Учет материальных запасов

Материальные запасы – часть имущества, используемая:

а) для управленческих нужд организации;

б) при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи.

Основными задачами учета материальных запасов являются: контроль за сохранностью ценностей; соответствие складских запасов нормативам; за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм потребления; своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации; получение точных сведений об остатках, находящихся на складе учреждения.

Для правильной организации учета материалов важное значение имеют их классификация, оценка и выбор единицы учета.

Классификация материалов в бюджетных учреждениях положена в основу их учета по синтетическим счетам. В Сенгилеевском ЦЗН используют счета:

06 «Материалы и продукты питания»;

07 «Малоценные предметы»

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактической себестоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических расходов учреждения на их приобретение.

Документальное оформление поступления и расхода производственных запасов. Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершавших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен га главного бухгалтера центра и директора.  

Материальные запасы в ЦЗН поступают от подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета. Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других организаций на конкурсной основе за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет.

Материалы отпускаются на производственное потребление, хозяйственные нужды.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации деятельности учреждения, направления расхода и периодичности отпуска и вида материалов.

Выдача материалов в ЦЗН производится по следующим документам:

 а) накладная (требование) ф. 434, применяется при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения. Накладная выписывается в двух экземплярах;

б) ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф. 410, применяется для выдачи хозяйственных материалов в течение месяца. Записи в ведомости следует производить не в хронологическом порядке, а для каждого вида материалов необходимо оставлять определенное количество строк, с тем чтобы в конце месяца по каждому из материалов можно было получить общий итог;

в) путевой лист применяется для списания в расход всех видов топлива. Топливо списывается по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей. Регистрация путевых листов производится в журнале учета движения путевых листов (ф.8).

Учет материальных запасов приобретенных за счет бюджетных средств, целевых средств ведется в количественном и суммовом выражении по наименованиям материалов и материально ответственным лицам в оборотных ведомостях ф. М-44 (приложение Д). В оборотной ведомости материальных запасов по каждому материально ответственному лицу в разрезе субсчетов записывают наименование материалов, единицу измерения (с указанием кодов), остаток материалов на начало месяца в количественном и суммовом выражении, приход и расход за месяц также в количественном и суммовом выражении.

 Для учета материальных запасов в Сенгилеевском ЦЗН используются счета: 06 «Материалы и продукты питания», 07 «Малоценные предметы». Поступление материальных запасов отражают по дебету материальных счетов, а выбытие – по кредиту.

На счете 06 «Материалы и продукты питания» учитываются материалы по их предметной характеристике.

Счет 06 «Материалы и продукты питания» подразделяется на субсчета, в центре занятости используются следующие субсчета:

063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности»;

064 «Топливо, горючее и смазочные материалы»;

069 «Запасные части к машинам и оборудованию».

На субсчете 063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности» В ЦЗН учитываются хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, используемые для текущих нужд учреждения. Они, приобретенные и одновременно выданные на текущие нужды, списываются на фактические расходы с отражением в ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, где имеется расписка лица, получившего эти материалы, корреспонденция счета, сумма, статья расхода по Экономической классификации расходов.

На субсчете 064 «Топливо, горючее и смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов находящегося непосредственно у материально ответственного лица. Списывают ГСМ на основании путевого листа и ведомости, где указывают километраж пробега автомобиля, норму расхода, цену 1 литра бензина и сумму к списанию, там же проставляют корреспонденцию счетов и код экономической классификации расхода.

Например, в ведомости на списание бензина за октябрь месяц 2004 года у водителя Архипова А.Ю. отражено: пробег –1273 км, норма расхода бензина на 100 км- 11,5 литра, цена 1 литра бензина-13 руб. 80 коп., списано по норме 146,43 литра, сумма –2051 рубль, списывается в дебет счета 200 и кредит 064/1-2051 руб. 00 коп., код экономической классификации расхода 148-1801-038-029-110340.

На субсчете 069 «Запасные части к машинам и оборудованию» учитываются запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах, оборудовании, транспортных средствах. Замена изношенных частей на автомобиль происходит на основании ведомости дефектов на ремонт машины.

Так 29 октября 2004 года в Сенгилеевском ЦЗН была составлена ведомость дефектов на ремонт машины ВАЗ 21213. Комиссия в составе трех человек и водителя Архипова установила 100% износ воздушного фильтра в количестве 1 штуки по цене 28 рублей. Общая стоимость текущего ремонта составила 28 рублей 00 копеек

 Стоимость приобретенных материалов записывают в дебет субсчетов 063, 064, 069 и кредит 160 «Расчеты с подотчетными лицами», 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами». Стоимость израсходованных материалов списывается с кредита субсчетов 063, 064, 069 в дебет 200 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия». Так покупка воздушного фильтра была отражена в учете: дебет 069/1 кредит 160/1-28 руб. 00 коп., а затем списана дебет 200 кредит 069/1 –28 руб. 00 коп.

 По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу «Журнал-Главная» (приложение В).