Team collaboration — совместная работа

2019-07-03

235

Обсуждений (0)

0.00 из 5.00 0 оценок

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 678 9 10 11 Следующая ⇒

Средства управления потоками работ (workflow) ориентированы на поддержку формализованных производственных процессов, а средства организации совместной работы позволяют наладить взаимодействие тогда, когда строгая формализация невозможна. Творческая работа, переговорные процессы требуют гибкого подхода, поэтому клиентов, поставщиков и партнеров никто не включает во

12 http://ecm-journal.ru/docs/Est-li-mesto-ECM-vnutri-ERP.aspx

внутренние бизнес-процессы организации. Для взаимодействия с ними остается только электронная почта, а это не всегда удобно. Сложно организовать свободный обмен идеями и информацией в командах, которые заняты разработкой нового продукта или услуги (к примеру, работу отдела маркетинга). Вот здесь и нужны продукты, обладающие достаточной функциональностью по управлению документами с одной стороны и возможностью управления процессом — с другой, для обеспечения максимальной гибкости и минимального вовлечения ИТ-персонала или внешних консультантов.

Главная сложность при выборе инструментария совместной работы заключается в том, что поставщики вкладывают в это понятие очень разные понятия (коллективная работа с документами, календарное планирование, веб-конференции, мгновенный обмен сообщениями и др.).

Knowledge Management (KM) — управление знаниями

Этот термин можно трактовать очень широко, поэтому остановимся только на аспектах, которые имеют прямое отношение к ECM.

Главная проблема, для решения которой привлекаются отдельные технологии из арсенала KM, связана со значительным объемом информации, что требует мощных поисковых механизмов. К тому же практика демонстрирует, что всю информацию сложно ввести в единое хранилище, поэтому требуется обеспечить прозрачный доступ к разнородным источникам информации. И наконец, существует задача, не решаемая без применения KM; речь идет об автоматической категоризации информации по содержанию документов.

Также есть проблема удобной визуализации больших массивов информации. Привычная иерархическая модель вложенных папок наподобие каталогов в файловой системе не подходит: человек не воспринимает более 5–7 уровней вложенности. Требуются иные, более наглядные средства визуализации. Без удобных средств навигации по вашему хранилищу, большая часть информации так и останется мертвым грузом, поскольку человеку свойственно бегло просматривать информацию и только потом выбирать то, что нужно, а вовсе не посылать системе точный запрос.

Новые технологии

Анализируя текущее состояние рынка и решений ECM аналитики Forester делают вывод, что на данный момент происходит фундаментальный сдвиг, который заставил вендоров уделить внимание улучшению функциональности, этот сдвиг привел к четырем направлениям фундаментальных изменений:

1. Решение бизнес-задач.

Потребители, поняли, что ECM-система не может удовлетворить все их потребности. Они требуют получения конкретного ROI от инвестиций. При этом опрос Forrester от мая 2013 года говорит о том, что большинство получают наибольшую отдачу от транзакционных решений, направленных на автоматизацию конкретных бизнес-процессов

2. Новые технологии, подрыв устоев

Конечные пользователи используют технологий совместной работы, чтобы передать и получить доступ к информации, а также различные интерфейсы для «расшаривания» файлов для обмена информацией между коллегами и партнерами, при чем часто за пределами своей сети. Это создает настоящую проблему для соблюдения контроля над контентом.

3. Пользователи требуют мобильности

Работа в любом месте стала новой мантрой, и пользователи теперь ожидают, что их корпоративные системы будут тоже соответствовать этому. Пользователи ищут новых возможностей взаимодействия, с упором на их рабочем контексте, а не рабочих процессах. Это означает, что производители вынуждены расширить функциональность, которая доступна в корпоративной среде, распространяя ее на мобильные устройства.

4. Удобство использования и гибкость

В то время как корпоративные системы управления контентом предлагают огромные возможности для пользователей, архитекторы и вендоры вынуждены разработать способы, чтобы побудить пользователей использовать их. Результатом является попытка дать пользователям больше гибкости, в том числе в настройке структур папок и настройки интерфейсов.

Говоря о новых трендах в развитии управления контентом, можно привести цитату вице-президента IBM Ючун Ли: «Последние лет десять компании накапливают свои данные в том, что мы называем учетной системой (System of Record). В будущем, чтобы оставаться на плаву, компаниям придется иметь дело с системами обеспечения взаимодействия и вовлечения (Systems of Engagement). А начнется все с оценки того, как наладить взаимодействие с клиентом, используя все доступные каналы. Благо существуют средства для проведения анализа и статистика. С точки зрения технической реализации, мы считаем, что будущее в обработке большого объема данных лежит за привлечением возможностей облаков. Своевременный анализ, функциональная платформа и правильная архитектура позволят получить максимальную отдачу от накопленных данных».

Таким образом, на сцену выходит новый тип систем: Systems of Engagement (или Social Business System) – это системы социального взаимодействия и вовлечения, построенных в первую очередь для сотрудников, для обеспечения оптимизации накопления, передачи, поиска и анализа неструктурированной информации. Направление включает в себя: социальные платформы и приложения (для поддержки и расширения сотрудничества); интеграцию разрозненных систем, которые должны работать как единое целое (управление бизнес-процессами, управление цепочками поставок, управление персоналом).