Тема 4. Организация как система

1. Что заставляет организацию изменяться? Можно ли предвидеть обстоятельства, заставляющие организацию изменения в свою структуру?

Организационная структура аппарата управления формируется в соответствии с выполняемыми функциями и объемом работ по каждой из них. При определении численности отдельных подразделений аппарата управления учитывается показатель — норма управляемости, т. е. количество подчиненных, которыми можно эффективно управлять. Для управленческого аппарата эта норма колеблется в пределах 4—7 человек. Одновременно с разработкой структуры устанавливается система взаимосвязей по каждому подразделению и информационный обмен между ними.     

Структура аппарата управления зависит от ряда факторов: особенностей объекта (отраслевой, территориального размещения); масштабов хозяйственной деятельности; степени 5ц централизации и децентрализации.

В крупных предприятиях одно подразделение, как правило, выполняет одну общую управленческую функцию, в мелких — несколько функций.

2. Какая из ниже перечисленных организации не обладает свойствами вертикальной структуры:

- корпорация «Коки-Кола»,

- газетный  киоск,

- министерство финансов,

-  гольф-клуб.

       Свойствами вертикальной структуры не обладает газетный киоск.

3. Проведите сравнительный анализ организаций линейного и матричного типа. Каковы основные плюсы и возможности последней?

       Существует несколько типов построения аппарат управления: линейный, функциональный, комбинированный (линейно-функциональный), матричный и др.

       При линейном типе построения структуры аппарата управления каждый подчиненный имеет одного руководителя.

       Достоинством данного типа является оперативность решений, однозначность указаний, реализуется принцип единоначалия, недостаток – связан с необходимостью иметь руководителя с разносторонними знаниями, что требует значительного времени на его подготовку.

Матричный тип применяется при решении крупных проблем межотраслевого характера, рассчитанных на долгосрочную перспективу. Для ее решения в рамках существующей структуры предприятия формируется специальное подразделение из представителей различных отделов и управлений. По мере решения проблемы подразделение упраздняется.

4. Предложите новую организационную структуру фирмы. Перечислите факторы, которые необходимо учесть менеджеру при разработке новой структуры и системы управления фирмой.

Понятие "организация" в менеджменте имеет несколько значений.

Во-первых, организация — это конкретное предприятие или учреждение.

Во-вторых, организация в "статике" означает определенным образом упорядоченную внутреннюю структуру предприятия.

В-третъих, организация рассматривается "в динамике" как вид трудовой деятельности (например, организация рекламной кампании). В этом смысле организация выступает важнейшей обеспечивающей функцией управления.

Под организационной структурой управления понимается совокупность упорядоченных, взаимосвязанных и соподчиненных подразделений, функционирующих для реализации управленческих функций, достижения поставленных целей и обеспечения миссии предприятия.

В организационной структуре управления выделяются уровни (ступени) и звенья аппарата управления. Подразделения, расположенные по вертикали, характеризуют уровни управления. На каждом уровне формируется совокупность подразделений, которые представляют звенья управления.

Организацией прежде всего называется устойчивая группа лиц (физических и юридических), взаимодействующих с помощью материальных, экономических, правовых и иных условий для решения своих проблем или достижения поставленных целей.

В этом и состоит ее главная функция (задача), выполняя которую организация преобразует с помощью различных технологий имеющиеся ресурсы в требуемые вечные результаты.

Таким образом, она может рассматриваться одновременно и как субъект, и как средство деятельности.

Под организацией понимается далее процесс приведения в систему группы разрозненных элементов (людей, объектов и проч.), превращения их в единое целое. Наконец, термином «организация» характеризуется состояние упорядоченности этих элементов, их взаимосвязь, взаимное расположение в рамках такого целого.

Расширение рыночных отношений ведет к увеличению числа организации и усилению их роли в жизни общества. Большинство людей выступают прежде всего как их представители (владельцы, руководители, сотрудники).

Как социальная система организация является открытой, ибо ее выживание висит от внешнего мира. Она описывается такими основными характеристикам как внешняя и внутренняя среда, структура, цели, стратегии, технология, персонал, потенциал.

Структура организации, т. е. упорядоченная совокупность ее взаимосвязанных элементов, бывает технической, социальной, социотехнической, нормативно-правовой.   

Основу технической структуры составляют материальные объекты и процессы (помещения и их планировка, оборудование, условия труда, потоки сырья, энергии и проч.). Поскольку ее элементы неизменны, такую структуру относят к категории жестких.

На производственном предприятии техническая структура во многом определяет профессионально-квалификационный состав персонала, характер и содержание трудовых операций, создает основу функциональных связей между людьми и в значительной мере влияет на их межличностные отношения.

Социальная структура организации, которую первым проанализировал Э. Мейо, образуется совокупностью участников и их связей в рамках совместной деятельности. Она включает формальные и неформальные группы, ценности, интересы, полномочия, каналы их распределения и т. д. Все эти элементы организационной структуры являются «мягкими».

Социотехническая структура - это система рабочих мест, объединяющая работников пространственно и в трудовой взаимосвязи. Она интегрирует в себе жесткую техническую и гибкую социальную структуры.

Нормативно-правовая структура — совокупность юридических норм, правил, требований, стандартов, необходимых для осуществления функций организации.

5. Постройте график зависимости типа организационной структуры от степени нестабильности внешней среды.

6. Выступите в роли начальника отдела или службы какой-либо организации и составьте должностную инструкцию для одного из сотрудников. Разрабатываемый Вами документ должен включать три-четыре раздела: «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права и ответственность», «Специальные (дополнительные) положения».

7. Проанализируйте основные достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной систем управления.

Централизация — предполагает сосредоточение прав принятия управленческих решений в центральном органе управления (материнском предприятии).

Преимуществом централизации является улучшение координации и контроля работы фирм, эффективное использование центрального аппарата, однозначность решений, активное использование технических средств, углубление специализации.

Недостатком централизации управления является снижение оперативности принятия решений, ослабление инициативы работников, сдерживание роста квалификации кадров.

Децентрализация — выражает передачу полномочий по принятию оперативно-хозяйственных решений подведомственным предприятиям, подразделениям, службам. В последнее время шире применяются децентрализованные структуры, при этом преследуется цель развития внутрифирменной конкуренции.

В конце 90-х гг. XX в. в отечественной практике управления бизнесом широко используется процесс реструктуризации, одной из форм которого является реинжиниринг. Особенность бизнес-реинжиниринга состоит в кардинальном изменении функционирования предприятия, как субъекта, так и объекта управления, нацеленного на повышение эффективности деятельности не в процентном отношении, а в разах, переход от функционального управления к процессному.

Формой организационных преобразований на предприятиях в мировой практике последних лет стала сетизация организационных структур (как одно из средств защиты взаимодействующих субъектов в конкурентной борьбе), использование более «плоских» организационных структур, создание виртуальных предприятий.