Ввод и редактирование данных

Ячейка - определяемая пересечением столбца и строки таблицы, имеет свой уникальный адрес. Адрес ячейки определяется именем столбца и номером строки, на пересечении которых находится ячейка. Любая совокупность ячеек составляет диапазон. Диапазон может содержать смежные ячейки.

Например:

B5 - является ссылкой на ячейку, расположенную на пересечении столбца В с 5-ой строкой.

А10:А15        - диапазон ячеек столбца А со строки 10-ой по 15-го.

В15:Е15         - диапазон в 15-й строке со столбца В по столбец Е.

Текущей называется ячейка, в которой находится курсор. Текущая ячейка обычно выделяется жирной рамкой. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке формул электронной таблицы.

Ввод текста. Текстовые данные - это любая последовательность символов. Тексты могут включать в себя буквы, числа и специальные символы. В одном ячейке может храниться до 32767 символов текста, но на экране отображается только 1024 символа.

Для того чтобы ввести текст, необходимо ячейку сделать активной. Текст вводится обычным способом, управление курсором - стандартные. Как только начинается ввод текста, в Строке формул появится вводимый символ и три кнопки:

r - отменить ввод;

ü - принять ввод;

f_x - вызов мастера функции.

Если введенный текст превосходит ширину ячейки (по умолчанию 9 позиции), то не вмещающийся часть будет отображаться в соседней справа пустой ячейке. Если соседняя ячейка не пуста, на экране отобразится столько знаков, сколько поместится в ячейке, остальные обрежутся. При этом полный текст отображается в Строке формул.

Ввод числа. Числовые данные - это числовые константы. Они не могут содержать буквы и специальные символы, поскольку с ними производятся математические операции. Числа располагаются в пределах ячейки. Слишком длинное десятичное число округляется до требуемого количества знаков. Если этого недостаточно, число представляется в научном формате. Если ширина ячейки и для этого мала, ячейка заполняется знаком диеза #.

Ввод формулы. Формулы - это выражения, состоящие из числовых величин, адресов ячеек и функции, соединенных знаками арифметических операций. Для ввода формулы, строку надо начинать с символа =. Если в формуле есть ссылка на другую ячейку, то необходимо задать ее адрес.

Примеры формулы:

=(А3 + В4)/2

=А4*(С8 +Н3)

Если ячейка содержит формулу, то в ней самой выводится посчитанное значение, увидеть же непосредственно формулу можно в Строке формул.

Функции. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов, стоящих в скобках после ее имени. Функцию можно считать частным случаем формулы. Пример функции:

СУММ (C2:С8) - функция вычисления суммы чисел, находящихся в ячейках С2, С3, С4, С5, С6, С7 и С8.

Рис 6.3 Окно Мастер функций.

Дата и время. Этот тип данных обеспечивает представления даты и времени в стандартном виде, принятом в данной стране. Например: 13.10.63 (дд.мм.гг).

Подобрать подходящий формат даты - времени можно, выбрав соответствующие элементы в списке числовых форматов на вкладке number (число) в окне Format cells (формат ячейки).

Формат ячейки. Данные, содержащейся в ячейках могут по-разному изображаться в электронной таблице. Для управления изображением служат форматы ячеек. В Excel имеется набор форматов, которые определяют локальное редактирование изображением данных. Ячейка с заданным для нее форматом считается отформатированным. Имеются следующие типы форматов:

§ Общий формат используется по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются;

§ Числовой формат - обеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точностью, определяемой установленным пользователям количеством десятичных знаков после десятичной точки;

§ Денежный формат - обеспечивает представление чисел, где каждые три разряда разделены. При этом пользователем может быть установлена определенная точность представления, а также знак денежной единицы;

§ Финансовый формат - обеспечивает выравнивание по разделителю дробной части денежного формата;

§ Дата - обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед или назад) или вычисление разности двух дат (длительность периода);

§ Время - обеспечивает представления введенных данных в форме процентов со знаком % (умножает на 100);

§ Процентный формат - значение ячеек умножается на 100 и выводится на экран с символом процента;

§ Дробный формат - обеспечивает выражать десятичные числа в виде дробей. Всего имеется девять дробных форматов, включая дробы половинные, четвертные, восьмеричные, шестнадцатеричные, десятеричные, сотые, до двух и трех цифр;

§ Экспоненциальный формат (научный) - используется для представления очень больших или очень маленьких чисел в виде числа с плавающей точкой. Например: Число 0.00012 в научном формате будет иметь вид 1.2Е-04;

§ Текстовый формат. По умолчанию текстовые данные выравниваются по левому краю ячейки. Кроме этого можно выравнивать к правому краю или по центру ячейки;

§ Дополнительный (все форматы) - предназначены для работы с базами данных и списками адресов. Например: для задания подготовят индекса или номера телефона.

Рис 6.4 Окно Формат ячеек.