Особенности договорной работы

Договорная работа - это один из тех процессов, который есть на любом предприятии, не зависимо от его статуса:

● мелком, среднем или крупном;

● коммерческом или государственном;

● производственном или обслуживающем.

Собственно бизнес, да и вообще любая хозяйственная деятельность состоит из заключения и исполнения договоров. В связи с этим, повышая эффективность управления договорами, за счет оптимизации и автоматизации работы с ними организации стремятся повысить свою эффективность, конкурентоспособность и защитить свои интересы (в т.ч. коммерческие).

Но, не смотря на всю свою значимость и внешнюю простоту, построение эффективной системы управления договорами – не простая задача. Это связано с тем, что задача управления договорами находится на стыке интересов разных подразделений и разных автоматизированных систем.

В работе с договорами обычно задействовано много подразделений организации, начиная от инициаторов договоров (специалистов отдела закупок или отдела продаж) и включая специалистов юридических служб, экономистов, службу безопасности, бухгалтерию, логистов и т.д. (зависит от структуры и особенностей организации). При этом у каждого специалиста свои интересы и соответственно он предъявляет свои требования к системе, которая должна максимально соответствовать этим требованиям, но в то же время должна обеспечивать «сквозной» бизнес-процесс.

Договорная работа включает в себя не только работу с документами, но и всю систему отношений между исполнителем и заказчиком. При этом требования к системе управления договорами со стороны исполнителя/продавца и со стороны заказчика/покупателя могут отличаться. Для продавца важным является выстроить процесс на этапе предшествующем непосредственной продаже, соответственно его система должна обладать кроме всего прочего функциями CRM-системы. Покупатель уделяет большее значение функциям учета и контроля (например, контроля бюджетов), поэтому для него важно, чтобы в системе управления договорами присутствовали функции систем бюджетирования и ERP-систем. В связи с этим возникает необходимость работать как с неструктурированной (тексты договоров, приложений, писем и т.д.) так и со структурированной информацией (справочники для контроля по статьям бюджетам, проверка текущей задолженности и т.д.). Как следствие необходимость задействования в системах управления договорами функционала различных  классов  систем  (CRM, ECM, ERP и т.д.).

Как отмечалось ранее, договорная работа это, по сути, основа деятельности практически любой организации. Соответственно от того насколько эффективно будет выстроена система управления договорами в организации во многом зависит и эффективность работы самой организации. И здесь также есть противоречия, которые необходимо учитывать. С одно стороны важно как можно быстрее принимать решения и реагировать на изменения, иначе можно просто потерять партнера. С другой стороны не менее важно ответственно подходить к каждому этапу договорной работы, взвешивать все риски, документировать все договоренности, защищать собственные интересы, соблюдать требования и регламенты договорной работы, иначе возможна не только потеря денег, но более серьезные последствия.

Исходя из вышесказанного, попробуем сформулировать требования к системе управления договорами. Система должна:

● поддерживать все этапы договорной работы (от переговоров до закрытия);

● соответствовать требованиям регламентов работы с договорами, установленными в организации;

● обеспечивать  потребности  сотрудников  различных  подразделений  организации,  предоставлять необходимую информацию, помогать в принятии решений;

● обеспечивать сохранность и защиту информации;

● обладать достаточной гибкостью для возможности организации работы со всем многообразием типов договоров.

Существует три принципиальных подхода к реализации системы управления договорами:

1. Разработка системы непосредственно под требования конкретной организации. Этот подход достаточно дорог и подходит далеко не любой организации.

2. Разработка системы, когда за основу берется и дорабатывается система какого-либо класса (например, ECM или ERP). При этом в системе реализуются функции систем других классов.

Этот подход выглядит на первый взгляд менее затратным, но в связи с тем, что специфичны требования к системам различных классов, специфичны и требования к архитектуре этих систем. Соответственно итоговое решение очень сильно может ограничиваться архитектурой той системы, на базе которой оно было построено.

3. Несколько тесно интегрированных между собой систем различных классов. Это наиболее часто реализуемый подход, позволяющий с одной стороны использовать специфический функционал каждой из систем, а с другой стороны организовать единое информационное пространство внутри организации. Наиболее часто используемая комбинация, это взаимодействие ECM и ERP систем.

В любом случае, при разработке систем управления договорами важно понимать, функции каких классов систем наиболее полно удовлетворяют требованиям организации и где проходят «границы» между функционалом этих систем. При этом важно отметить, что для того чтобы построить эффективную систему работы вовсе не обязательно внедрять в организации сразу несколько систем. Большинство современных систем, вне зависимости от того к какому классу они относятся «умеют» выполнять и смежные функции.