Безбумажный документооборот: быть или не быть?

Использование системы ECM в оптимизации бизнес-процессов может способствовать тому, что часть документации будет циркулировать только в электронном виде. Это в первую очередь коснется тех документов, которые характеризуются внутренним использованием и не требуют наличия «живой подписи»: служебные и докладные записки, планы и графики работ, внутренние технологические, методологические инструкции и стандарты.

Значительное сокращение хождения бумажных документов в рамках процессов согласования также является плюсом - все правки и доработки могут вноситься в новые версии согласуемого документа,

фиксироваться в виде комментариев в выполняемых задания на согласование, а итоговый бумажный документ появится в самом конце, когда необходимо будет поставить на него «живую» подпись.

Не все распорядительные документы, финансовые и кадровые документы на данный момент можно полностью перевести в электронный вид, как и ряд других документов, входящих в перечень типовых архивных документов. Переход к полностью безбумажному офису пока имеет ограничения, но движение идет постоянно, чему способствует и развитие законодательной базы и правоприменительной практики.

Одним из примеров такого движения является принятие закона, позволяющего обмениваться электронными счетами-фактурами, что открыло путь для внедрения обмена электронными документами между организациями, а так же контролирующими органами.15

Контрольные вопросы:

1. Опишите схему работы с входящим документом в классическом делопроизводстве.

2. Как использование штрих-кодирования может помочь в работе с документами?

3. Возможен ли переход к полностью безбумажной работе на современном предприятии?

4. Как рекомендуется проводить выдачу поручений и контроль их исполнения?

Статьи для самостоятельного изучения:

1. Управление       документооборотом       компании.    Подборка   материалов    http://ecm-  journal.ru/post/Upravlenie-dokumentooborotom-kompanii-Podborka-materialov.aspx

2. Переход к безбумажным документам и процессам. Подборка материалов и комментарии экспертов.  http://ecm-journal.ru/docs/Perekhod-k-bezbumazhnym-dokumentam-i-processam-Podborka-materialov-i-  kommentarii-ehkspertov.aspx

3. Изменения  в регламенте  документооборота    после внедрения  СЭД  http://ecm-  journal.ru/post/Izmenenija-v-reglamente-dokumentooborota-posle-vnedrenija-SEhD.aspx

4. Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе http://ecm-journal.ru/docs/Instrukcija-  po-ehlektronnomu-dokumentooborotu-Pishem-vmeste.aspx

5. Способы и организация процесса занесения документов в СЭД http://ecm-journal.ru/docs/Sposoby-i-  organizacija-processa-zanesenija-dokumentov-v-SEhD.aspx

6. Зачем делать распознавание   входящих документов?  http://ecm-journal.ru/post/Zachem-delat-  raspoznovanie-vkhodjashhikh-dokumentov.aspx

7. Подтверждение выдачи  бумажных документов - доверяй, но проверяй.  http://ecm-  journal.ru/post/Podtverzhdenie-vydachi-bumazhnykh-dokumentov---doverjajj-no-proverjajj.aspx

8. Как победить "бумажного дракона"? http://ecm-journal.ru/docs/Kak-pobedit-bumazhnogo-drakona.aspx

15http://ecm-journal.ru/docs/Praktiki-organizacii-deloproizvodstva-i-dokumentooborota-na-sovremennom-

predprijatii.aspx

16 http://ecm-journal.ru/post/Optimizacija-biznes-processov-i-skhemy-dokumentooborota-na-primere-upravlenija-   dogovorami-Podborka-materialov.aspx