Порядок работы на контрольно-кассовой технике (ККТ)

Перед началом работы с ККТ ознакомьтесь с документом "Инструкция пользователям в магазинах - ФР АТОЛ 55Ф краткая инструкция", находящемся на нашем корпоративном сайте. Далее руководство по подключению и работе с ККТ.

 

Подключение и установка новой ККТ

       Распаковываем и устанавливаем ККК у кассового компьютера. Подключаем ККТ к внешнему сетевому адаптеру через разъем 1 (см. рисунок 4).

Подключение к компьютеру осуществляется кабелем USB A-B. У ККТ используем разъем 4, в компьютере любой свободный разъем. Если в отделе планируется продажа товаров, то лучше подключать ККТ к компьютеру с подключенным сканером штрих-кода.

       Заправляем бумагу в ККТ (см. рисунок 6).

Документы, которые должны уметь оформлять кассиры в магазинах:

ПКО – приходный кассовый ордер

РКО – расходный кассовый ордер

Заявление на возврат

Объяснительная

Кассиры должны знать по какой кассе ККМ в 1С проводятся продажи товара, услуг:

1 отдел – Услуги

2 отдел – Продажа товара

3 отдел – ---------

4 отдел – ---------

5 отдел – Продажи Pick Point, Озон

6 отдел – Продажи B2C

7 отдел - Продажи DHL

8 отдел – Активация подарочной карты

9 отдел – Продажи Boxberry

Порядок работы в 1С

 

           При запуске 1С, ККТ должна быть включена. В противном случае оборудование работать не будет.

 

Открытие смены на ККТ

 

           Открытие смены на ККТ происходит автоматически, с пробитием 1-го чека на ККМ. Перед началом работы рекомендуется снять на ККТ "Отчет о смене без гашения", чтобы убедится, что за предыдущий день смена была закрыта правильно. Раздел "Отчет о состоянии счетчиков" должен показывать только нулевые суммы.

           Если оказалось, что смена не закрыта за предыдущий день – необходимо повторить закрытие смены до начала работы.

 

Продажа товаров

 

1. Создаем чек ККМ.

2. Подбираем товар.

3. Указываем необходимые скидки.

4. Выбираем вид оплаты.

5. Если клиент высказал пожелание получить копию чека на телефон или электронную почту, то нажимаем на соответствующую кнопку "отпр.email" или "отпр.тел". Отправку копий чеков осуществляет оператор фискальных данных (ОФД) после пробития чека на ККТ и поступления его в базу ОФД.

6. Нажимаем "ОК".

7. Напечатанный чек отдаем клиенту. Если клиент пожелал получить электронную копию чека уже после его пробития, то это можно сделать только с сайта ФНС www.nalog.ru или с помощью приложения на смартфоне, которое считывает QR-код напечатанный на чеке.

 

 

 

Оформление сторонних услуг и активации подарочных карт

1. Создаем чек ККМ.

2. Подбираем нужную услугу.

3. Указываем стоимость.

4. Если чек оформляется не на кассовом компьютере:

1) Закрываем чек кнопкой "Закрыть". 

2) На вопрос "Данные были изменены. Сохранить изменения?", отвечаем "Да".

3) Чек сохраняется, но у него отсутствует отметка о проведении и флаг "Чек пробит".

4) Подходим к кассовому компьютеру и открываем сохраненный чек.

5. Выбираем вид оплаты, если допускается другой вид оплаты кроме наличных.

6. Если клиент высказал пожелание получить копию чека на телефон или электронную почту, то нажимаем на соответствующую кнопку "отпр.email" или "отпр.тел". Отправку копий чеков осуществляет оператор фискальных данных (ОФД) после пробития чека на ККТ и поступления его в базу ОФД.

7. Нажимаем "ОК".

8. Напечатанный чек отдаем клиенту. Если клиент пожелал получить электронную копию чека уже после его пробития, то это можно сделать только с сайта ФНС www.nalog.ru или с помощью приложения на смартфоне, которое считывает QR-код напечатанный на чеке.

 

Оформление услуг

Все чеки оформляются только из документа "Заказ"!!!

 

1. Оформляем заказ. Нажимаем кнопку "К оплате" или "Предоплата".

2. Если оформляется предоплата по заказу, то указываем нужную сумму.

3. Если чек оформляется не на кассовом компьютере:

1) Закрываем чек кнопкой "Закрыть". 

2) На вопрос "Данные были изменены. Сохранить изменения?", отвечаем "Да".

3) Чек сохраняется, но у него отсутствует отметка о проведении и флаг "Чек пробит".

4) Подходим к кассовому компьютеру и открываем сохраненный чек.

4. Выбираем вид оплаты.

5. Если клиент высказал пожелание получить копию чека на телефон или электронную почту, то нажимаем на соответствующую кнопку "отпр.email" или "отпр.тел". Отправку копий чеков осуществляет оператор фискальных данных (ОФД) после пробития чека на ККТ и поступления его в базу ОФД.

6. Нажимаем "Ок".

7. Напечатанный чек отдаем клиенту. Если клиент пожелал получить электронную копию чека уже после его пробития, то это можно сделать только с сайта ФНС www.nalog.ru или с помощью приложения на смартфоне, которое считывает QR-код напечатанный на чеке.

 

Закрытие смены на ККТ

1. В журнале чеков ККМ, проверяем, чтобы все чеки имели отметку о проведении и флаг "Чек пробит".

· Чек Б8-00000306 не проведен и не пробит на ККТ. При закрытии смены чек не будет добавлен в отчет о розничных продажах. В отчете ККТ так же будет отсутствовать, так как чек не пробит.

· Чек Б8-00000308 проведен и пробит на ККТ.

· Чек Б8-00000307 не проведен, но пробит на ККТ.

2. Снимаем с ККТ "Отчет о смене без гашения".

3. Сверяем данные "Отчета о смене без гашения" с данными "Отчета по чекам Нал/БК/ПК/Акция/Кредит".

4. Сверяем с данными личных кабинетов, количеством квитанций, правильность отражения сумм, которые относятся к ПикПойнту, В2С, DHL, Boxberry, Озону, если они есть. При расхождениях, исправляем ошибки.

 

Только после вышеуказанных проверок кассир-операционист производит закрытие кассовой смены.

Если кассир, закрывающий кассовую смену, не смог исправить возникшие ошибки, он обязан сообщить об этом инциденте своему директору. Директор магазина в течение следующего дня должен предпринять все возможные меры для устранения ошибок и представить объяснения по этому поводу в письме бухгалтеру.

 

5. Если на кассовой ленте ККТ присутствует полоса, сигнализирующая о том, что рулон заканчивается, то перед закрытием смены нужно заменить бумагу.

6. Открываем обработку "Закрытие кассовой смены". Проверяем, чтобы журнал чеков был открыт, в противном случае отчет по ККТ снят не будет.

7. Нажимаем "Закрыть смену". В 1С должны сформироваться "Отчеты о розничных продажах", а из ККТ должен выйти Отчет о состоянии счетчиков ККТ с гашением".

8. Если из ККТ не вышел отчет, нужно проверить: открыт ли журнал чеков, и запустить обработку закрытия смены повторно.

9. Закрываем сформированные отчеты о розничных продажах в 1С. Заходим в журнал отчетов о розничных продажах и проверяем наличие отметки о проведении у всех документов за текущий день (зеленая «галочка» на иконке документа). В случае невозможности провести отчет о розничных продажах за текущую смену, сообщить письмом директору магазина и в розничный отдел.

10. Отчет о смене без гашения на утро, Z-отчет, заполненные ПКО, РКО, заявления, объяснительные и другие бухгалтерские документы кассир-операционист складывает в файл и отправляет в бухгалтерию.

 

Фамилия и имя пользователя для печати на чеке ККТ получает из данных учетной записи 1С. Поэтому пользователь "Консультант _..." не настроен для работы с ККТ. На кассовых компьютерах необходимо заходить в 1С по именным аккаунтам.

 

Эксплуатация ККТ в течение смены

В течение смены кассир-операционист:

Ø принимает наличную и безналичную выручку, поступающую в оплату за реализованные товары (работы, услуги);

Ø выдает наличные из кассы при возврате товаров покупателям (отказе клиентов от работ, услуг).

 

Алгоритм действий при возврате покупателем товара, работ, услуг:

1) Возьмите от клиента заявление на возврат.

2) Независимо от того, когда покупатель возвращает товар, услугу, на онлайн-ККТ пробейте чек с признаком «возврат прихода», если применяете фискальный регистратор, то в 1С проведите чек на возврат.

Это нужно делать, как при возврате в день покупки, так и когда возврат оформляете спустя какое-то время (например, на следующий день или через неделю).

 

Организация-продавец обязана заменить товар, услугу или вернуть деньги покупателю, если он предъявил, хотя бы один из следующих документов:

Ø кассовый чек;

Ø товарный чек;

Ø иной документ, который подтверждает оплату.

 

Когда покупатель не сможет предъявить ни один из этих документов, он вправе сослаться на свидетельские показания, чтобы подтвердить факт покупки товара, услуг у продавца.

Если любым из этих способов покупатель сможет доказать, что он купил товар, услугу у данного продавца, организация должна будет заменить товар, услугу или вернуть деньги.

При возврате денег на онлайн-ККТ, если фискальный регистратор, то в 1С, оформите чек на возврат. При этом не важно, покупатель возвращает товар, услугу надлежащего качества или нет. Чек через оператора фискальных данных поступит в налоговую инспекцию. Возврат сделайте по кассовому чеку покупателя. Поскольку вы возвращаете покупателю наличные, не забудьте также оформить РКО на сумму возврата (допускается выписывать общий расходный ордер на всю сумму возвратов за смену, в этом случае получателем денежных средств указываете кассира).