Юридически значимый документ

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" даѐт следующее определение юридической силы документа (юридической значимости документа): «юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую значимость (силу) электронному документу (как и бумажному) придают следующие условия: во-первых, наличие в документе обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов, во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода, в-третьих, гарантия целостности и подлинности.

Электронная подпись как реквизит электронного документа решает задачу гарантии целостности, подлинности документа и авторства подписи электронного документа.

Надежность ЭП

Технология электронной подписи очень надежна и обеспечивает целостность передаваемого документа, его защиту от изменений (подделки) документа, невозможность отказа от авторства и доказательное подтверждение авторства документа; подделать электронную подпись при соблюдении порядка ее использования практически невозможно.

По сравнению с подписью и печатью на бумажных документах, электронная подпись более надежна; подделать бумажные документы сейчас значительно проще. Технология электронной подписи использует асимметричные схемы криптосистем с открытым ключом.

Для чего нужна ЭП?

Электронная подпись нужна всем, кто стремится юридически заверять свою деятельность в цифровом виде, поскольку является полноправным аналогом собственноручной подписи и печати. Если вы работаете с электронными документами, участвуете в электронных торгах, заказываете государственные услуги в на портале Госуслуг, отправляете платежные поручения через клиент-банк или используете электронную отчетность – вам нужна электронная подпись.

Электронный документооборот. Основной областью применения ЭП является обмен документами в электронном виде. Технология широко используется в системах электронного документооборота различного назначения: внешнего и внутреннего обмена, организационно-распорядительного, кадрового, законотворческого, торгово-промышленного и прочего. Это продиктовано главным свойством электронной подписи - она может быть использована в качестве аналога собственноручной подписи и/или печати на бумажном документе.

Во внутреннем документообороте ЭП используется, как средство визирования и утверждения электронных документов в рамках внутренних процессов. Например, во время согласования договора директор подписывает его ЭП, что значит, что договор утвержден и может быть передан в исполнение.

При построении межкорпоративного документооборота наличие ЭП является критически важным условием обмена, поскольку является гарантом юридической силы. Только в этом случае электронный документ может быть признан подлинным и использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах. Подписанный усиленной электронной подписью документ также может длительное время храниться в цифровом архиве, сохраняя при этом свою легитимность.

Государственные услуги. Электронная подпись выдается физическому лицу – гражданину Российской Федерации. С ее помощью гражданин может заверять документы и заявления, отправляемые в ведомства в электронном виде, а так же получать подписанные письма и уведомления о том, что обращение принято на рассмотрение от соответствующих органов власти.

Пользователь имеет возможность подписать электронной подписью заявление, отправляемое в орган исполнительной власти (при готовности органа исполнительной власти принимать заявления, подписанные электронной подписью). При реализации этого механизма используются отечественные стандарты ЭП (ГОСТ Р 34.11-94, ГОСТ Р 34.10-2001) и применяются сертифицированные в системе

сертификации ФСБ России средства криптографической защиты информации, такие как «Aladdin e- Token ГОСТ» и «КриптоПро CSP», что дает основания считать данную подпись усиленной квалифицированной электронной подписью (Источник: портал Госуслуги).

С 1 января 2013 года гражданам выдается универсальная электронная карта, в которую встроена усиленная квалифицированная электронная подпись.

Универсальная электронная карта (УЭК) – пластиковая карта, представляющая собой уникальное идентификационное средство гражданина. Основное предназначение УЭК - дистанционный заказ, оплата и получение государственных услуг. В идеале карта заменяет множество документов, в том числе медицинский полис и страховое пенсионное свидетельство, объединяя  идентификационную карту, электронный кошелѐк с привязкой к банковскому счету, электронную подпись и даже проездной билет.

Электронные торги. Электронная подпись необходима поставщикам на государственных и коммерческих площадках. Электронные торги проходят на специальных площадках, это удобно, это конкурентно и позволяет значительно снижать закупочную стоимость услуг или товаров. В 2010 году был запущен федеральный сайт zakupki.gov.ru, теперь каждый муниципалитет и субъект РФ будет обязан размещать соответствующую оферту только на этом сайте.

Электронная отчетность для контролирующих органов. Современный подход к сдаче отчетности через интернет состоит в том, что клиент может выбрать любой удобный для себя способ: отдельное ПО, продукты семейства 1C, порталы ФНС, ФСС. Основа этой услуги - сертификат электронной подписи, который должен быть выпущен надежным удостоверяющим центром, метод же отправки не имеет решающего значения. Такая подпись нужна для придания документам юридической значимости.

Гарантия авторского контента и качества. Электронная подпись широко применяется для подписи любого цифрового контента, в частности, для подписи программ, их модулей или плагинов. Благодаря подписи пользователь может быть уверен, что он получает авторский контент, а его использование легально и безопасно для его компьютера.