Обмен электронными документами с ЭП

Уже сейчас организации и компании могут наладить обмен юридически значимыми электронными документами (далее ЮЗЭД). Такой обмен имеет существенные преимущества перед бумажной формой:

● Быстрый  срок  доставки  документов  (вне  зависимости  от  адреса  контрагента):  в  десятки  раз меньше, чем срок доставки бумажных документов.

● Сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей ЮЗЭД между контрагентами: подготовка и передача юридически значимых документов в электронной форме по стоимости меньше передачи документов в бумажной форме.

И это еще не все! Из данных преимуществ следуют реальные экономические выгоды:

● Быстрый обмен документами позволяет ускорить бизнес-процессы компаний (например, по заключению и актированию сделок), что в свою очередь увеличивает скорость оборота денежных средств, т.е. позволяет больше заработать за тот же самый период времени.

● Сокращение  издержек  на  подготовку  и  передачу  документов  экономит  денежные  средства, которые можно направить на решение других задач.

● Быстрый  обмен  ЮЗЭД  и  гарантии  их  доставки  позволяют  вовремя  подавать  отчетность  в налоговые органы и НДС к вычету, что также позволяет оставлять денежные средства в обороте.

● Электронная форма документов облегчает процедуру обработки документов и позволяет ее существенно автоматизировать, что положительно влияет на скорость обработки документов в целом.

Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

Для межкорпоративного обмена, согласно действующему законодательству, например, можно использовать следующие виды документов:

● письма (требующие юридической значимости);

● договоры;

● счета;

● товарные накладные;

● товарно-транспортные накладные;

● акты выполненных работ и оказания услуг;

● акты сверки взаиморасчетов;

● счета-фактуры.

Рассмотрим варианты взаимодействия, при которых возможен обмен ЮЗЭД.

Обмен электронными документами между компаниями. Чтобы наладить межкорпоративный документооборот юридически значимыми электронными документами (далее – ЮЗЭД) необходимо решить задачи:

1. Подписание и отправка ЮЗЭД контрагентам.

2. Приѐм и проверка подписи ЮЗЭД от контрагентов.

3. Создание, хранение (в том числе архивное), поиск и обработка ЮЗЭД.

4. Обеспечение юридической значимости документов в процессе архивного хранения.

Первые две задачи отлично решают сервисы обмена ЮЗЭД под управлением операторов электронного документооборота. При выборе сервиса необходимо обратить внимание на следующие факторы:

● наличие необходимых лицензий у оператора сервиса обмена;

● возможности  интеграции  сервиса  обмена  с вашими  корпоративными информационными системами;

● и конечно предлагаемые варианты тарификации передачи ЮЗЭД.

Для решения двух других задач идеально подходят системы электронного документооборота, т.к. там уже есть необходимый функционал проверенный временем, например, система DIRECTUM. В случае, если документы изначально создаются и обрабатываются в учѐтной системе, то системы электронного документооборота могут быть интегрированы с ними для приѐма-передачи необходимых данных.

При отсутствии СЭД вышеуказанные задачи могут быть отчасти решены либо решениями от оператора сервиса обмена и интегрироваться с бухгалтерскими программами или ERP-системами с выполнением дополнительных условий. Следует обратить внимание на следующие факторы:

● используемые на текущий момент в компании корпоративные информационные системы (далее – КИС) и их функциональные возможности применительно к решению задач межкорпоративного документооборота;

● возможности интеграции КИС и Сервиса обмена;

● стоимость проекта подключения ваших КИС к Сервису обмена;

● и комплексное решение всех необходимых задач на базе КИС.

Хранение документов с ЭП

Срок действия сертификата проверки ключа подписи, как правило, составляет один год, а срок хранения первичных бухгалтерских документов не меньше пяти лет. В момент проверки электронной подписи потребуются доказательства того, что при подписании документа сертификат был действителен. Решением данной проблемы служит использование специального формата подписи – усовершенствованная электронная подпись.

Усовершенствованная электронная подпись позволяет обеспечить:

● Доказательное подтверждение момента создания электронной подписи.

● Доказательное  подтверждение  действительности  сертификата  ключа  электронной  подписи  на момент создания электронной подписи.

● Архивное хранение юридически значимых электронных документов.

В момент подписания документа электронной подписью будет проставляться штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата обосновано доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.