Проверка расчетов с подотчетными лицами

Законодательные и нормативные акты:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010)).

3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010)).

4. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001.

5. Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (Положение ЦБ РФ № 266-П от 24.12.2004 ред. от 14.01.2015).

6. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ 13.10.2008 ред. от 29.07.2015).

7. Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404) и т.д.

1 этап. Соответствие выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам.

Организация может выдавать наличные денежные суммы под отчет на хозяйственно- операционные расходы. Не разрешена выдача подотчетных сумм лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее предоставленные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

Источники информации: ведомости аналитического учета по счету 71, приказы о выдаче денег под отчет, о направлении в командировку, заявления о выдаче денег под отчет с разрешительной резолюцией руководства.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов, опрос.

Типичные нарушения:

- Выдача подотчётных сумм без документального основания.

- Выдача подотчётных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее полученные суммы.

- Выдача подотчётных сумм лицам, не являющимся работниками организации.

- Систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу.

2 этап. Правильность оформления, своевременность представления авансовых отчетов, соответствие приложенных к ним документов нормативным требованиям.

Работники, получившие денежные средства на командировку обязаны отчитаться по подотчетным суммам, по российским командировкам в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки, с момента трех рабочих дней с момента возвращения из командировки, по заграничным командировкам в течение 10 рабочих дней (согласно порядку).

Срок возврата подотчетных сумм выданных на хозяйственные расходы, устанавливается приказом руководителя организации.

Для отчета по выданным под отчет суммам подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет. К нему должны быть приложены первичные документы, подтверждающие факт расходования полученных сумм (кассовые и товарные чеки), проездные билеты, счета и счета-фактуры, оплаченные багажные квитанции, прочие оплаченные документы строгой отчетности.

Источники информации: авансовые отчеты (форма АО-1) с приложенными к ним первичными документами.

Аудиторская процедура: просмотр документов.

Типичные нарушения:

- Списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы, неправильно оформлены.

- Списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов.

- Списание подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

3 этап. Правильность оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов.

При направлении работника в командировку должно быть оформлено командировочное удостоверение, служебное задание, приказ о направлении работника в командировку, расходный кассовый ордер.

Согласно положению, работнику должен быть выдан аванс.

При командировке работнику возмещаются следующие расходы: суточные, по найму жилого помещения, на проезд, иные расходы, произведенные с разрешения работодателя.

Источники информации: форма АО-1, то есть авансовые отчеты с приложенными к ним командировочными удостоверениями и иными подтверждающими документами, служебные задания и отчеты об их выполнении, локальные нормативные акты (положения, приказы, устанавливающие порядок и размер возмещения командировочных расходов).

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов, опрос, подтверждение.

Типичные нарушения:

- Отсутствие командировочных удостоверений.

- Отсутствие в командировочных удостоверениях отметок: «прибыл, убыл».

- Несоответствие маршрута командирования, длительности сроков пребывания в командировке данным, указанным в командировочном удостоверении.

- Возмещение командировочных расходов сверх установленных норм при отсутствии локального нормативного акта (положения, приказа)

4 этап. Соответствие установленному порядку операций, совершаемых с использованием платежных (корпоративных) карт.

Согласно порядку, установленному ЦБ РФ, организация (через свое отчетное лицо) может осуществлять с использованием платежных карт след. Операции: (оплата, либо получение наличных денег для оплаты), в валюте РФ, хозяйственных командировочных и представительских расходов, оплата (либо получение наличных денег для оплаты) в иностранной валюте за пределами РФ командировочных и представительских расходов.

Источники информации: обороты счета 55, авансовые отчеты.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документа.

5 этап. Правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражения в бухгалтерской отчётности задолженности по расчетам.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись на счете 71 по каждой сумме выданной под отчет.

Подотчетные суммы, не возвращенные в срок должны быть списаны со счета 71 на счет 94. А далее со счета 94 на счет 73.

Источники информации: карточка и ведомость аналитического учета счета 71 бухгалтерской отчетности.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов.