Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12 , если учет рабочего времени ведется вручную)

Предусмотрен для контроля за соблюдением сотрудниками режима работы и начисления заработной платы (при повременной оплате труда).

Оформление документа

Количество экземпляров: – 1 (типовая форма) на каждый календарный месяц.

Ответственный за исполнение: табельщик или бухгалтер.

Срок исполнения: Раздел 1 «Учет использования рабочего времени» ведется ежедневно. Для этого условными обозначениями заполняют графы 4-18 и 20-35. Графы 37-47 раздела 1 табеля, а также Раздел 2 «Расчеты с персоналом по оплате труда» заполняют в конце каждого календарного месяца.

Куда передает документ: табель подписывает сотрудник, который его заполнял (табельщик или бухгалтер), а также руководитель соответствующего структурного подразделения. Раздел 1 табеля также подписывает руководитель кадровой службы и экономист по труду.

По окончании месяца табель передают в бухгалтерию.

Передача документа в архив предприятия

 Ответственный за исполнение: гл. бухгалтер

 Срок исполнения: в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года.

 Срок хранения в архиве организации –5 лет

Примечание:

Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне типового бланка табеля.

6.2. Табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13 , если учет рабочего времени ведется на компьютере)

Предусмотрен для контроля за соблюдением сотрудниками режима работы.

Оформление документа

Количество экземпляров: – 1 (типовая форма) на каждый календарный месяц.

Ответственный за исполнение: табельщик, бухгалтер или другой сотрудник, уполномоченный на это руководителем предприятия.

Срок исполнения: отметки о явках (неявках) сотрудников ежедневно вносятся в графу 4, которая состоит из 4-х строк:

- в 1-ой строке указывают условные обозначения явок и неявок сотрудников за первую половину месяца;

- во 2-ой строке указывают общее количество часов, отработанных сотрудниками в первой половине месяца;

- в 3-й строке указывают условные обозначения явок и неявок сотрудников за вторую половину месяца;

 - в 4-й строке указывают общее количество часов, отработанных сотрудниками во второй половине месяца;

Куда передает документ: табель подписывает сотрудник, который его заполнял (табельщик или бухгалтер), а также руководитель соответствующего структурного подразделения. По окончании месяца табель передают в бухгалтерию.

Передача документа в архив предприятия

 Ответственный за исполнение: бухгалтер.

 Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года.

 Срок хранения в архиве организации –5 лет

Примечание:

Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне типового бланка табеля.

6.3. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)

Предусмотрена для начисления отпускных сотруднику.

Оформление документа

Количество экземпляров: – 1 (типовой бланк)

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: до наступления 1-го дня отпуска по приказу.

Куда передает документ: лицевая сторона записки-расчета подписывается руководителем, а оборотная - бухгалтером.

Передача документа в архив предприятия

 Ответственный за исполнение: бухгалтер.

 Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года.

 Срок хранения в архиве организации –5 лет

Примечание:

На лицевой стороне записки-расчета указывают период работы, за который предоставляется отпуск, количество дней отпуска, а также даты его начала и окончания. На оборотной стороне записки указывают:

- расчетный период, учитываемый при расчете отпускных (3 последних календарных месяца, предшествующих месяцу ухода сотрудника в отпуск);

- количество дней / часов в расчетном периоде;

- среднедневной / среднечасовой заработок сотрудника в расчетном периоде;

- количество дней отпуска;

- сумму отпускных, причитающуюся к выплате (за минусом налога на доходы).

6.4. Записка-расчет о прекращении действия трудового договора (контракта) (форма № Т-61)

Предусмотрен для расчета компенсации за неиспользованный отпуск, а также других выплат, которые положены сотруднику при увольнении.

Оформление документа

Количество экземпляров: – 1 (типовой бланк)

Ответственный за исполнение: лицевую сторону записки заполняет инспектор отдела кадров или ответственный за это работник, оборотную сторону - бухгалтер.

Срок исполнения: до наступления 1-го дня увольнения по приказу.

Куда передает документ: В расчетный отдел.

Передача документа в архив предприятия

 Ответственный за исполнение: бухгалтер.

 Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года.

 Срок хранения в архиве организации –5 лет

6.5. Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)

Предусмотрена для отражения начисления и выдачи заработной платы работникам.

Оформление документа

Количество экземпляров: – 1 (типовой бланк) по каждому структурному подразделению организации.

Ответственный за исполнение: бухгалтер. Расчетно-платежную ведомость подписывают руководитель организации, главный бухгалтер, бухгалтер. Без визы руководителя и главного бухгалтера деньги по ведомости не выдают.

Срок исполнения: в срок, указанный в коллективном договоре.

Куда передает документ: из расчетного отдела в бухгалтерию и обратно.

Передача документа в архив предприятия

 Ответственный за исполнение: бухгалтер

 Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года.

 Срок хранения в архиве организации –75 лет (если в организации не ведут лицевые счета работников)

Примечание:

Начисление и выдачу заработной платы отражают также в 2-х ведомостях:

- начисление зарплаты в ведомости по форме № Т-51;

- выплату зарплаты в ведомости по форме № Т-53

Какие ведомости использовать, бухгалтерия организации решает самостоятельно.

6.6. Расчетная ведомость (форма № Т-51)

Предусмотрена для отражения начисления заработной платы работникам.

Оформление документа

Количество экземпляров: – 1 (типовой бланк) по каждому структурному подразделению организации за календарный месяц.

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в срок, указанный в коллективном договоре, до момента выплаты заработной платы.

Куда передает документ: находится в расчетном отделе в течение текущего года.

Передача документа в архив предприятия

 Ответственный за исполнение: бухгалтер.

 Срок исполнения: по истечении 3-4 лет.

 Срок хранения в архиве организации –75 лет (если в организации не ведут лицевые счета работников)

Примечание:

В расчетной ведомости заполняется расшифровка всех начисленных выплат по их видам, а также расшифровка удержаний по их видам.

6.7. Платежная ведомость (форма № Т-53 )

Предусмотрена для отражения выплат по заработной платы работникам.

Оформление документа

Количество экземпляров: – 1 (типовой бланк) по каждому структурному подразделению организации за календарный месяц.

Ответственный за исполнение: бухгалтер. Платежную ведомость подписывают руководитель организации, главный бухгалтер, бухгалтер. Без визы руководителя и главного бухгалтера деньги по ведомости не выдают.

Срок исполнения: в срок, указанный в коллективном договоре. По общему правилу заработная плата выплачивается в течение 3 дней, начиная с установленной даты ее выдачи.

Куда передает документ: в бухгалтерию, если выплата производится наличными, либо находится в расчетном отделе в течение текущего года (если заработная плата перечисляется на банковский счет или кредитную карточку сотрудника).

Передача документа в архив предприятия

 Ответственный за исполнение: бухгалтер.

 Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года

 Срок хранения в архиве организации –5 лет

Примечание:

Получая деньги в кассе, работник должен расписаться в графе 5 платежной ведомости, если по каким-то причинам работнику не была выдана заработная плата, в графе 22 ставится штамп и пишется от руки: «Депонировано». В конце ведомости указывают общую сумму выданной и депонированной заработной платы. В случае, если заработная плата перечисляется на банковский счет или кредитную карточку сотрудника, то платежная ведомость формы № Т-53 не составляется. В этом случае составляются списки на перечисление в банк, где указывается: № п/п, табельный №, ФОИ работников и сумма.

6.8 Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)

Предусмотрена для регистрации платежных ведомостей.

Оформление документа

Количество экземпляров: – 1 (типовая форма) на 1 календарный год.

Ответственный за исполнение: гл. бухгалтер.

Срок исполнения: ежедневно в течение 1 календарного года.

Куда передает документ: находится в расчетном отделе в течение текущего года.

Передача документа в архив предприятия

 Ответственный за исполнение: гл. бухгалтер.

 Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года.

 Срок хранения в архиве организации –5 лет

Примечание:

В графе 4 журнала указывают основание для выдачи денег по ведомости (например, выдача заработной платы, материальной помощи, премий).

6.9. Лицевой счет (формы № Т-54 и Т-54а)

Предусмотрены для внесения сведений о работе сотрудника (номера и даты приказов о приеме на работу, начисленные суммы, сведения об использовании отпусков, суммы предоставленных льгот, удержания из заработной платы и пр.).

Оформление документа

Количество экземпляров: – 1 (типовая форма) на каждого сотрудника организации, на 4 календарных года.

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: ежемесячно в течение 4-х календарных лет.

Куда передает документ: находится в расчетном отделе.

Передача документа в архив предприятия

 Ответственный за исполнение: бухгалтер.

 Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании 4-х лет.

 Срок хранения в архиве организации –75 лет

Примечание:

Бланк формы № Т-54 используют, если бухгалтерский учет ведут вручную, бланк формы № Т-54а – если учет ведут на компьютере.

6.10. Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)

Предусмотрен для приемки работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы и расчетов по нему.

Оформление документа

Количество экземпляров: – 2

Ответственный за исполнение: сотрудник, ответственный за приемку выполненных работ.

Срок исполнения: день приемки выполненных работ

Куда передает документ: акт подписывают сотрудник, выполнивший работу и руководитель структурного подразделения, который принял результат работ. Затем акт передается в бухгалтерию в день утверждения руководителем организации, но не позднее 3-х дней с даты оформления.

Проверкаи обработка документа

Кто представляет: представитель подразделения, ответственный за приемку выполненных работ

Ответственный за исполнение: гл. бухгалтер.

Срок исполнения : в соответствии с условиями договора.

Передача документа в архив предприятия

Ответственный за исполнение: гл. бухгалтер.

Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года

Срок хранения в архиве организации –5 лет

Подотчетные лица

7.1. Авансовый отчет (форма № АО-1)

Предусмотрен для учета подтвержденных расходов подотчетной суммы

Оформление документа

Количество экземпляров: – 1

Ответственный за исполнение: составляет работник, получивший наличные деньги под отчет, с приложением всех подтверждающих документов на произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.) 

Срок исполнения: на хозяйственные нужды в срок, установленный руководителем организации, на командировочные расходы не позднее чем через 3 рабочих дня после возвращения их командировки (при загранкомандировках -10 дней).

Куда передает документ: в бухгалтерию, помощнику бухгалтера.

Проверкаи обработка документа

Кто представляет: подотчетное лицо

Ответственный за исполнение: экономист по подотчетным лицам, который проверяет целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

Срок исполнения: 1 день

Передача документа в архив предприятия

Ответственный за исполнение: экономист по подотчетным лицам.

 Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года

Срок хранения в архиве организации –5 лет

Примечание:

Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник.

Весте с авансовым отчетом подотчетное лицо должно вернуть в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру неизрасходованную сумму подотчетных денег. Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы бухгалтерии организации по расходному кассовому ордеру. Неизрасходованные подотчетные деньги удерживаются из заработной платы подотчетного лица.

7.2. Закупочный акт (форма № ОП-5)

Предусмотрен для оформления покупки у физических лиц продуктов питания, либо товарно-материальных ценностей

Оформление документа

Количество экземпляров: – 2 (типовая форма) 1-ый экземпляр передают в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом, 2-й экземпляр - продавцу. Оба экземпляра подписывают работник, купивший товары, и продавец.

Ответственный за исполнение: составляет работник, получивший наличные деньги под отчет. 

Срок исполнения: в срок, установленный руководителем организации.

Куда передает документ: в бухгалтерию, помощнику бухгалтера.

Проверкаи обработка документа

Кто представляет: подотчетное лицо

Ответственный за исполнение: экономист по подотчетным лицам, который проверяет правильность оформления закупочного акта и наличие всех необходимых данных о продавце.

Срок исполнения: 1 день

Передача документа в архив предприятия

Ответственный за исполнение: экономист по подотчетным лицам.

 Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года

Срок хранения в архиве организации –5 лет

Примечание:

Если продавец не является индивидуальным предпринимателем, то старший экономист расчетного отдела ФБС должен сообщить в свою налоговую инспекцию о выплаченных продавцу суммах. Данные о сумме выплат по закупочному акту подаются за год в рамках программы «Налогоплательщик».