Глава 5. Текстовый процессор Microsoft Word 2000

Возможности Microsoft Word

 

Текстовый процессор Microsoft Word предназначен для создания, просмотра, редактирования и форматирования документов.

Современные средства информационной технологии позволяют определить документ как совокупность данных, характеризующей и описывающей некоторый объект. Содержимое документа уже не ограничивается лишь тем, что можно распечатать на бумаге. Объектом и способом представления информации могут быть: текст, таблица, графика, диаграмма, видео, клип, звук и анимация. Часть этих объектов, такие как аудио, видео и анимация отображаются в документе в виде специальных значков. Все эти объекты легко активизируются непосредственно из документа: двойным щелчком мыши можно просмотреть видео, клип, прослушать музыку или запустить программу.

Важным преимуществом Microsoft Word является возможность получения в печатной копии в точности того, что изображено в окне документа на экране. Эта возможность реализуется на уровне операционных систем посредством технологии WYSIWYG. Кроме этого текстовый процессор поддерживает механизм связывания и внедрения объекта OLE-2.

Microsoft Word-2000 обеспечивает выполнение следующих функций:

§ огромный набор средства ввода, редактирование и форматирование текста;

§ широкие возможности работы с графической и иной информацией;

§ открытие и сохранение документов во множестве форматов;

§ компоновка в документе информации из различных источников;

§ объединение усилий при работе над сложным документом нескольких пользователей, работающих на разных машинах в локальной сети или Internet;

§ средства программирования и автоматизации действий пользователя.

Все эти функции обработки разнообразных данных требуют наличия значительных вычислительных возможностей. Именно поэтому Microsoft Word называется текстовым процессором.

 

Версии и системные требования MS WORD 2000

 

Со времени создания Microsoft Word в 1983 году был выпущен целый ряд версии текстового процессора для различных операционных систем – MS DOS, 0S/2, Windows, Macintosh OS.

Имеются следующие версии Microsoft Word для операционной системы Windows:

§ Microsoft Word 6.0, появился в 1994 году для операционной среды Windows-3x;

§ Microsoft Word-95 (Word 7.0), создавался в 1995 году в составе пакета MS Office – 95 под операционную систему Windows – 95;

§ Microsoft Word–97 (Word 8.0), вышел в 1997 году в составе пакета MS Office-97 c выходом операционной системы Windows-95 OSR 2;

§ Microsoft Word-2000 (Word 9.0), вышедший в 1999 году в составе пакета MS Office-2000, рассчитан на работу с операционной системой Windows-98.

§ Microsoft Word XP (Word 10.0), создавался в 2002 году в составе пакета MS Office XP c выходом операционной системы Windows XP;

Для работы с Microsoft Word-2000, согласно рекомендациям корпорации Microsoft, требуется:

§ IBM PC c процессором Pentium 75 MHz и выше;

§ операционная система Windows-9x;

§ 20 Mb оперативной памяти и 150 Мb на жестком диске;

§ для работы с полной справочной системой необходимо установить программу Internet Explorer 5.0 или выше;

§ для работы с электронной почтой необходимо установить программы Microsoft Outlook Express 5.0 и дополнительно обеспечить 8 Мb оперативной памяти.

 

Запуск и закрытие MS WORD

 

В зависимости от выполняемой в данной момент процедуры, запустить MS Word можно следующими способами:

§ двойным щелчком выбрать в окне Проводника файлы с расширением .doc;

§ необходимо выбирать последовательности команд Start (Пуск) à

Programs (Программы) à Microsoft Word;

§ дважды щелкнуть ярлык Word на рабочем столе Windows.

Завершить работу MS Word можно также несколькими способами:

§ ввести с клавиатуры комбинацию клавиш alt+F4;

§ щелкнуть по кнопке  расположенной справа от строки заголовки;

§ выполнить команду File (Файл) à Exit (Выход);

§ дважды щелкнуть мышью кнопку системного меню и выбрать команду Close (Закрыть).

 

Окно Microsoft Word

 

После запуска текстового процессора на экране появится главное окно MS Word со следующими элементами интерфейса:

Рис 5.1 Окно Microsoft Word.

 

Системное меню (system menu), кнопка которого расположена в верхнем левом углу окна и имеет значка . Это меню предназначено для управления окном с помощью клавиатуры;

Заголовок окна (title bar). Заголовок содержит имя редактируемого документа и слово Microsoft Word. На правом краю находятся кнопки управления окном:

- minimize (свернуть);

- restore (восстановить);

- maximize (развернуть);

- close (закрыть).

Кроме того, строку заголовка окна можно использовать для перемещения окна по экрану.

Строка меню (menu bar). Под заголовкам расположена строка меню. Меню содержит пункты, которые обеспечивают большую часть действий и команд по управлению текстовым процессорам.

· File (Файл) – для управления документами, печатью и форматом страницы;

· Edit (Правка) – для редактирования документа;

· View (Просмотр) – для управления отображением документами и его элементами на экране;

· Insert (Вставка) – для вставки в документ различных объектов;

· Format (Формат) – для форматирования документа;

· Tools (Сервис) – для обслуживания документа;

· Table (Таблица) – для работы с таблицами;

· Window (Окно) – для работы со вторичными окнами;

· Help (Cправка) – для вызова встроенного справочника;

Система меню в MS Word–2000 – интеллектуально настраеваемая. Пункты содержат те команды, которые нужны в данный момент. Расположенная в нижней части каждого пункта меню - кнопка расширения выводит на экран полный набор команд данного пункта, так что пользователь может получить доступ ко всем командам. Когда пользователь выбирает какую-то команду, статус ее повышается и в следующий раз она отображается уже ближе к началу меню. После некоторого периода работы с приложением меню будут содержать те команды, которыми реально пользуется пользователь.

С некоторыми из элементов меню связаны клавиатурные комбинации (hot key – горячая клавиша) – для быстрого доступа к данной команде. Клавиатурные комбинации можно набирать с клавиатуры, не открывая меню. С меню также связаны некоторые другие соглашения:

· элементы могут быть представлены в меню в сером цвете. Это указы-вает, что команда в данный момент недоступна;

· элемент меню, которому предшествует отметка (ü или нажатия кноп- ки) указывает, что эта команда – в данный момент активизирована. Чтобы отключить команду и удалить отметку, нужно выбрать команду снова;

§ если элемент данного меню сопроваждается многоточием (...), это озна-чает, что при выборе данного элемента откроется диалоговое окно.

§ если элемент меню содержит маркер 4, это означает, что при выборе эту команду появляется подменю с дополнительными элементами.

Панели инструментов (tool bar). Ниже строки меню распологаются панели инструментов. Инструменты – это строки графических кнопок, обеспечи-вающих быстрый доступ к часто используемым командам процессора. По умолчанию в Excel имеются две панели инструментов – стандартная и фор-матирования.

На панели инструментов «Стандартная» (Standard) расположены кнопки, предназначенные для решения задач, наиболее часто встречающихся при работе с рабочими книгами. Эти кнопки позволяют сохранить книгу или начать работу с новой книгой, выполнить проверку орфографии, отменить последнее действие или последний введенный символ.

Панель инструментов «Форматирование» (Formatting) выполнения команд по выбору шрифта, форматированию абзаца и способу выравнивания текста. Эту панель целесообразно использовать для быстрого форматирования текста в процессе работы.

Назначение различных кнопок панели инструментов можно понять из их графических символов. Кроме того, получить дополнительную информацию о кнопке можно, задержав на ней указатель мыши. При этом рядом с указателем выводится небольшое окно, содержащее краткое пояснение к данной кнопке.

Линейка (ruler). Линейка – средства измерения и выравнивания объектов документа. Горизонтальная и вертикальная линейка отображают размер страницы, что позволяет правильно позиционировать объекты документа и устанавливает их размеры. Линейку можно также использовать для изменения отступов абзацев и строк, настройки полей страницы, установки ширины колонок в редактируемом документе. Основное назначение линейки – показать расположение текста на странице.

Рабочая область. Рабочая область – это часть окна, в которой выполняется непосредственная работа с документом, т.е. ввод и редактирование текста, вставка таблицы, рисунка и графического объекта.

Указатель конца файла. Короткая горизонтальная линия, обозначающая конец документа. Никакие операции с документом в рабочей области ниже этого указателя невозможны.

Полоса прокрутки (scroll bar). Полосы прокрутки – позволяют перемещаться по содержанию документа, быстро перейти из одной области документа в другой. Вертикальная полоса прокрутки располагается по правой стороне окна, а горизонтальная полоса – внизу окна.

Слева от горизонтальной полосы прокрутки расположены кнопки режимов просмотра документа:

· обычный режим (Normal);

· режим Web–документа (Web Layout);

· режим разметки страницы (Print Layout View);

· режим структуры документа (Outline view).

Эти кнопки позволяют изменить режим просмотра документа.

Строка состояния (status bar). Ниже горизонтальной полосы прокрутки имеется строка состояния, предназначенная для отображения информации. В двух левых панелях строки состояния указывается номер текущей страницы и раздела, положение курсора на странице и номер позиции текущего символа в строке. Остальные панели служат для индикации и ввода команд включения режимов записи макроса, ввода исправлений, выбора блока текста с клавиатуры, надпечатки при вводе текста. Здесь же имеются панели для отображения и выбора языка документа и запуска проверки правописания. Команды вводятся двойным щелчком на соответствующей панели.

Контекстное меню. Щелкнув в любом месте окна правой кнопкой мыши можно вызывать контекстного меню. Контекстное меню появляться в любом месте окна. При этом в меню будут присутствовать именно те команды, которые наиболее подходят для данного объекта.