Место ECM-системы в информационной системе предприятия

Сейчас информационная система предприятия строится путем интеграции различных классов систем (ECM, erp, CRM, CPM и т.д.). И согласно концепции SOA строится информационная система от потребностей бизнеса (от бизнес-задач и бизнес-процессов). В результате каждый автоматизируемый процесс «пересекает» на своем пути разные системы.26

ECM и ERP — ключевые компоненты корпоративной информационной системы. Стоит ли строить управление неструктурированной информацией на базе ERP-системы или выбрать стратегию интеграции независимых решений?

В последнее время тема объединения ERP (Enterprise Resource Planning) и ECM-систем (Enterprise Content Management — управление неструктурированной корпоративной информацией) обсуждается довольно часто. Действительно, идея комплексной автоматизации всего предприятия заложена в основу обоих типов информационных систем (недаром «E» в обоих названиях расшифровывается как Enterprise). И ERP-, и ECM-системы управляют огромными объемами корпоративной информации. И в ERP, и в ECM так или иначе используется понятие документа и маршрута.

Любому здравомыслящему ИТ-менеджеру, заботящемуся об экономии ресурсов своей компании, не может не прийти в голову мысль объединить функции этих систем в одной. И поскольку ERP-системы возникли значительно раньше и уже считаются обязательным компонентом набора корпоративного ПО наряду с операционными системами и офисными пакетами, логично было бы строить корпоративный

документооборот в рамках ERP-систем, уже функционирующих на предприятии.27

При интеграции нескольких систем не ставится задача управлять объектами или данными одной системы из другой. Обычно системы интегрируют, чтобы использовать общие данные, исключить двойной ввод данных, получить возможность взглянуть на операцию «с точки зрения» нескольких систем и т.п.

Например, из ERP-системы можно будет обратиться к образам документов, хранимых в ECM. Или при исполнении бизнес-процесса получить данные, которые хранятся в ERP-системе.

Интеграция может быть налажена между отдельными системами, а в случае если таким образом интегрируются более двух систем, шлюзов может быть несколько. Другой вариант – использование универсальной корпоративной шины сервисов данных и управления (ESB). Если система не поддерживает  расширения,  невозможно  произвести  доработку,  загрузить,  выгрузить  или  получить

24 Управление эффективностью деятельности (английские термины CPM, BPM, EPM) - это набор управленческих процессов (планирования, организации выполнения, контроля и анализа), которые позволяют бизнесу определить стратегические цели и затем оценивать и управлять деятельностью по достижению поставленных целей при оптимальном использовании имеющихся ресурсов. Это система управления, построенная на принципах управления стоимостью бизнеса. http://ru.wikipedia.org/

25 http://ecm-journal.ru/mustknow

26 http://ecm-journal.ru/post/Dokumentooborot-odin-na-vsekh-ili-kazhdojj-sisteme-svojj.aspx

27 http://ecm-journal.ru/docs/Est-li-mesto-ECM-vnutri-ERP.aspx

прямой доступ к данным – интеграция с ней будет невозможна. Обычно, это legacy-системы (буквально

«доставшиеся в наследство») - доживающие свой век продукты, которые уже не развиваются, а только эксплуатируются. Чаще всего приложение можно доработать или получить доступ к данным: таким образом обеспечивается возможность интеграции. Разумеется, оценивая возможность интеграции систем, нужно оценить и соотнести все выгоды и затраты.

Задача интеграции ERP и ECM систем не возникает на пустом месте - это требуется в процессе автоматизации определенных бизнес-процессов компании.

Как правило, эти бизнес-процессы включают документы - например, процесс согласования счета, заявки или контракта, процесс одобрения кредитной заявки и т.п.

Вариантов взаимодействия систем существует масса, рассмотрим примеры лишь двух из них.

Большинство ERP-систем может работать только с данными, но не с документами, тогда как ECM- системы изначально предназначены для хранения документов. Поэтому первый сценарий – это доступ из ERP-системы к образам документов, которые хранятся в ECM-системе.

Например, при обработке накладной в ERP-системе требуется доступ к ее скан-образу, который может содержать рукописные правки и отметки. С такой задачей постоянно сталкиваются дистрибьюторы, которые организуют массовый развоз товаров по торговым точкам. В случаи выявления брака, недостачи или пересортицы соответствующие отметки производятся в бумажной накладной. Если обработка накладных централизована и территориально производится в другом месте, выходом из ситуации может стать потоковое сканирование накладных в ECM-систему. Интеграция систем позволит связать данные в ERP-системе с образом документа, который хранится в ECM-системе. Бухгалтер, обрабатывающий накладные, получает доступ к необходимой информации (отметки и исправления) и сможет скорректировать данные в ERP-системе.

Другой сценарий интеграции систем в чем-то является зеркальным первому – это организация доступа к данным ERP-системы из ECM-приложения.

Например, в процессе согласования договора для принятия решения может потребоваться информация о результате выполнения предыдущих соглашений, информация о транзакциях между контрагентами, состоянии складских запасов и т.п. Интеграция систем позволит включить в бизнес-процесс ссылки на объекты в ERP-системе (карточки, отчеты, реестры и т.п.), что значительно упростит работу сотрудников, согласующих документ. Есть и другой вариант данного сценария, когда при согласовании счета финансовый контролер обращается к системе бюджетирования, чтобы определить, позволяет ли запланированный бюджет оплатить заявку или, наоборот, все лимиты выбраны. Как видите, примеров привести можно множество.

В приведенных сценариях ECM-система может выступать и как техническое средство управления бизнес-процессами, то есть взять на себя функции BPM (Business Process Management).

BPM-движок, или механизм оркестровки бизнес-процессами, у нее уже есть: необходимо будет разработать коннекторы (механизмы интеграции) к другим системам. Например, коннектор к выбранной erp-системе.

Другой вариант - ECM-система выступает в роли сервиса. В нашем случае это первый приведенный сценарий, когда пользователь из erp-системы получает доступ к образу документа. ECM-система предоставляет доступ к документам, то есть выступает в роли репозитория документов. Данный сценарий становится очень популярным, и производители ECM-систем разработали стандарт на интерфейс доступа к онлайн репозиторию документов – CMIS.

CMIS предлагает стандартный и универсальный механизм доступа к документам и целым классам документов через веб-сервисы, то есть через Интернет. Таким образом, при наличии прав можно получить доступ к документам, физически находящемся в другом городе или даже другой стране. Что, впрочем, является вполне обыденной практикой для транснациональных компаний.

Разумеется, полет мысли автоматизаторов бизнес-процессов ограничивается интеграционными возможностями систем. Систем, с которыми невозможна никакая интеграция, становится все меньше – обычно, это уже упомянутые нами выше legacy-системы

Если приложение поддерживает расширение, его можно доработать, чтобы оно обращалось к внешним данным, импортировало или, наоборот, экспортировало данные. Многие современные приложения имеют интерфейс программного доступа (API), который позволяет обращаться к объектам системы. Если такой возможности нет, но есть знания, как организовано хранение данных внутри системы, создается внешнее приложение, которое напрямую обращается к данным системы.

Таким образом, говорить о бессмысленности интеграции не стоит. В каждом случае необходимо определить, какая интеграция требуется, что возможно сделать и каковы будут затраты. А плюсов интеграция систем может принести немало, и приведенные примеры наглядно доказывают это.28