Пример автоматизации бизнес-процесса

Как уже отмечалось ранее, наиболее часто, для автоматизации процесса управления договорами используется связка ECM-систем или системы электронного документооборота (СЭД) с ERP-системами. Это позволяет организовать сквозной процесс работы с договором (см. Рис. 2).

Рис. Система управления договорами

Для большинства организаций, с учетом того что в ECM-системе или в СЭД может быть реализован модуль, поддерживающий взаимодействие с клиентами, то такая комбинация позволяет эффективно покрыть требования к системе управления договорами и удовлетворить всех заинтересованных лиц.32

Контрольные вопросы:

1. Опишите схему работы с договором с использованием СЭД и ERP-системы.

2. Назовите основные этапы жизненного цикла договора.

3. Какие есть требования для организации этапов согласования и подписания?

Статьи для самостоятельного изучения:

1. Как ЕСМ-система зависит от структуры компании? http://ecm-journal.ru/docs/Kak-ESM-sistema-zavisit-ot-  struktury-kompanii.aspx

2. управление  договорами  –  на  стыке  интересов  и  технологий  http://ecm-journal.ru/docs/Upravlenie-  dogovorami--na-styke-interesov-i-tekhnologijj.aspx

3. Спасательный круг для управления договорами в СЭД  http://ecm-journal.ru/post/Spasatelnyjj-krug-dlja-  upravlenija-dogovorami-v-SEhD.aspx

31 Пролонгация — продление срока действия чего-либо, какого-либо процесса. http://ru.wikipedia.org

32 http://ecm-journal.ru/docs/Rol-ECM-sistem-v-upravlenii-dogovorami.aspx

Тема 9. Электронная подпись

План:

1. Общие понятия

2. Схема подписания и проверки ЭП

3. Виды электронных подписей

4. Для чего нужна ЭП

5. Преимущества использования ЭП

6. Законодательство об ЭП и правовое поле обмена ЮЗЭД

Общие понятия

Электронная подпись (до 1 июля 2013 года – электронная цифровая подпись – ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. (Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Фактически электронная подпись представляет собой реквизит электронного документа, который позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭП. Значение реквизита получается в результате  криптографического  преобразования  информации  с использованием закрытого ключа ЭП.

Составляющими и связанными понятиями с электронной подписью являются:

● ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;

● ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи;

● сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром33 либо доверенным лицом удостоверяющего  центра  и  подтверждающие  принадлежность  ключа  проверки  электронной

подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.

Согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи», имеет место деление на:

● простую электронную подпись;

● усиленную неквалифицированную электронную подпись;

● усиленную квалифицированную электронную подпись.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, логинов/паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Важным свойством простой электронной подписи является отсутствие возможности проверить документ на предмет наличия изменений с момента подписания.

Усиленной неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая: получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания; создается с использованием средств электронной подписи. Простые и усиленные неквалифицированные подписи заменяют подписанный бумажный документ в случаях, оговоренных законом  или  по  согласию  сторон.  Например,  простые  подписи  могут  использовать  граждане для отправки сообщений органам власти. Усиленная подпись также может рассматриваться как аналог документа с печатью.

Усиленной квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам: ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Эта подпись заменяет бумажные документы во всех случаях, за исключением тех, когда закон требует наличия исключительно документа на бумаге. С помощью таких подписей вы сможете организовать юридически значимый электронный документооборот с партнерскими компаниями, органами государственной власти и внебюджетными фондами.

На данный момент имеет широкое распространение понятие электронно-цифровая подпись. До 1 июня 2013 года оставался в силе закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Эксперты приравнивают

33 Удостоверяющий центр – это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом; Источник: Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи».

электронно-цифровую подпись, определение которой было дано в законе №1-ФЗ к усиленной квалифицированной электронной подписи в новом законе. При этом сертификаты ЭП остаются в  действии до 31 декабря 2013 года.