Компоненты ECM-решения

Document Management (DM) — управление электронными документами

Является одним из базовых компонентов, лежащих в основе современной концепции ECM. Чистое DM- решение обеспечивает хранение документов и метаданных («карточек документов»), версионность, разграничение доступа и ведение истории работы с документом. DM-система, по сути, представляет собой электронную библиотеку. Сейчас чаще всего такой функционал представляет собой часть ECM- систем. Специализированные системы (типа FileNet, OpenText) редко используются на российских предприятиях из-за своей дороговизны, узкого не универсального функционала.

Portal (Web Content Management)

Для портальных решений еще применяют термин Web Content Management (WCM) — управление информацией на Web-сайтах. Традиционные DM-системы, даже имеющие веб-интерфейс, тяжеловаты и избыточны для задач производства и публикации информации на сайтах. Так как они не учитывают специфику работы с веб-содержанием. Поэтому возник новый класс систем, в которых инструменты подобного рода помогают распределить обязанности по созданию содержания между сотрудниками и дать им возможность его публикации, распределить права доступа к разделам сайта, имеют инструменты для работы с контентом сайта. Примером такого платформенного решения можно назвать Microsoft SharePoint. В отдельных системах типа Open Text, EMC имеются специализированные модули с подобным функционалом.

Еще одним подвидом систем специализирующихся на быстрой разработке сайтов от корпоративных сайтов до электронных магазинов являются CMS-системы (Content Management System). К таким решениям, например, относится известная в России система 1С-Битрикс.

Records Management (RM) — управление записями (или управление официальной документацией).

Сегодня данные функционал является обязательным для любого поставщика ECM-решений во многих западных странах (благодаря законодательным актам (Акт Sarbanes-Oxley в США), обязывающим учитывать и хранить все электронные документы, относящиеся к ведению бизнеса, даже переписку с клиентами по электронной почте). В тех странах, где законодательное регулирование в области электронных документов отстает, RM следует рассматривать в качестве средства для достижения прозрачности бизнеса (в первую очередь для его владельцев), а также для прохождения сертификации на соответствие различным стандартам (ISO 9000, CMM и др.).

В нашей стране традиционное делопроизводство, закрепленное различными рекомендациями и ГОСТами, имеет свою специфику. Поэтому отечественные системы обычно имеют специализированные модули для канцелярии и секретариата, функции которых существенно отличаются от западных RM- решений, хотя на первый взгляд тоже обеспечивающих регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, с учетом задач списания в архив или уничтожения документов.

Business Process Management (BPM), workflow — управление бизнес-процессами и управление потоками работ.

Эти технологии предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и так далее. Разделение или смешивание понятий BPM и workflow относится скорее к идеологическим спорам. Вообще роль BPM в концепции полного ECM-решения очень велика. Без интеграции с бизнес-процессами любая система останется статичной и может послужить только в качестве хранилища информации. Бизнес-логика подчас нигде четко не описана, и находится «в головах» менеджеров. Они тратят много времени на выполнение рутинных операций по согласованию договоров, размещению заказов, обработке жалоб клиентов и т.д. Задача автоматизации и оптимизации бизнес-процессов ставится во многих проектах во главу угла и часто связана с проектами по внедрению ERP-систем. Реальный выигрыш от внедрения ECM-системы можно получить только при ее интеграции с основными бизнес-системами предприятия, потому что главное назначение ECM — активно включить неструктурированную информацию в бизнес-процессы. Нельзя рассматривать BPM и workflow только как элементы ECM — следует считать эти технологии связующим звеном между миром ECM и миром

«транзакционных систем12». Учитывая граничное положение технологий BPM/workflow, нужно учитывать, что есть специализированные системы и системы, в которых они являются неотъемлемой частью.

Альтернативный подход к работе с данными и знаниями предлагает методология Adaptive Case Management (ACM). Если BPM исходит от структуры процесса, состава шагов, которые необходимо совершить, чтобы достигнуть цели, то ACM – от пакета информации и бизнес-данных (case), которые возникают при работе и необходимы для достижения результатов бизнес-задачи. В некоторых в сложных для описания бизнес-процессах (например, принятие решения о выдаче кредита, решения жалобы, выполнение запроса на ремонт) применение ACM наиболее эффективно.