автоматизировать операции, но нужно включить в процесс человека. Каждый исполнитель получает свои задания и уведомления в случае нарушения регламента, а руководители имеют возможность контролировать ситуацию. Однако мало просто дать задание человеку, нужна еще информация для принятия решений. И очень часто недостаточно только транзакционной информации, например по конкретному заказу, —  необходим доступ к информационному хранилищу, чтобы, к примеру, проанализировать документы по прошлым заказам, посмотреть переписку с клиентом, поднять текст договора и т.п. Ни аналитики, ни тем более сама система не смогут догадаться, какие именно документы вам будут нужны в конкретный момент; их нельзя просто прикрепить к заданию и прислать сразу весь пакет. Поэтому для максимальной эффективности средства автоматизации бизнес-процессов используются вкупе с системами управления документами и другими компонентами общего ECM-решения.

Ландшафт ECM сейчас достаточно сложен. Вот как его сейчас определяет одна из западных консалтинговых компаний (см. рис., Отчет компании Forester).

Рис. Структура ECM

Аналитики Forester разделяют технологии на три категории:

● Первичный ECM: обеспечивает традиционную функциональность, связанную с корпоративным управлением контентом. Он предполагает такие как функции как управление правами, архивирование, экспорт/импорт, а также поддержка делопроизводства (records management) и поиска.

● Бизнес-контент: технологии, которые используются для работы с контентом на рабочем месте изо дня в день и включают в себя управление офисными документами, электронными таблицами и мультимедиа-контентом.

● Содержание транзакций: технологии, предоставляющие контент для бизнес-процессов. Этот контент нужен для управления бизнес-процессами (BPM), может приходить извне предприятия (сканирование, захват с e-mail и факсов, электронные формы), либо из транзакционных систем (ERP и др.).

Аналитическая компания Gartner выделяет следующие базовые направления ECM: управление документами, управление веб-контентом (WCM), управление записями (Records management), управление образами документов, управление социальным контентом, управление потоками работ и управление деловыми процессами, а также расширенные ECM-функции.

Мы видим как базовые технологии расширяются дополняются: возникают новые «горы» и долины». В ECM появляются новые термины e-Discovery, Governance, управление социальным контентом. Что останется и какими терминами будет называться – покажет время, но сейчас явно сфера находится в активном движении. Рассмотрим некоторые из базовых составляющих ECM.