Особенности учета поступления товаров в розничную торговлю

В розничную торговлю товары для продажи поступают от производственных предприятий, оптовых организаций, от фирм, ведущих внешнюю торговлю, со складов и т.д.

Товары, поступающие на предприятия розничной торговли, должны иметь сопроводительные документы (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, накладные и др.), предусмотренные условиями поставки товаров, а также правилами перевозки грузов. Если товар поступает на предприятие розничной торговли без сопроводительных документов или с их частичным отсутствием, то он принимается комиссией и оформляется приемным актом.

Одним из важных требований, предъявляемых к учету товарных операций, является обеспечение тщательного контроля за своевременным и полным поступлением товаров, а также за правильным их оприходованием материально ответственными лицами. Такой контроль начинается с момента получения бухгалтерией предприятия документов на отгруженные в его адрес товары.

На поставку товаров ООО «Топаз Плюс» в качестве покупателя или заказчика заключает договора с поставщиками.

Таким образом, основанием для поставки товаров является заключение договора поставки, договор купли-продажи продукции и товаров с отсрочкой платежа (приложение Н).

В каждом конкретном договоре указывается предмет договора, права, обязанности и ответственность сторон по поставкам товаров. Также в договоре сторонами определяются условия оплаты товаров и могут быть предусмотрены различные условия оплаты, например, с отсрочкой платежа, или в счет оплаты товара производится выплата займа и т.д.

В соответствии с Гражданским Кодексом РФ договор поставки содержит обязательные реквизиты: предмет договора, цена реализации; сроки и виды платежей; сроки исполнения обязательств; порядок возмещения убытков; гарантии исполнения договора; порядок разрешения споров и юридические адреса сторон.

Договора сторонами заключаются в двух экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу.

Все заключенные ООО «Топаз Плюс» договора со сторонними организация регистрируются в журнале регистрации договоров, который ведется в течение календарного года. В данном журнале фиксируется наименование организации, с которой заключен договор, дата и номер заключенного договора. Кроме того, здесь оговаривается предмет договора.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает сопроводительные документы – счета-фактуры (приложение П) и товарные накладные. Эти документы поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению для проверки соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества поступивших товаров договорным условиям. После этого данные заносятся в журнал учета поступающих грузов, в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке. В примечаниях делают отметку об оплате счета.

Счет-фактура содержит все необходимые данные о видах поступающих товаров, их количестве, цене, суммах и общей стоимости. При этом обязательно выделяются суммы НДС в соответствии с требованиями Порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС (утвержденный Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 (ред.15.03.2001) для целей правильного исчисления и зачета НДС.

Счет-фактура является основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками и подрядчиками. Этот документ выписывает поставщик или подрядчик. Счета-фактуры служат основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов на погашение задолженности: платежных поручений, платежных требований, чеков. В счете-фактуре заполняются следующие реквизиты: продавец (поставщик или подрядчик) и его адрес, идентификационный номер продавца (ИНН); грузополучатель и грузоотправитель; покупатель, его адрес и идентификационный номер. В нем указываются сведения о поставленных товарах или описание выполненных работ, оказанных услуг по их видам, единицу измерения, количество (объем), цену; стоимость за все количество товаров (выполненных работ или оказанных услуг) без налога на добавленную стоимость.

В документе обязательно указывают налоговые ставки и суммы налога на добавленную стоимость, делают ссылки на платежно-расчетные документы, указывают сведения о стране происхождения товаров и номерах грузовых таможенных деклараций. При отсутствии соответствующих реквизитов организация не может произвести последующий зачет по расчетам с бюджетом по налогу на добавленную стоимость за проданную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги.

В том случае, если приобретение товара и его доставка в ООО «Топаз Плюс» осуществляется через подотчетное лицо, для получения товара со склада организации-поставщика бухгалтер ООО «Топаз Плюс» выдает экспедитору доверенность типовой формы №М-2 (приложение Р). Доверенность регистрируется в журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенности лицам, не работающим в организации, не допускается.

В журнале учета выданных доверенностей указываются: номер доверенности; дата выдачи; срок действия; должность и фамилия лица, которому выдана доверенность и т.д.

При приемке груза от транспортной организации экспедитор проверяет соответствие количества фактически полученных и указанных в документах мест и маркировки. При несоответствии наименований, объема, количества мест груза в натуре, при повреждении и порче груза экспедитор должен потребовать составление транспортной организацией коммерческого акта и получить один экземпляр этого акта. Без составления коммерческого акта принимать груз с нарушенной упаковкой, неисправностью пломб и других признаков повреждения категорически запрещается.

Прием товаров в ООО «Топаз Плюс» осуществляется материально ответственным лицом на основании товаросопроводительных документов.

В том случае, если товар доставляется поставщиком в таре, кроме проверки веса брутто и количества мест, возможно вскрытие тары и проверка веса нетто, а также количества товарных единиц в каждом месте.

Приемка товара по количеству и качеству в ООО «Топаз Плюс» осуществляется согласно транспортным и сопроводительным документам (техническому паспорту, сертификату, счету-фактуре, спецификации, описи, упаковочным ярлы­кам и др.) поставщика. При отсутствии данных документов или некото­рых из них составляется акт о фактическом количестве и качестве про­дукции с указанием недостающих документов.

Кроме того, возможна выборочная проверка количества товара с рас­пространением ее результатов на всю партию в случаях, когда это преду­смотрено стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами или договором.

Качество товара определяется по техническим условиям, сертификату, стандартам, образцам, каталогам и проспектам продавца. При этом по стандартам обозначают качество достаточно простых изделий.

При приемке продовольственных товаров их качество подтверждается различными сертификатами качества, выданным компетентной государственной организацией; это могут быть ветеринарный сертификат, санитарный сертификат, выдаваемый на каждую партию товара. Кроме того, обязательной сертификации подлежат парфюмерия и косметические средства, моющие средства, шампуни, а также ясельная и детская одежда, товары народного потребления, имеющие контакт с незащищенными частями тела человека и т. д.

Торговое предприятие по законодательству несет ответственность за качество реализуемых товаров и при отсутствии сертификата может быть подвергнуто штрафам. Торговое предприятие получает сертификат соот­ветствия.

В ООО «Топаз Плюс», поступившие в розничную торговлю товары, отражаются на активном счете 41 «Товары», к которому открыты следующие субсчета:

41.2 – «Товары в розничной торговле»;

41.3 – «Тара под товаром и порожняя».

На субсчете 41.2 «Товары в розничной торговле» в ООО «Топаз Плюс» учитывается наличие и движение товаров, находящихся в магазинах. На этом же субсчете учитывается движение и наличие стеклянной посуды.

На субсчете 41.3 «Тара под товаром и порожняя» учитываются наличие и движение тары под товарами и тары порожней (кроме стеклянной посуды).

Покупные цены на товары в розничной торговле зависят от источников поступления товаров. При поступлении товаров от изготовителей покупными ценами являются свободные отпускные цены с налогом на добавленную стоимость; товаров отечественного производства со складов оптовых специализированных баз торговли – свободные отпускные цены плюс оптовая надбавка и налог на добавленную стоимость; товаров от магазинов своей системы в порядке внутренней переброски – свободные розничные цены с налогом на добавленную стоимость.

Поскольку свободные розничные цены с налогом на добавленную стоимость отличаются от покупных цен, то возникает необходимость в учете разницы между продажными и покупными ценами, которая включает налог на добавленную стоимость в розничной цене товара и торговые надбавки. Эта разница отражается в ООО «Топаз Плюс» на регулирующем конрактивном счете 42 «Торговая наценка».

На данном счете в ООО «Топаз Плюс» обобщается информация о торговых наценках на товары. На счете 42 «Торговая наценка» учитывают также скидки, предоставляемые поставщиками, на возможные потери товаров, а также на возмещение дополнительных транспортных расходов.

Кредитуется счет 42 «Торговая наценка» при принятии к бухгалтерскому учету товаров на суммы торговой наценки.

При учете товаров по продажным ценам торговая наценка является валовым доходом по реализованным товарам.

В ООО «Топаз Плюс» оприходование прибывших в магазин товаров и тары отражается по дебету счета 41 «Товары» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками» по стоимости их приобретения. Одновременно с этой записью делается запись по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 42 «Торговая наценка» на разницу между стоимостью приобретения и стоимостью по продажным ценам (скидки, накидки). Транспортные и другие расходы по заготовке и доставке товаров относятся с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками» в дебет счета 44 «Расходы на продажу».

Если сопоставлять счета 41 «Товары» и 42 «Торговая наценка», то можно отметить, что счет 42 «Торговая наценка» по отношению к счету 41 «Товары» является регулирующим, конрактивным и анализируется только в сочетании с субсчетом 41.2 «Товары в розничной торговле».

Кроме того, в ООО «Топаз Плюс» имеют место недостачи, брак, естественная убыль и т.д. Суммы торговой наценки (скидок, накидок) по товарам проданным, отпущенным или списанным вследствие выше указанных факторов, сторнируются по кредиту счета 42 «Торговая наценка» в корреспонденции с дебетом счета 90 «Продажи» и иных соответствующих счетов. Относящиеся к непроданным товарам суммы скидок (накидок) уточняются на основании инвентаризационных описей путем определения полагающейся скидки (накидки) на товары в соответствии с установленными размерами.

Рассмотрим порядок отражения операций, связанных с приобретением товаров для розничной торговли, на счетах бухгалтерского учета в ООО «Топаз Плюс» (таблица 7).

Таблица 7 – Группировка операций по учету товаров (счет 41 «Товары» в ООО «Топаз Плюс» за декабрь 2004 года

Данные таблицы позволяют сделать вывод о том, что в ООО «Топаз Плюс» операции по движению товаров отражаются в основном согласно требований Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета. В качестве отдельного недостатка необходимо выделить неточное отражение операции по предъявлению претензии поставщикам. В ООО «Топаз Плюс» данная операция отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками», тогда как целесообразнее было бы отражать ее по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Применение ООО «Топаз Плюс» счета 60 «Расчеты с поставщиками» в данном случае объясняется тем, что предприятию приходится отслеживать качество принимаемого товара от поставщиков и в результате выявления расхождений по качеству и количеству сразу же отражать суммы претензий непосредственно на определенного поставщика.

Рассмотрим также порядок отражения операций по торговой наценке на конкретных примерах (таблица 8).

Таблица 8 – Группировка операций по учету торговой наценки в ООО «Топаз Плюс» за декабрь 2004 года

В данном случае недостатков в отражении операций на счетах бухгалтерского учета в ООО «Топаз Плюс» не наблюдается.

Говоря об отражении учетной информации в регистрах аналитического и синтетического учета, необходимо отметить, что данные, отраженные в первичных и сводных документах, в ООО «Топаз Плюс» подлежат обобщению, группировке и дальнейшей их обработке с помощью компьютера.

Применяемая в ООО «Топаз Плюс» компьютерная программа позволяет обработать данные бухгалтерского учета и составить большое количество регистров аналитического и синтетического учета.

В качестве регистра аналитического учета по счетам 41 «Товары» и 42 «Торговая наценка» выступает журнал-ордер по этим счетам, которые ведутся в разрезе каждого субсчета. В данном документе отражают суммы кредитовых оборотов по счетам.

Обработанные с помощью компьютера данные журналов-ордеров, подлежат дальнейшему отражению в карточке счетов 41 и 42 (приложение С, Т), в которых отражается сальдо на начало отчетного месяца, перечень хозяйственных операций с указанием сумм и корреспондирующих счетов, а также сальдо на конец месяца.

Необходимо отметить, что данный документ ведется в разрезе каждого отдельного контрагента, то есть субсчета, открытого к выше указанным счетам, ежемесячно. В течение месяца в карточке счета по датам совершения сделок отражают операции с указанием корреспондирующих счетов и их стоимости.

По истечении календарного года ежемесячные данные карточек каждого отдельного контрагента обобщаются в сводную карточку счета по контрагентам.

Обработка карточки счета с помощью компьютера позволяет составить анализ счетов 41 и 42 (приложение У, Ф), где отражаются те же данные, что и в карточках, но уже сведенные в итоговые суммы по определенным счетам, корреспондирующим со счетами 41 «Товары» и 42 «Торговая наценка». Соответственно корреспондирующие счета в данном случае указываются по дебету и кредиту счета.

В данном документе отражаются сальдо на начало и конец отчетного периода и суммы дебетовых и кредитовых оборотов по счетам 41 «Товары» и 42 «Торговая наценка».

На основании анализа счетов 41 «Товары» и 42 «Торговая наценка» составляется оборотно-сальдовая ведомость, которая составляется ежемесячно и обобщает в себе все данные по счетам, открытым на предприятии, то есть охватывает все направления его деятельности (приложение Х).

Оборотно-сальдовая ведомость в ООО «Топаз Плюс» составляется ежемесячно. В этом регистре в разрезе всех каналов поступления товаров для продажи отражают суммы дебетовых и кредитовых оборотов на начало месяца, суммы дебетовых и кредитовых оборотов по счетам 41 «Товары» и 42 «Торговая наценка» и, соответственно, сальдо на конец месяца.

Ежемесячные оборотно-сальдовые ведомости по истечение года обобщаются в годовой оборотно-сальдовой ведомости.

В качестве еще одного регистра синтетического учета по счетам 41 «Товары» и 42 «Торговая наценка» в ООО «Топаз Плюс» выступает регистр – обороты по счетам 41 и 42, который заменяет при автоматизированной форме учета Главную книгу.

Этот регистр является регистром годичного обращения. Здесь в течение года за каждый месяц отражаются суммы дебетовых и кредитовых оборотов в разрезе корреспондирующих счетов. Исходя из указанных сумм оборотов, а также начального остатка, отражаются и сумма остатка на конец каждого месяца, а в конце года – на конец года.

Значительный удельный вес в общей массе затрат, связанных с реализацией товаров, в ООО «Топаз Плюс» занимают расходы на продажу. Порядок их учета рассмотрим в следующем пункте работы.