Жизненный цикл договора

Для того чтобы правильно распределить функции между системами и определить их роли нужно проанализировать жизненный цикл договора (см. Рис. 1).

Рис. Жизненный цикл договора

1. «Переговоры». Данный этап предшествует непосредственному заключению договора, он связан с проведением встреч, переговоров согласованием предварительных условий и формированием предварительных договоренностей. Соответственно на первый план здесь выходят функции управления взаимодействием с клиентами (управление контактами, планирование встреч и т.д.). Все эти функции имеют непосредственное отношение к CRM-системам. Но при этом также важно учесть, что на этом этапе может появляться большое количество разнообразной неструктурированной информации (протоколы переговоров, письма, предложения, тендерная документация и т.д.), которой нужно уметь управлять, хранить, согласовывать и т.д. А это уже функционал ЕСМ-систем.

2. «Подготовка проекта договора». Договоры можно разделить на три группы:

● «Неизменные». Договоры (публичные оферты), которые содержат ограниченный и заранее предопределенный набор условий (параметров договора), которые, как правило, не подлежат корректировки. Таких договоров в организации может быть достаточно много, но они не требуют больших затрат времени на составление согласование.

● Типовые. Договоры, составленные на основе шаблонов. Для подготовки таких договоров часто используется механизм автоматического или полуавтоматического создания, когда текст документа формируется за счет подстановки в шаблон определенных инициатором условий.

● Произвольной  формы.  Договоры,  для  которых  нет  разработанных  шаблонов  в  силу  их уникальности или редкости.

Для автоматизации подготовки и предварительного согласования договорных документов можно использовать функционал ECM-систем, но при этом, как правило, на данном этапе также возникают дополнительные задачи:

● необходимость контроля сделки, по статьям бюджетам:

● проверка контрагента службой безопасности;

● и т.д.

Для автоматизации этих задач используется функционал специализированных систем (бюджетирования, ERP, и т.д.).

3. «Согласование» и «Подписание». Как правило, для согласования договорных документов в организации разрабатываются специальные регламенты, в которых маршрут  согласования определяется в зависимости от условий договора (вид сделки, сумма, контрагент и т.д.). На этих этапах, кроме непосредственно движения документов, важно организовать:

● возможность работы с версиями документов (их может появляться очень много, особенно по документам произвольной формы);

● обеспечить доступ к документам всем специалистам, участвующим в согласовании (при этом сохранить требуемый уровень конфиденциальности);

● обеспечить возможность отправки и получения документов контрагентам. Все эти требования в полной мере покрываются функционалом ECM-систем.

4. «Исполнение». Данный этап, как правило, самый протяженный по времени. Здесь важно контролировать сроки и движение денежных средств и других ресурсов, но не только это. На этом этапе формируется сопроводительная (заявки на отгрузку, накладные и т.д.) и бухгалтерская документация (акты, счета), кроме того не редки случаи оформления дополнительных соглашений и приложений к ранее согласованным договорам. В связи с этим на данном этапе, пожалуй, как ни на каком другом важно выстроить качественную взаимосвязь между системами (если управление договорами реализуется посредством нескольких систем). Для того чтобы изменения вносимые в одну систему могли оперативно отображаться в других системах.

5. «Закрытие» и «Хранение». Часто этим этапам не уделяют должного внимания. В результате могут возникать ситуации, когда, например, услуги оказываются после истечения сроков договора и т.п. После выполнения обязательств или после истечения сроков договора необходимо отразить эти факты в используемых системах:

● оповестить исполнителей;

● выполнить предусмотренные регламентом мероприятия;

● передать договорные документы для архивного хранения.

6. «Пролонгация». 31  Если договор содержит опцию пролонгации, то при достижении сроков продления договора важно уведомить всех заинтересованных лиц. Это позволит снизить риск потерь связанных с изменением условий договора и изменением ситуации на рынке (возможно на данный момент появились более выгодные предложения).