Тема 5. Способы работы с ECM-системой

План:

1. Размещение ECM и других систем на серверах

2. Виртуализация и "облака"

3. Стационарная и удалѐнная работа

4. Распределѐнная работа

5. BYOD

ECM-система — это клиент-серверное приложение, и это означает, что пользователи со своих рабочих мест (клиентов) получают доступ к информационным ресурсам предприятия, централизованно хранящимся на мощном компьютере (сервере). Перед покупкой системы предприятию важно понять, как организовать работу сервера так, чтобы сэкономить денежные средства и при этом обеспечить максимально быструю, бесперебойную работу для служащих, в особенности, если в бизнес-процессах организации задействованы и другие системы. В этой статье рассмотрим особенности основных способов размещения ECM-системы на серверах, а также возможности удалѐнного доступа сотрудников к информационным ресурсам предприятия. Кратко взглянем на способы организации распределѐнной работы на предприятиях, имеющих собственные сети филиалов и дочерних компаний, а также познакомимся с набирающей обороты технологией BYOD, позволяющей сотрудникам использовать свои собственные мобильные устройства для доступа к данным ECM-системы.

 

Размещение ECM и других систем на серверах

Разделяемый сервер

Говорят, что предприятие использует ресурсы разделяемого сервера, если сотрудники в ходе выполнения своих обязанностей, помимо ECM-системы, пользуются и другими средствами взаимодействия (электронной почтой, ERP- или различными системами учѐта). Причѐм часть систем или все системы установлены на одном и том же мощном сервере.

 

Такой подход позволяет предприятию серьѐзно сэкономить на покупке дорогостоящего оборудования, однако, при этом он несѐт в себе следующие недостатки:

● При выходе из строя сервера останавливается работа всего предприятия. Ведь в этом случае каждая из установленных на сервере систем становится недоступной до восстановления работоспособности сервера.

● Вычислительные ресурсы распределяются между системами неравномерно. Например, если одной из систем передана команда на выполнение операции, которая требует большого количества вычислений, это означает, что система попросту отнимает свободные ресурсы от других установленных на сервере систем и парализует их работу. Следствием этого является снижение скорости выполнения команд, отправляемых этими системами, возрастание времени отклика на запросы пользователя и, как следствие, увеличение времени прохождения бизнес- процесса.

 

Выделенный сервер

Вариант использования выделенного сервера появился чтобы оградить системы, установленные на разделяемом сервере, от негативного воздействия друг на друга. В этом случае для ECM-системы (и

для других систем) организуется отдельный сервер. Скорость выполнения операций и, соответственно, время отклика на запросы пользователя определяются исключительно вычислительной мощностью конкретного сервера.

 

Такой подход эффективно решает проблему разделения вычислительных ресурсов, однако, приводит к ряду других проблем:

● Перед тем, как приобрести сервер под новую систему, предприятию необходимо с довольно большой точностью предсказать количество ресурсов, запрашиваемых конкретной системой.

● Необходимо учесть, что с возрастанием количества документов, хранящихся в системе, увеличивается количество ресурсов, необходимых серверу для, например, поиска документов. Следовательно, организации нужно оставить приличный запас ресурсов на будущее или на время большой активности пользователей, что уже в настоящем приводит к наличию огромного количества простаивающих вычислительных мощностей, ожидающих своего звѐздного часа.

● Каждый выделенный сервер — это новые, довольно крупные денежные затраты как на покупку самого оборудования и лицензий программного обеспечения, обеспечивающего его работу (операционной системы, антивируса и проч.), так и на оплату потребляемой им электроэнергии.

 

Виртуализация и "облака"

Виртуальный выделенный сервер является одним из вариантов разворачивания ECM-системы на выделенном сервере. В данном случае на одном физическом сервере могут одновременно существовать несколько виртуальных серверов. На каждом виртуальном сервере устанавливается своя система, и соответственно, характеристики эмулируемой аппаратной части рассчитываются под нужды конкретной системы.

В этом случае предприятию необходимо приобрести только один физический сервер, который будет обслуживать сразу все системы, однако, программное обеспечение будет закупаться таким же образом, как для варианта с выделенными серверами (по количеству запущенных виртуальных машин). Поэтому такой вариант экономически более выгоден, чем использованием нескольких физических серверов.

 

Однако, некоторые организации и вовсе отказываются от покупки какого бы то ни было серверного оборудования, ведь в современном мире существуют центры обработки данных (ЦОД), специально созданные для того, чтобы организации могли арендовать их вычислительные мощности, оплачивая услуги ежегодно или ежемесячно куда меньшими суммами, чем в случае самостоятельной покупки. В этом  случае  виртуальный  выделенный  сервер  для  ECM-системы  будет  располагаться  вовне

относительно организации (в другом здании, другом городе или даже в другой стране), и все заботы по обеспечению безопасности данных, а также по эффективному распределению вычислительных мощностей и отсутствию простоев оборудования берѐт на себя центр обработки данных.

Вторым вариантом разворачивания ECM-системы на виртуализованной платформе является «облако».

«Облачные» вычисления17 — это новая модель создания, использования и доставки через Интернет ИТ-

сервисов на базе динамически масштабируемых и виртуализированных ресурсов. Под масштабируемостью в данном случае понимается, как свойство ресурсов успешно справляться с нарастающим  объемом  работ  или  увеличивать  производительность  по  мере  необходимости.

«Облачные» вычисления являются первым шагом к ресурсной модели «потребления» информационных технологий, которая подразумевает использование ИТ наравне с другими материальными ресурсами, такими как вода, газ, электричество. При этом пользователю не важно, кто и с помощью какого оборудования предоставляет услуги, внимание обращается только на соотношение цена/качество.

 

Стационарная и удалѐнная работа

Вне зависимости от того, какой способ был выбран предприятием для развѐртывания сервера, на котором установлена ECM-система, сотрудники в зависимости от решаемых ими задач и специфики их деятельности могут работать с системой стационарно или удалѐнно.

При стационарной работе сотрудники получают прямой доступ к системе со своего рабочего места в офисе компании. При удалѐнной — входят в систему из любого места вне офиса компании через интернет: дома, в кафе, в самолѐте, поезде или из офиса клиента во время командировки.

Существуют следующие варианты организации удалѐнной работы:

● Терминальный доступ. В этом случае сотрудник использует удалѐнное подключение к ресурсам виртуального или реального рабочего места, а уже посредством него — к ECM- системе. Для работника этот вариант будет «похож» на работу на стационарном компьютере.

● Веб-доступ. Сотрудник через интернет получает доступ к ECM-системе  предприятия. Некоторые системы имеют собственный веб-интерфейс, отличающийся от привычного интерфейса на стационарном рабочем месте, могут встречаться также и ограничения функциональности, например, часть возможностей будет недоступна совсем, другая часть — только для просмотра. В некоторых случаях предлагаются мобильные решения под конкретные устройства (например, для iPad) со своим интерфейсом и функциями.

 

При любом из обозначенных вариантов реализации организации важно обеспечить максимальную безопасность при удалѐнном доступе. Для этого могут использоваться различные средства: ограничение функциональности версий системы, доступных для удалѐнной работы, возможность входа только при наличии удостоверяющего устройства (например, USB-токена) и прочие. Однако, в любом случае, ECM- системы, как правило, ведут журналы всех попыток входа и способны блокировать попытки, кажущиеся подозрительными.

 

Распределѐнная работа

Для крупных организаций (концернов, холдингов и проч.) с наличием географически удалѐнных друг от друга филиалов и дочерних компаний важно уметь организовать распределѐнную работу с системой.

 

 

 

17 См. глоссарий http://oblak.ru/glossary/

Это означает, что филиалы должны работать, как если бы их не разделали расстояния, то есть в едином информационном пространстве и единых бизнес-процессах с головным офисом.

Для некоторых компаний бывает достаточно организовать работу сотрудников филиалов через удалѐнную работу (как описано выше). Но у такого подхода есть очевидный недостаток, связанный с тем, что очень возрастают требования к каналам связи, и при возникновении неполадок на головном сервере блокируется работа всех филиалов.

Чтобы преодолеть эти проблемы, предприятия разворачивают собственные серверы для каждого филиала или дочерней организации. В этом случае между экземплярами системы настраивается процесс репликации, то есть происходящий по расписанию обмен новыми данными и изменениями, внесѐнными в существующие данные между двумя удалѐнными друг от друга серверами. Таким образом, филиалы работают технически  независимо, но в едином информационном пространстве.

 

 

BYOD

Аббревиатура BYOD (Bring Your Own Device, англ. «Принеси своѐ устройство») обозначает технологию работы, при которой сотрудник работает в организации со своим собственным устройством (ноутбуком, планшетом или смартфоном). На это устройство может быть установлено необходимое программное обеспечение (например, мобильное решение для доступа к ECM-системе, почтовый клиент, текстовый редактор и проч.), или же устройству может быть предоставлен авторизованный доступ к ресурсам систем, а пользователь может сам выбрать, какое программное обеспечение для этого использовать.

Такой подход для предприятия может означать, с одной стороны, экономию в связи с отсутствием необходимости закупать оборудование для своих сотрудников, а также повышение удобства работы для сотрудника, ведь, работая со знакомым вдоль и поперѐк устройством, сотрудник не покидает своей зоны комфорта.

С другой стороны, для организации такой подход означает также и серьѐзное повышение требований по безопасности, а также отсутствие гарантии того, что собственное устройство сотрудника достаточно мощное и современное для выполнения необходимых задач. Для сотрудника же это значит также и то, что организация может запросить у него доступ к его устройству (например, для установки необходимого программного обеспечения или для проверки наличия на устройстве несанкционированных, вредоносных или шпионских программ).

BYOD может быть эффективной. Достаточно обеспечить круглосуточный безопасный доступ к корпоративным ресурсам, сконцентрироваться на защите информации и поддержании продуктивности сотрудников. Классические ограничения постепенно показывают свою несостоятельность в современном мире и уступают место более мобильным и гибким решениям, пусть и пока ещѐ пугающим, как когда-то лошади уступили место автомобилям. Показательна инициатива таких компаний как Cisco, которые лишь опосредованно относятся к IT-обстановке предприятия, - тем не менее, даже поставщики сетевого оборудования предлагают решения для BYOD - пожалуй, это ещѐ один аргумент в пользу данной стратегии.

Очевидно, чтобы обеспечить максимальную эффективность, нужно курировать процесс на многих уровнях. Устройства должны быть удобными, а не первыми попавшимися под руку; компетенций сотрудника должно быть достаточно для использования своего устройства как минимум так же эффективно, как рабочего компьютера; а взаимодействие между сотрудниками должно быть обеспечено

безопасными и быстрыми инструментами. 18

BYOD - не финал, а лишь концепция, переходная форма между классическим неподвижным компьютером на рабочем столе и неким новым подходом к организации работы с целью обеспечить максимальный комфорт и продуктивность сотрудника, дав ему возможность работать там, тогда и таким образом, как он хочет.

Существует множество способов работы с ECM-системой, каждый со своим набором достоинств и недостатков. Всякая организация может выбрать наиболее подходящий для себя в данный момент времени способ либо их комбинацию в зависимости от своих целей и наличия свободных материальных

ресурсов, а также предоставить своим сотрудникам свободу выбрать тот способ работы, который наиболее пригоден для их задач и привычек в работе.19

 

Контрольные вопросы:

1. Перечислите модели предоставления ресурсов.

1. Какие  есть  плюсы  и  минусы  использования  выделенного  и  разделяемого  серверов  на предприятии?

2. Что такое виртуальный выделенный сервер?

3. Какие имеются способы организации удаленной работы?

4. Что такое BYOD?

5. В чем суть работы облачных технологий?

 

 

Статьи по теме для самостоятельного изучения:

1. Как  влияет мобильный  доступ к  ECM-системе на  защищенность контента http://ecm-  journal.ru/docs/Kak-vlijaet-mobilnyjj-dostup-k-ECM-sisteme-na-zashhishhennost-kontenta.aspx

2. Нужен ли веб-клиент для СЭД? http://ecm-journal.ru/post/Nuzhen-li-veb-klient-dlja-SEhD.aspx

3. BYOD и инфобезопасность   – две вещи совместные? http://ecm-journal.ru/docs/BYOD-i-  infobezopasnost--dve-veshhi-sovmestnye.aspx

4. Многообразие вариантов доступа к ECM-системе http://ecm-journal.ru/post/Mnogoobrazie-  variantov-dostupa-v-ECM-sistemu-fbec01c7-eb2d-4bf6-8a44-0655cbbe7504.aspx

 

 

 

18 http://ecm-journal.ru/post/Chto-takoe-BYOD-i-naskolko-ona-ehffektivna-v-organizacijakh.aspx

19 http://ecm-journal.ru/docs/Sposoby-raboty-s-ECM-sistemojj.aspx

5. Офис уходит в небо http://ecm-journal.ru/post/Ofis-ukhodit-v-nebo.aspx

6. Облака.  Как  преодолеть  страх  высоты  http://ecm-journal.ru/docs/Oblaka-Kak-preodolet-strakh-  vysoty.aspx

7. Облачные  решения/технологии.       Обзор  статей    http://ecm-journal.ru/post/Oblachnye-  reshenijatekhnologii-Obzor-statejj.aspx