Архитектурные требования к ERP- и ECM-системам

Ключевым требованием к архитектуре ERP-систем и оборудованию является скорость одновременного создания документов и справочной информации сотнями пользователей, поскольку это определяет актуальность текущей информации о хозяйственной деятельности предприятия и фактически от этого напрямую зависит «самочувствие» компании. Требования к объемам информации и хранению ниже, чем у ECM-систем: хранение фискальной информации, планов и практически всех документов в ERP- системах может быть ограничено действующими сроками давности. Отчетные документы, а также плановые и фактические данные, предназначенные для анализа, могут быть вынесены в отдельные хранилища — в те же ECM или OLAP-системы.

Для ECM-систем требования к архитектуре и оборудованию смещаются в сторону  одновременной работы пользователей с большими массивами информации, поскольку объем одного документа, который рассматривается как атомарный элемент системы, в зависимости от задач может достигать нескольких  гигабайт  (медиаинформация,  конструкторская  документация  и  т.  д.).  Существенно

28 http://ecm-journal.ru/post/Ispolzovanie-integrirovannogo-reshenija-SEhD--ERP.aspx

повышаются требования к возможностям поиска, надежности хранения, поддержке объемов хранимой информации.

В результате в ECM-системах особым образом выделяется понятие хранилища. Разные типы хранилищ предназначаются для разных типов неструктурированной информации, либо для различных стадий жизненного цикла документов. Например, после устаревания документ может перемещаться в долгосрочное хранилище на более дешевые носители (и здесь возникают задачи интеграции ECM- систем со специализированным оборудованием).

Автоматизация бизнес-процессов, являющаяся неотъемлемой частью ECM, также во многом определяет архитектуру ECM-решений и предъявляет свои требования к скорости обработки потоков работ, возможностям автоматизации отдельных шагов, средствам настройки маршрутов.

Стоит обратить внимание и на собственно пользователей системы. Для многих организаций системой, которая охватывает большинство задач всех сотрудников, будет именно ECM, а не ERP. Это государственные организации, управляющие компании, рекламные агентства, проектные институты и др. Для них основной производственный инструмент — это не система управления складами, производственным оборудованием и расчетом себестоимости, а система работы с неструктурированными документами.

У ECM есть неплохие шансы стать платформой, на которой будет строиться управление предприятием, по крайней мере для некоторых типов организаций. По данным Gartner, доля неструктурированной информации в западных компаниях превышает 80 %; по статистике компании Directum, эта доля достигает уже 65—70 % в российских компаниях. Характерно, что скорость роста объемов неструктурированных данных значительно выше, и со временем эти данные будут преобладать. Как следствие, будет расти значение и роль ECM-систем, поэтому следует развивать корпоративное ECM- решение, включая в него функции, присущие другим классам систем, в частности управление совещаниями, договорами, взаимодействием с клиентами, поддержку менеджмента качества, управление обращениями граждан, веб-контентом, Service Desk и т. д. Все больший вес приобретают задачи управления записями (ведение различных протоколов, журналов, списков, например, списков дефектов, обращений и пр.), иными словами — процессы структуризации неструктурированной информации в рамках ECM-системы.

Таким образом, ERP и ECM используют во многом разные подходы и оперируют разной информацией, и объединять эти системы в одну — занятие малоперспективное. Однако если стоит задача минимизировать затраты на ECM-функционал (обычно на первом этапе), то такой подход вполне допустим. При этом нужно учитывать и снижать риски подобного решения: «самописные» модули управления документами будут не такими качественными, как готовые решения от поставщика или партнеров; ECM-функционал в ERP-системах будет заведомо ниже, чем в специализированных ECM- системах, а функции работы с контентом будут не слишком активно развиваться и поддерживаться поставщиком ERP-решения. Кроме того, потенциальный объем управляемых неструктурированных документов при таком подходе уменьшится.