КАК УДЕРЖАТЬ ПОДОТЧЕТНЫЕ СУММЫ В СЛУЧАЕ НЕВОЗВРАТА? 4 страница

Иной вывод содержится в Постановлении ФАС Поволжского округа от 5 июня 2007 г. по делу N А12-18805/06, в котором указано, что в соответствии с законодательством Российской Федерации правом пользования ВИП-залом аэропорта наделены члены Совета Федерации и депутаты Государственной Думы. Для остальных лиц оплата этой услуги законодательством не предусмотрена, поэтому данные расходы не признаются экономически оправданными.

Согласно Письму УФНС России по г. Москве от 29 ноября 2010 г. N 20-15/124949 расходы на пользование командированным работником Интернетом в гостинице организация может признать в расходах при одновременном выполнении следующих условий:

- организация может обосновать производственную направленность таких расходов и необходимость в их осуществлении;

- наличие счета из гостиницы с детализированным отчетом о произведенных командированным работником расходах.

ФНС России в п. 2 Письма от 6 августа 2010 г. N ШС-37-3/8488 отметила, что расходы, произведенные командированным работником, на обслуживание в барах и ресторанах гостиниц, посещение парикмахерской, спа-салона или бассейна, пользование мини-баром в номере и на оплату других оздоровительных или развлекательных услуг не признаются экономически оправданными.

Необходимыми и обязательными условиями признания прочих расходов является их экономическая целесообразность и документальное подтверждение.

В соответствии, в частности, с Письмами УФНС России по г. Москве от 29 ноября 2010 г. N 20-15/124949, от 8 августа 2008 г. N 28-11/074505, от 19 декабря 2007 г. N 28-11/121388 и от 28 июня 2007 г. N 20-12/060968 документы по расходам, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.

Согласно п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" на территории России официальное делопроизводство в государственных учреждениях, организациях и на предприятиях ведется на русском языке, поскольку именно он является государственным языком Российской Федерации.

Частью 1 ст. 68 Конституции Российской Федерации закреплен статус русского языка как государственного на всей территории России.

На основании п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, первичные документы, подтверждающие прочие расходы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

В Письме Минфина России от 3 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/725 указано, что действующее российское законодательство не регламентирует порядок выполнения перевода таких документов, следовательно, перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и самим налогоплательщиком (специалистом организации).

Такой перевод необходимо оформить на отдельном листе.

Все прочие расходы, произведенные работником с разрешения работодателя или с его ведома, возмещаются работнику в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 24 Постановления N 749).

 

1.3. Хозяйственные и прочие расходы,

произведенные через подотчетных лиц

 

Платежи на территории Российской Федерации осуществляются, в частности, путем наличных расчетов (п. 1 ст. 140 ГК РФ). Наличные расчеты могут быть произведены только путем передачи денежных банкнот и монет одним лицом другому лицу.

Пунктами 1 и 2 ст. 861 ГК РФ установлены следующие правила осуществления наличных расчетов:

- граждане могут осуществлять наличные расчеты между собой или с юридическими лицами без ограничений, когда такие расчеты не связаны с осуществлением этими гражданами предпринимательской деятельности;

- граждане могут осуществлять наличные расчеты, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, между собой или с юридическими лицами, если иное не установлено законом;

- юридические лица вправе производить расчеты между собой в наличной форме только в том случае, если иное не установлено законом.

На основании п. 2 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. N 3073-У (далее - Указание N 3073-У) организации и предприниматели вправе расходовать наличную выручку, поступившую в кассу, на следующие цели:

- выдачу работникам заработной платы, пособий и иных выплат социального характера;

- оплату контрагенту товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг (за исключением платежей по договорам аренды недвижимого имущества). При этом необходимо учитывать ограничение на расчет наличными в размере лимита рублей по одному договору;

- выдачу работникам денег под отчет;

- возврат денег покупателям за возвращенные ими товары, невыполненные работы или оказанные услуги, которые ранее были оплачены наличными деньгами (в пределах лимита рублей по одному договору);

- выплату физическим лицам страховых возмещений по договорам страхования, страховые премии по которым ранее были внесены наличные деньги.

В соответствии с п. 4 Указания N 3073-У юридические лица и предприниматели могут проводить исключительно за счет денежных средств, снятых с банковского счета, следующие виды расчетов:

- по договорам аренды недвижимого имущества (на платежи по договорам аренды движимого имущества этот запрет не распространяется);

- по выдаче и возврату займов;

- уплате процентов по займам;

- по операциям с ценными бумагами;

- в рамках деятельности по организации и проведению азартных игр.

Указанные ограничения на расходование наличной выручки распространяются на взаимоотношения с любыми лицами: другими организациями или предпринимателями, а также физическими лицами, не имеющими статуса индивидуального предпринимателя.

Если полученные под отчет деньги работник использует для оплаты заключенных ими ранее договоров с другими организациями и предпринимателями, то на основании п. 6 Указания N 3073-У предельный размер расчетов наличными деньгами (руб.), установленный в Российской Федерации по одной сделке, необходимо соблюдать. При этом предельный размер наличных расчетов необходимо соблюдать как на период действия заключенного договора, так и после окончания срока его действия.

В силу п. 6 Указания N 3073-У лимит расчетов не применяется при выдаче работникам из кассы подотчетных сумм, а также заработной платы и иных выплат социального характера.

За нарушение предельного размера расчетов наличными на должностных лиц налагается штраф в размере, установленном ст. 15.1 КоАП РФ.

Взыскание за нарушение предельного размера расчетов наличными, предусмотренное ст. 15.1 КоАП РФ, может быть наложено на основании ст. 4.5 КоАП РФ не позднее двух месяцев со дня его совершения.

В соответствии с п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н, помимо непосредственного поступления товарно-материальных ценностей от поставщиков (транспортных организаций), материальные ценности могут закупаться, а затем сдаваться на склад организации подотчетными лицами.

Оплата приобретения материальных ценностей через подотчетных лиц за наличный расчет относится к хозяйственным и прочим расходам организации.

К хозяйственным и прочим расходам также относятся расходы по управлению организацией, оплата выполненных работ, оказанных услуг через подотчетных лиц за наличный расчет, различные выплаты неработникам организации, другие аналогичные расходы.

К прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся и представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

К представительским расходам относятся (п. 2 ст. 264 НК РФ):

- расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания Совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- расходы на транспортное обеспечение официальных лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;

- расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика;

- расходы по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 1 ноября 2007 г. по делу N А56-7098/2007 отметил, что в п. 2 ст. 264 НК РФ не приведен конкретный перечень услуг, подпадающих под понятие "официальный прием и обслуживание". При отнесении тех или иных расходов к представительским необходимо, чтобы они были связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ), осуществлены при проведении официальных мероприятий и не относились к расходам на организацию отдыха, развлечений.

ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14 августа 2007 г. по делу N А56-3739/2006 также указал, что в п. 2 ст. 264 НК РФ законодатель не детализировал перечень затрат, которые относятся к представительским расходам, и не указал на то, что к таким расходам не относится стоимость продуктов питания или напитков, в том числе спиртных. Перечень расходов, учитываемых в целях исчисления налога на прибыль, не является исчерпывающим.

В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 1 марта 2007 г. по делу N Ф04-9370/2006(30552-А81-27) разъяснено, что понятие "обслуживание" в смысле п. 2 ст. 264 НК РФ имеет широкий спектр, куда в соответствии с положениями ст. 11 НК РФ можно отнести в том числе и обеспечение жильем как нормальное существование человека, прибывшего из другого населенного пункта.

Аналогичная позиция изложена в Постановлении ФАС Московского округа от 23 декабря 2004 г. по делу N КА-А40/12097-04.

В Постановлении ФАС Поволжского округа от 16 марта 2006 г. по делу N А72-5629/05-6/435 указано, что п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относит расходы по транспортному обеспечению доставки представителей других организаций к месту проведения представительского мероприятия и обратно.

Согласно Постановлению ФАС Северо-Западного округа от 5 марта 2008 г. по делу N А05-5668/2007 специальной нормой п. 2 ст. 264 НК РФ не установлено ограничений представительских расходов в зависимости от предмета переговоров. Переговоры могут быть, в частности, приурочены к какому-либо знаменательному событию (празднику, годовщине).

В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 14 августа 2007 г. по делу N А56-3739/2006 указано, что ни в п. 2 ст. 264 НК РФ, ни в других нормах гл. 25 Налогового кодекса Российской Федерации законодатель не определил перечень документов, которыми надлежит подтверждать в целях исчисления налога на прибыль представительские расходы.

Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлены следующие категории лиц, расходы на официальный прием и (или) обслуживание которых относятся к представительским расходам:

- представители других организаций;

- участники, прибывшие на заседания Совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

В соответствии с Письмом Минфина России от 24 ноября 2005 г. N 03-03-04/2/119 отнесения на расходы затрат по приему и обслуживанию клиентов - физических лиц Налоговым кодексом Российской Федерации не предусмотрено.

К представительским расходам согласно п. 2 ст. 264 НК РФ не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

 

1.4. Документальное оформление расходов,

произведенных через подотчетных лиц

 

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Невыполнение контрагентами требований оформления первичных документов не может служить основанием для непринятия от подотчетного лица первичных учетных документов организацией, выдавшей денежные средства работнику под отчет.

 

1.4.1. Документальное оформление служебных командировок

 

Направление работника(ов) в командировку утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лицом.

До 2015 г. при направлении работника(ов) в командировку ему (им) выдавалось служебное(ые) задание(я) и выписывалось командировочное(ые) удостоверение(я).

На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 г. N 1595 с 2015 г. по возвращении работником не оформляется отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме, а также не составляется служебное задание и не выписывается командировочное удостоверение.

Несмотря на то что служебное задание исключено из перечня обязательных документов по командировке, организации вправе по-прежнему оформлять служебные задания и требовать от работников отчеты об их выполнении, если это предусмотрено, в частности, внутренним документооборотом или является элементом контроля за командированными работниками.

Несмотря на то что командировочное удостоверение не поименовано среди необходимых документов, подтверждающих командировочные расходы, работодатели вправе по-прежнему использовать командировочное удостоверение при направлении работника в командировку, закрепив его форму и порядок использования в локальном нормативном акте.

Статьей 312.1 ТК РФ предусмотрен электронный обмен документами между дистанционным работником и организацией. Работнику передаются документы о направлении его в командировку, а по ее окончании запрашивается отчет о командировочных расходах, если он предусмотрен в организации.

В соответствии с ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ при таком обмене необходимо использовать усиленные квалифицированные электронные подписи. Каждая из сторон обязана направлять в электронной форме подтверждение о том, что она получила электронный документ от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Подписанный квалифицированной подписью электронный документ приравнивается законодательством Российской Федерации к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Приказ (распоряжение) о направлении в командировку. Для оформления и учета направлений(я) работников(а) в командировку(и) применяется приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а).

Приказ (распоряжение) по форме N Т-9 применяется при направлении в командировку работника, а по форме N Т-9а - при командировке работников. Унифицированные формы N N Т-9 и Т-9а утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Унифицированные формы N N Т-9 и Т-9а заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем, который вправе действовать от имени организации без доверенности (п. 7 Постановления N 749, п. 3 ст. 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"), либо уполномоченным лицом. Список уполномоченных лиц или должностей, имеющих право принимать решение о направлении работников в командировки, утверждается отдельным приказом или положением о командировках.

В приказе (распоряжении) по форме N Т-9 или N Т-9а указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), а также содержатся цель (содержание задания) командировки работника, определяемая руководителем командирующей организации, и сведения о месте командировки работника(ов) и времени служебной поездки. При необходимости указываются источники уплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Для обоснования расходов на дополнительные услуги (услуги носильщиков, переводчиков, аренду конференц-зала в гостинице, пользование офисной техникой, Интернетом и т.п.), которыми работник имеет право пользоваться в командировке, в приказе (распоряжении) рекомендуется предусматривать такие формулировки, из содержания которых прослеживалась необходимость работодателя оплачивать дополнительные услуги, например обязанность работника ежедневно или периодически отчитываться по Интернету о выполнении служебного задания, ведение работником деловой переписки и поддержание связи с организацией с использованием электронной почты или факсимильной связи (перечень дополнительных услуг, которыми работник может воспользоваться в командировке, должен быть также прописан в локальном нормативном акте организации, например в Положении о служебных командировках).

Командируемые работники должны быть ознакомлены под роспись с содержанием приказа.

Согласно ст. 8, ч. 2 и 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Информации Минфина России от 4 декабря 2012 г. N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязательное применение унифицированных форм первичных документов, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов, не является требованием законодательства о бухгалтерском учете.

Вместо унифицированных форм организация может использовать самостоятельно разработанные формы. Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны быть утверждены в учетной политике.

Первичные документы, самостоятельно разработанные организацией на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", являются документами, разработанными в соответствии с законодательством Российской Федерации (Письмо Минфина России от 22 февраля 2013 г. N 03-03-06/1/5002).

Денежные средства на служебные командировки выдаются на основании приказа (распоряжения) руководителя организации (формы N Т-9 или N Т-9а).

Иные документы. При возвращении из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) представляется в бухгалтерию авансовый отчет (форма N АО-1), к которому должны прилагаться документы, подтверждающие произведенные расходы. К таким документам относятся: ксерокопии страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы; авиа- и (или) железнодорожные билеты; счета гостиниц; другие документы, связанные со служебной командировкой.

Согласно разъяснениям Минфина России, изложенным в Письме от 29 апреля 2015 г. N 03-03-06/1/24840, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командировки и обратно.

На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 г. N 1595 фактический срок пребывания работника в месте командирования (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)) определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. В случае однодневной командировки отсутствие работника также подтверждается проездными документами с соответствующей датой. При проезде работника к месту командирования и обратно на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, представляемой работником работодателю по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Служебная записка составляется в произвольной форме. В ней рекомендуется указать даты отъезда и возврата командируемого работника к постоянному месту работы. Требование о ее составлении целесообразно включить в приказ о командировке.

Чтобы подтвердить расходы на переезды при командировках, предусматривающих посещение нескольких городов, целесообразно оформить служебную записку с маршрутом передвижения командированного работника.

В случае поездки командированного работника в несколько мест на личном или служебном транспорте информацию о маршруте передвижения рекомендуется включить в составляемую работником по возвращении из командировки служебную записку.

Подтверждением для установления срока нахождения в заграничной командировке служат ксерокопии заграничного паспорта с отметками о пересечении границы.

При направлении работника в командировку на территории государств - участников СНГ, заключивших с Россией межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения Границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).

Кассовые чеки и чеки, выдаваемые к операциям с использованием пластиковых банковских карт, также являются одними из документов, необходимых для подтверждения расходов.

В случае осуществления командировочных расходов с использованием банковской карты работника к авансовому отчету необходимо приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. При этом согласно Письму Минфина России от 16 октября 2009 г. N 03-03-06/1/666 справки гостиниц об оплате с указанием номера трансакции, суммы и даты платежа, владельца карты, ее типа и последних четырех цифр номера, равно как и выписка со счета кредитной карты, сами по себе понесенные расходы не подтверждают.

Командировочные расходы могут быть оплачены работником как своей, так и чужой банковской картой. При этом работник может перевести денежные средства, перечисленные как аванс на командировочные расходы, с зарплатной карты на другую карту, принадлежащую тому же работнику, и расплачиваться ею, а не строго той картой, на которую были перечислены денежные средства организацией.

Если работник во время командировки осуществляет расходы с банковской карты иного лица, для подтверждения затрат необходима расписка владельца о том, что ему возмещены все расходы (Письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. N ЕД-4-3/9876). Также работник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием чужой банковской карты. В этих документах должна быть указана фамилия ее держателя.

Если расходы были оплачены супругом (супругой) командированного работника, то для подтверждения затрат расписка владельца о возврате денег не требуется, достаточно свидетельства о заключении брака (гл. 7 Семейного кодекса РФ, Письмо Минфина России от 13 декабря 2011 г. N 03-03-07/60).

Налоговыми органами может быть предъявлена претензия к организации не по факту оплаты расходов чужой банковской картой (Письма Минфина России от 15 августа 2011 г. N 03-03-07/28 и ФНС России от 22 июня 2011 г. N ЕД-4-3/9876), а по оформлению документов, подтверждающих понесенные затраты (Постановления ФАС Поволжского округа от 17 августа 2010 г. по делу N А55-9028/2009 (Определением ВАС РФ от 22 декабря 2010 г. N ВАС-17102/10 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора), ФАС Центрального округа от 7 июля 2009 г. по делу N А64-578/08-26).

Любую задержку работника в служебной командировке необходимо подтвердить оправдательным документом.

Документальным подтверждением согласованной вынужденной задержки могут стать служебная записка о необходимости продления срока командировки, утвержденная руководителем организации, и приказ о продлении срока командировки.

Факт отсутствия приказа о продлении командировки не может являться основанием для отказа в выплате работнику возмещения командировочных расходов при представлении им подтверждающих документов.

В случае вынужденной несогласованной задержки в месте командировки (например, в связи со стихийными бедствиями, отсутствиями авиарейсов из-за нелетной погоды) факт продления командировки работника должен быть документально подтвержден.

Задержка при заболевании работника в командировке обязательно должна иметь документальное подтверждение его временной нетрудоспособности.

Согласно Письму Минфина России от 16 ноября 2006 г. N 03-03-04/2/244 для обоснования задержки или отмены рейса необходимо получить соответствующую справку у транспортной организации. В частности, таким документом может быть справка из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или аналогичная справка от железной дороги и т.п.

Согласно ст. 5 ТК РФ трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права. При наличии в организации положения о командировках работников или положения о порядке возмещения расходов, связанных с командировкой работников, работодатель вправе установить порядок оформления продления командировки при различных ситуациях.

При отмене командировки или переносе ее на другой срок оформляется приказ руководителя организации об отмене командировки или ее переносе на более поздний срок с указанием причины, по которой командировка не состоялась. К приказу необходимо приложить документы, подтверждающие обстоятельства отмены командировки. Такими документами могут быть:

- письмо контрагента с просьбой о переносе на более поздний срок монтажа оборудования с участием специалистов организации из-за неготовности места для его установки или переговоров с руководством организации о заключении договора из-за неготовности или отсутствия необходимых для этого документов;

- копия листка нетрудоспособности работника, направляемого в служебную командировку и др.

В течение командировки в табеле учета рабочего времени проставляется буквенный код "К" или цифровой код "06". Код в табеле проставляется как в рабочие, так и в выходные (праздничные) дни. На основании этих данных в бухгалтерии начисляются суточные за весь период командировки.

 

1.4.2. Документальное оформление подотчетных денег

на хозяйственные нужды

 

Персональный состав работников, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные и прочие расходы, а также на карты которых будут перечисляться подотчетные средства, утверждается приказом руководителя организации. В приказе по каждому работнику указываются:

- должность, фамилия, имя, отчество работника (другие сведения о работнике в соответствии с принятым в организации порядком обработки данных бухгалтерского учета);

- табельный номер работника;

- максимальный размер наличных денежных средств, которые может получать работник под отчет на хозяйственные и прочие расходы;

- другие реквизиты.

Работники организации, указанные в приказе, должны быть ознакомлены с положениями данного приказа.

При использовании безналичного метода выдачи подотчетных сумм следует получить письменные согласия работников на расчеты по подотчетным средствам с использованием их банковских карт.

На основании п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) выдача наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, работнику под отчет (подотчетному лицу) осуществляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Для обоснованности составления платежного поручения о перечислении денежных средств на банковскую карту работника заявление должно содержать просьбу работника перечислить ему подотчетные суммы на его личную карточку с указанием всех реквизитов этой карточки. В подтверждение своего согласия руководитель может поставить на заявлении свою визу либо издать приказ о выдаче денег под отчет из кассы и с расчетного счета на банковскую карту подотчетного лица.

В качестве документа, служащего основанием для оформления расходного кассового ордера на выдачу руководителю организации подотчетных денежных средств, могут выступать, в частности, заявление на имя организации или служебная записка на имя главного бухгалтера, в которых должны содержаться сведения, указанные в п. 6.3 Указания N 3210-У, а именно сумма наличных денег, срок на который выдаются наличные деньги, подпись и дата. Наличия в этом документе разрешительной надписи руководителя не требуется. На основании п. 4.3 Указания N 3210-У подпись руководителя на расходном кассовом ордере является обязательной в случаях отсутствия главного бухгалтера или бухгалтера, а также при ведении руководителем кассовых операций и оформления им кассовых документов.