Порядок проверки сметы доходов и расходов по бюджетным

Средствам  

         

Смета является основным документом, определяющим объем и целевое направление использования учреждением бюджетных средств с поквартальной разбивкой. Сенгилеевский ЦЗН составляет и предоставляет на утверждение Департамента федеральной государственной службы занятости населения по Ульяновской области смету расходов по установленной форме согласно ст. 222 БК РФ [1, С.274] (приложение Т). Она же является основным документом при контроле деятельности центра.

Организации, состоящие на бюджетном финансировании, в конце года готовят проект сметы расходов в разрезе предметных статей с приложением расчетов в соответствии с действующими нормативными документами и представляют вышестоящей организации согласно утвержденному графику. 

Перед тем как производить проверку сметы, нужно проверить обоснованность расчетов к смете в разрезе предметных статей или кодов экономической классификации.

Проведем проверку обоснованности проведенных расчетов по коду 110100, статья «Оплата труда гражданских служащих»

Основным документом для расчета фонда заработной платы является штатное расписание. Фонд заработной платы рассчитывается исходя из планируемой численности работников и среднемесячной ставки за 12 месяцев.

Средняя ставка в месяц планируется исходя из фактических данных на момент составления сметы в соответствии с должностными окладами Единой тарифной сетки (ЕТС).

Фонд заработной платы в год определяется путем умножения среднегодового числа должностей на среднюю ставку в месяц и на 12 месяцев.

Расчет фонда заработной платы приведен в таблице 5.

Таблица 5- Расчет оплаты труда работников Сенгилеевского ЦЗН

Наименование персонала	Среднегодовое число должностей	Средняя ставка в месяц, руб.	Фонд оплаты труда в год, руб.
Руководящие работники	3	2520	90720
Инспектора	8	2020	193920
МОП	3	1325	47700
Итого	14	---	332340

Также к этому расчету прилагается расчет по дополнительной оплате, надбавкам и прочим денежным выплатам.

Основанием для планирования средств на доплаты и надбавки стимулирующего характера является распоряжение Правительства РФ от 09.06.2002 г. № 137-р, в соответствии с которым эти средства не должны превышать 50% фонда оплаты труда, в том числе расходы на выплату надбавок за сложность, напряженность и высокое качество работы не должны превышать 25% от суммы средств, направленных на оплату труда.

Размеры надбавок и доплат к ставкам и окладам работников службы занятости определены Постановлением Минтруда и занятости населения РФ от 14.06.2002 г. №16 № « О размерах надбавок и доплат работникам службы занятости».

Расчет дополнительных выплат, надбавок и прочих денежных выплат в Сенгилеевском ЦЗН состоит в следующем:

-за работу в выходные и праздничные дни – 9317 руб;

- за сложность, напряженность, интенсивность труда-156382 руб;

- премии-100000 руб;

- классность водителей-2040 руб;

- компенсация за отпуск-1461 руб;

- Итого- 269200 руб.

  При расчете по коду 110200 «Начисления на фонд оплаты труда», включая тарифы на обязательное социальное страхование о несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, следует правильно определить облагаемую базу.

Облагаемой базой по единому социальному налогу является сумма выплат, начисленных физическим лицам по трудовым и гражданско-правовым договорам за вычетом сумм, не подлежащих налогообложению, и льгот, определенных статьей 238 Налогового кодекса РФ [3, С. 378].

У единого социального налога и страховых взносов в Пенсионный фонд общая облагаемая база. Поэтому все выплаты, на которые не начисляется налог, не должны облагаться и страховыми взносами.

По коду 110340 «Оплата горюче-смазочных материалов» проверяем расчет бензина, тормозной жидкости, масла. Этот расчет ведется исходя из пробега автомобиля за год и количества ГСМ, необходимого для пробега, а также учитывается месячный расход топлива для легковых автомобилей, утвержденный приказом Департамента федеральной государственной службы занятости населения по Ульяновской области №1724 от 12.11.2003 г.

Для расчета количества ГСМ применялись нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Департаментом автомобильного транспорта РФ 11.10.2001 г. № Р 3112194-0366-97.

С 29.04.2003 г. «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» утверждены Министерством транспорта России   № Р3112194-0366-03, срок действия до 01.01.2008 г.

Расчет по коду 110340 приведен в таблице 6.

Таблица 6- Расчет по коду 110340 «Оплата горюче-смазочных материалов»

Назначение	Марка автомобиля	Пробег, км	Расход на 100 км, литры	Всего, литры	Цена, руб.	Сумма, руб.
Бензин	ВАЗ-21213	16289	11,5	1873	13,80	25850
Торм.жидкость	---	---	---	25	30	750
Масло	---	---	----	60	40	2400
Итого:	---	---	---	---	---	29000

По коду 110350 «Прочие расходные материалы и предметы снабжения» приводится расчет всех потребностей для жизнедеятельности центра занятости. В этот расчет включают необходимые запасные части для замены изношенных на автомашину ВАЗ 21213, расчет центра в мебели, инвентаре, оборудовании, хозяйственных материалов, канцелярских принадлежностей, бланков, материалов для проведения ремонта, запасных частей к компьютерной технике, другие расходы, относимые на код 110350.

 В таблице 7 показан расчет по коду 110400 «Командировки и служебные разъезды».

Таблица 7 – Расчет по коду 110400 «Командировки и служебные разъезды»

Название города	Колич. долж- ностей	Кол-во дней		Проездные, руб.		Суточные, руб.		Квартирные, руб.		Итого, руб.
		на 1 чел.	на всех	на 1 чел.	на всех	на 1 чел.	на всех	на 1 чел.	на всех
Москва	1	3	3	700	700	100	300	550	1650	2650
Область	5	3	15	100	500	100	1500	390	5850	7850
Итого:                                                                                                                   10500

По коду 110600 «Оплата услуг связи» планируются расходы по оплате всех видов услуг связи, а также по аренде технических средств связи и т.д. Стоимость услуг планируется из расчета стоимости в месяц, умноженной на год, в соответствии с заключенными договорами с организациями, предоставляющими услуги.

Аналогично проверяется расчет по всем другим статьям сметы.

При проверке предметных статей сметы расходов Сенгилеевского ЦЗН не было выявлено завышенных расчетов. Все расчеты обоснованы, рассчитаны с соблюдением норм и договоров. Смета составлена в соответствии с действительной потребностью в средствах Сенгилеевского ЦЗН.

В ходе проверки сметы расходов следует уделять внимание отнесения тех или иных расходов на определенную статью бюджетной классификации. Так, в августе 2004 г ЦЗН расходы на оплату труда лица, не состоящего в штате центра, привлеченного для выполнения работ по договору, оплачены за счет средств кода экономической классификации 110110 «Оплата труда» в сумме 6551 руб. Эти расходы относятся по коду 111040 «Прочие текущие расходы». Центром были приобретены рабочие костюмы и оплачены по коду 110350»Прочие материалы», тогда как в соответствии бюджетной классификации данные расходы должны отнести по коду 110350 «Мягкий инвентарь и оборудование». Расходы по данному коду в центре не предусмотрены, денежные средства в сумме 1935 руб. использованы на цели, не соответствующие условию их получения, что является нецелевым использованием бюджетных средств.

 

3.3  Инвентаризация, как основной метод внутреннего контроля

 

Самый распространенный метод фактического контроля – инвентаризация. С ее помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных.

Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

Порядок инвентаризации имущества и финансовых обязательств юридических лиц и организаций, которые финансируются за счет средств бюджета, определяется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49) [23].

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой их них, устанавливаются руководителем организации. Кроме того, в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации [17] инвентаризации обязательны:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случаях стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации;

-  других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. 

Для проведения инвентаризации в ЦЗН издается приказ директора центра, в котором назначается инвентаризационная комиссия (включая главного бухгалтера). В приказе указывается какое имущество и финансовые обязательства подлежат инвентаризации на конкретную дату.

Проведению инвентаризации предшествуют определенная подготовительная работа; материально-ответственные лица приводят в порядок имеющиеся в наличии ценности, сдают в бухгалтерию все документы о поступлении или выдаче ценностей; работники учета заканчивают обработку документов по движению имущества и финансовых обязательств, делают записи в учетных регистрах, определяют остатки ценностей по счетам материально-ответственных лиц.

Результаты проверки записывают в инвентаризационные описи. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

На поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, лиц, виновные в порче ценностей

Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляют актом без записи их в инвентаризационной описи. В инвентаризационной описи (сличительной ведомости) ф.401 показывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача. В сличительной ведомости ценности записывают с указанием количества и суммы по группам, видам и сортам в соответствии с классификацией, принятой в учете.

В Сенгилеевском ЦЗН последние инвентаризации, на основании приказа № 42 от 27.09.2004 г., были проведены: основных средств и быстроизнашивающихся предметов по состоянию на 1 октября 2004 года; расчетов с дебиторами и кредиторами, денежных средств, находящихся в кассе и лицевых счетах по состоянию на 1 октября 2004 года и на 31 декабря 2004 года.   

При инвентаризации основных средств рекомендуется проверить: наличие и состояние инвентарных карточек, описей, технических паспортов.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов  и заносит в инвентаризационные описи ф.401 полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели (приложение У).

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение объектов в собственности организации.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Выявленные излишки основных средств приходуются по рыночной стоимости по дебету соответствующих субсчетов счета 01 «Основные средства» с кредита субсчета 250 «Фонд в основных средствах».

При недостаче и порче объектов основных средств первоначальная их стоимость списывается с кредита счета 01 «Основные средства» в дебет субсчета 250 «Фонд в основных средствах» (в остаточной стоимости) и в дебет субсчета 020 «Износ основных средств» (на сумму износа).

При инвентаризации материальных запасов их заносят в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных.

Инвентаризация материальных запасов проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении. Инвентаризацию проводят путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные предметы заносят по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

Материальные ценности, пришедшие в негодность и несписанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт о списании малоценных предметов ф.443 с указанием времени эксплуатации, причин списания, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

В ходе инвентаризации в Сенгилеевском ЦЗН по акту было списано 2 офисных кресла, время эксплуатации –3года, причина списания - поломка крутящегося винта, в дальнейшем использованы быть не могут.

Выявленные при инвентаризации излишки материальных запасов оценивают по рыночной стоимости и приходуют по дебету субсчетов 063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности», 064 «Топливо, горючее и смазочные материалы», 069 «Запасные части к машинам и оборудованию» с кредита субсчетов 270 «Целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия» и 400 «Доходы отчетного периода».

Недостачи и потери материальных запасов, отнесенные на виновных лиц, списываются по балансовой стоимости с кредита счетов 063, 064,069 в дебет субсчета 170 «Расчеты по недостачам». Сумму разницы между рыночной стоимостью недостающих материальных запасов и их балансовой стоимостью списывают в дебет субсчета 170 с кредита субсчета 401 «Доходы будущих периодов».

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации [22].

В присутствии членов комиссии кассир вносит в кассовую книгу неотраженные кассовые ордера и выводит остаток. После проверки кассового отчета инвентаризационная комиссия приступает к подсчету фактического наличия денег и других ценностей, хранящихся в кассе. Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данной организации, во внимание не принимаются. При подсчете фактического наличия денег никакие расписки и неоформленные документы в остаток наличности не принимаются.

Наличные деньги пересчитываются полистно по купюрам, пачки денег следует распечатать и проверить количество денег в них прямым счетом. Фактические остатки денег сопоставляются с остатками по данным бухгалтерского учета. Если при проверке обнаружены недостача или излишек денег, то у кассира берется письменное объяснение о причинах выявленных расхождений.

Выявленные при инвентаризации излишки отражаются по дебету счета 120 «Касса» и кредиту 270 «Целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия», недостача - дебет 170 « Расчеты по недостачам» и кредиту 120 «Касса».

Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств (приложение Ф).

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на счетах, осуществляется методом сверки остатков, числящих нас счетах бухгалтерии, с остатками по банковским выпискам. Результаты оформляются актом (приложение Х).

В Сенгилеевском ЦЗН при инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками бухгалтерия посылает дебиторам выписки из их лицевых счетов с требованием погашения задолженности или письменного подтверждения суммы долга. От кредиторов требуют выписку об остатках задолженности с тем, чтобы проверить правильность взаимных расчетов и покупателями. Данная процедура оформляется актом выверки расчетов с каждым дебитором и кредитором. На основании этих актов составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение Ц).

По окончании инвентаризации инвентаризационная комиссия оформляет акт о результатах инвентаризации (приложение Ш), где записываются выводы, предложения и решения по результатам инвентаризации. К нему прилагается ведомость расхождений по результатам инвентаризации (приложение Щ). В результате инвентаризации в Сенгилеевском ЦЗН по состоянию на 01.10.2004 года основных средств, нематериальных активов, малоценных предметов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности; расчетов с подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами, с поставщиками, с налоговыми органами т другими организациями излишек и недостач не установлено.

Заключение

 

Бухгалтерский учет и внутрихозяйственный контроль в Сенгилеевском Центре занятости населения организован и ведется в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях.

Бюджетные учреждения являются некоммерческими организациями, поэтому основным источником дохода для них являются средства целевого финансирования. Основой для выделения и расходования бюджетных средств является смета доходов и расходов бюджетного учреждения, которая утверждается в установленном порядке.

В Сенгилеевском ЦЗН учетная политика определена централизовано «Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях». Принцип отражения каждой хозяйственной операции в бухгалтерском учете четко определен там же.

В центре занятости применяется мемориально-ордерная форма учета. В этой форме удачно сочетается использование книг и карточек, возможны ежемесячные проверки правильности записей в учетные регистры и обнаружение допущенной ошибки, широкое применение разделения труда счетных работников.

Но при всех ее положительных чертах она имеет и недостатки. Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

- трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

- отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, он часто отстает от синтетического учета;

- формы регистров аналитического учета зачастую не содержит показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета.

Первичная учетная документация в бюджетных организациях ведется на унифицированных формах, которые показаны в «Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации», утвержденным постановлением Госкомстата России от 30.10.1997г. № 71а.

Особенностью учета основных средств в бюджетных организациях является то, что на объекты основных средств не начисляется амортизация, а начисляется износ. Износ основных средств определяется за полный календарный год (независимо от того, в каком месяце отчетного года они приобретены) и в последний рабочий день декабря отражается на счетах бухгалтерского учета. Учет основных средств в ЦЗН ведется согласно Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях.

Материальные запасы в бюджетных организациях отражаются в учете и отчетности по фактической себестоимости. Выдача малоценных предметов в эксплуатацию стоимостью до 0,5 минимального размера оплаты труда производится на основании ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, а свыше 0,5 минимального размера оплаты труда – по накладной. Недочетом в форме ведения аналитического учета материальных запасов в Сенгилеевском ЦЗН является неведение карточек количественнно-суммового учета по наименованиям материальных ценностей и мемориального ордера 13. Записи в главную книгу делаются из оборотной ведомости движения материальных ценностей.

Учет труда и его оплаты в Сенгилеевском ЦЗН ведется в соответствии со ст. 143 Трудового кодекса РФ, применяется тарифная система оплаты труда, установленная на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы и Положение по премированию и материальному стимулированию работников Департамента федеральной государственной службы занятости населения по Ульяновской области. Все расходы в бюджетных учреждениях осуществляются по соответствующим предметным статьям и подстатьям экономической классификации расходов бюджетов РФ, в учете выделяют кассовые и фактические расходы.

В учете денежных средств можно выделить переход на казначейскую систему исполнения бюджетов. На счете Сенгилеевского ЦЗН учитывают объемы финансирования расходов федерального бюджета, выделяемые главным распорядителем (Федеральной службой по труду и занятости) через лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации.

Система внутреннего контроля Сенгилеевского ЦЗН соответствует масштабу и характеру деятельности данной организации. Для обеспечения контроля за сохранностью бюджетных средств и достоверности бухгалтерского учета учреждения проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств в соответствии с нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

С 1 января 2005 г. для бюджетных организаций в действие вводится новая «Инструкция по бюджетному учету» утвержденная приказом Министерства финансов Российской Федерации от 26 августа 2004 г. № 70н. Самым существенным изменением в ней является то, что номера счетов Плана счетов бюджетного учета будут состоять из 26 разрядов:

1-17 разряд – код классификации доходов, ведомственной, функциональной классификации расходов бюджетов, классификации источников финансирования дефицита бюджетов;

18 разряд – код вида деятельности;

19-21 разряд – код синтетического счета Плана счетов бюджетного учета;

22-23 разряд – код аналитического счета Плана счетов бюджетного учета;

24-26 разряд – код Классификации операций сектора государственного управления.

Это позволит улучшить организацию учета в разрезе статей бюджетной классификации и усилить контроль за исполнением смет расходов.