Подготовительные работы к составлению баланса

Наиболее полная информация о деятельности предприятия за отчетный период содержится в составляемой ежеквартально финансовой (бухгалтерской) отчетности. Она позволяет всесторонне и глубоко проводить анализ хозяйственной деятельности предприятия, вскрывать имеющиеся внутренние резервы ее улучшения, правильно оценивать положительные и отрицательные тенденции в развитии производства и финансовое положение предприятия.

Данные отчета должны быть достоверными и давать полное представление об имущественном и финансовом положении организации, об его изменениях, а также финансовых результатах ее деятельности [34, c.25].

Для обеспечения этого в ООО ПСУ «Нефтестройкомплект» перед составлением отчета проводится подготовительная работа. В состав подготовительных работ входит:

- инвентаризация основных видов ценностей и обязательств со списанием выявленных отклонений по назначению (как правило, перед составлением годового баланса);

- списание потерь;

- корректировка затрат со списанием калькуляционных разниц;

- закрытие ряда операционных счетов.

Одновременно с корректировкой затрат и закрытием счетов уточняется сальдо по счетам 96 «Резервы предстоящих расходов», 97 «Расходы будущих периодов», 98 «Доходы будущих периодов», чтобы созданные резервы отражали только реальные источники для предстоящих расходов и платежей, а сумма затрат и доходов соответствовали отчетным периодам, к которым они относятся.

Отчетность должна базироваться на объективной и достоверной учетной информации. Однако в силу объективных и субъективных причин (естественная убыль, порча, хищения, злоупотребления и др.) учетные данные могут отличаться от фактического наличия средств. Для приведения данных учета в соответствии с действительным наличием средств до составления годового отчета проводится инвентаризация. Она позволяет проверить не только остатки ценностей, но и организацию всего производства, а также постановку учета на предприятии. Организация проводит инвентаризацию имущества в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации и финансовых обязательств, утвержденным приказом Минфина России от 13.06.1995 г. N 49. При этом особое внимание необходимо обратить на инвентаризацию имущества, расчетов, обязательств, отраженных по тем счетам, операции по которым переносятся на другие счета [6, c.6].

Инвентаризация может быть полная или частичная, плановая или внезапная. Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

- при передаче имущества предприятия в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного и муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

-в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие
виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, материалы и т.п.

Инвентаризации могут проводить по плану и в заранее установленные сроки. Инвентаризации проводятся внезапно для того, чтобы установить наличие ценностей неожиданно для материально-ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов [34,с.31].

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает в ООО ПСУ «Нефтестройкомплект» руководитель. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед инвентаризацией осуществляют подготовительные мероприятия. Материальные ценности рассортировывают, укладывают по наименованиям, сортам, в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей. Все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета. От материально-ответственных лиц необходимо получить расписку в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «...» (дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным [34,с.29].

Руководитель предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Процесс проведения инвентаризации на предприятиях выглядит примерно следующим образом.

Порядок проведения инвентаризации, состав комиссии определяется приказом руководителя.

Комиссия производит осмотр объектов инвентаризации и заносит в инвентаризационные описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и другую информацию.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально- ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества [11,с.3].

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной документации, представленные в приложениях N 6-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (приложение N 3 к Методическим указаниям) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (приложение N 4 к Методическим указаниям).

На поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, лиц, виновных в порче ценностей. Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляют актом без их записи в инвентаризационной описи.

Оформленные инвентаризационные описи (приложение 6) и акты сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения - излишек или недостача. В сличительной ведомости ценности записывают с указанием количества и суммы по группам, видам и сортам в соответствии с классификацией, принятой в учете. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки или недостачи, а остальные показывают в ведомости общей суммой.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей [34,с.17].

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководителем предприятия. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

Особое место в инвентаризации дебиторской задолженности отводится просроченным платежам за продукцию, работы и услуги. По данным такой инвентаризации составляется список на безнадежную дебиторскую задолженность, где указываются причины, по которым долг считается нереальным. В этом случае по распоряжению директора дебиторская задолженность списывается в дебет счета 99 «Прибыли и убытки». Она подлежит учету за балансом (на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов») в течение пяти лет [15, c.78].

Перед составлением годовой отчетности за 2004 г. в ООО ПСУ «Нефтестройкомплект» производилась лишь инвентаризация имущества (расхождений выявлено не было), инвентаризация обязательств не производилась, что является огромным недостатком организации работы бухгалтерии исследуемого предприятия и косвенно может свидетельствовать о недостоверности данных, представленных в отчетности.

Закрытием счетов называются операции, в результате которых на балансовом счете не остается никакого сальдо. Этими операциями в ООО ПСУ «Нефтестройкомплект» завершается бухгалтерская работа за отчетный год. Данный заключительный этап учетной работы является не менее важным, чем текущий учет в течение года.

До закрытия счетов бухгалтерской службой предприятия в регистрах учета записываются все операции, идет накопление информации о затратах и выходе продукции.

Закрытие счетов в промышленных организациях проходит в следующей последовательности:

- вначале распределяют общепроизводственные расходы и исчисляют фактическую себестоимость услуг вспомогательных производств и закрывают счет 23 «Вспомогательные производства»;

- распределяют по назначению общепроизводственные и общехозяйственные расходы и расходы будущих периодов и закрывают счета 25, 26 и 97;

- распределяют нераспределенную амортизацию, нераспределенные затраты, связанные с ремонтом основных средств;

- исчисляют фактическую себестоимость продукции, списывают выявленную сумму разницы и закрывают в следующей последовательности счета основного производства. С целью определения полной производственной себестоимости все затраты, включая общие расходы по управлению как цехом, так и организацией в целом, к концу месяца накапливаются по дебету активного счета 20 «Основное производство». Путем деления этих затрат в сумме, относящейся к созданной готовой продукции, на количество этой продукции устанавливают себестоимость единицы выпущенных изделий. Счет 20 кредитуют на величину фактической себестоимости готовых изделий. Сальдо этого счета характеризует сумму затрат на незавершенное производство, то есть расходы на продукцию, не прошедшую всех стадий обработки. Также закрывают счет 28 «Брак в производстве»;

- уточняют записи на счетах учета капитальных вложений и оприходуют затраты по завершенным процессам (на счете 01 «Основные средства»);

- рассчитывают финансовый результат от продажи продукции, работ, услуг, основных средств, прочих активов и закрывают счета 44, 90, 91;

- распределяют прибыль или списывают убыток и закрывают счет 99.

Сумму неиспользованного свободного остатка прибыли (непокрытого убытка) списывают в конце года на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Такая операция носит название «реформация баланса» [10, c.7-10].

Далее подсчитывают итоги оборотов по кредиту счетов в журналах-ордерах и сверяют итоги различных регистров, имеющих взаимосвязь по корреспондирующим счетам. Такую сверку показателей применяют в ООО ПСУ «Нефтестройкомплект» по всем журналам-ордерам. Затем производят записи из журналов-ордеров в Главную книгу - оборота по кредиту одного или нескольких счетов и сумм по дебету всех корреспондирующих с ним счетов. После этого подсчитывают обороты по дебету и определяют остатки на 1-е число следующего месяца по каждому синтетическому счету. Записи в Главную книгу делают только из журналов-ордеров.

После определения в Главной книге остатков по счетам их сверяют с аналитическими данными, составляют баланс и другие отчетные таблицы по данным регистров журнально-ордерной формы.

Характеристику разделов, статей актива и пассива бухгалтерского баланса раскроем в следующем параграфе.