Часть 4. ВНЕДРЕНИЕ ОУП

Глава 25. СОДЕРЖАНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ РУКОВОДСТВУ ПРЕДПРИЯТИЯ О СОЗДАНИИ ОУП

В данной главе содержится образец предложения руководству о создании нa предприятии ОУП с соответствующими обоснованиями. При этом предполагается, что сторонники ОУП уже проделали необходимую подготовительную работу, проведя презентацию необходимости создания офиса, используя для этого материалы, изложенные в данной книге и, в частности, рекомендации главы 26, в которой описано содержание презентации ОУП руководству предприятия. Разработанное предложение должно стать официальным письменным документом, с подачи которого начинается формализованная процедура создания ОУП как самостоятельного проекта организации.

 

СОДЕРЖАНИЕ ПИСЬМЕННОГО РЕЗЮМЕ ДЛЯ РУКОВОДСТВА

 

Настоящее предложение имеет своей целью получение поддержки усилий, направленных на повышение окупаемости проектов, выполняемых организацией и направленных на достижение ее целей, со стороны руководства предприятия. Правильный выбор проектов, отвечающих целям организации и всех заинтересованных в ее деятельности сторон, ускорение процессов их выполнения способны принести предприятию многие миллионы долларов прибыли. Для этого требуется создать в организации офис управления проектами (ОУП), решающий следующие основные задачи.

1. Формирование портфеля проектов, утвержденного руководством, с установленными приоритетами входящих в него проектов. Управление портфелем проектов должно осуществляться при видимой поддержке со стороны руководства предприятия. Портфель проектов должен служить основой для принятия управленческих решений всеми руководителями проектов и распорядителями ресурсов, а также для распределения ресурсов в соответствии с принципами, утвержденными руководством предприятия. Все подразделения и службы предприятия обязаны наполнять портфель проектов необходимыми данными. Общая база данных, относящаяся к портфелю проектов, будет служить основой для предоставления всем руководителям и менеджерам отчетов, служащих основой для выработки и принятия соответствующих решений.

2. Создание на предприятии необходимой базы знаний и навыков для повышения производительности при выполнении проектов. Структура ОУП, действующего при поддержке руководства предприятия, способствует увеличению возможностей его менеджмента в достижении целей организации посредством более быстрого и эффективного выполнения проектов. Менеджеры смогут эффективно использовать данные о ходе выполнения проектов и применять имеющиеся в распоряжении ОУП средства для повышения производительности работ по проектам и управлению ими при постоянно изменяющемся содержании портфеля проектов

3. Отслеживание и анализ портфеля проектов, повышение его эффективности и ведение отчетности. Предполагается использовать эффективные средства, позволяющие собирать необходимые данные без траты лишнего времени, отслеживать ход выполнения проектов и предпринимать необходимые действия по управлению основными инвестициями с предоставлением стратегических и тактических данных о ходе выполнения проектов всем заинтересованным сторонам.

4.Замена неэффективных методов и процессов управления проектами современными и проверенными на практике методами, средствами и процессами. Для обеспечения распространения передового опыта управления проектами внутри организации и обмена содержательной информацией необходимо, чтобы на предприятии существовали единые подходы и методология в этой области.

5.Повышение отдачи от обучения и повышения квалификации сотрудников в области управления проектами. Решение этой задачи способствует повышению возможностей предприятия в части управления проектами путем оценки существующего уровня квалификации руководителей и исполнителей проектов, анализа собранной информации и разработки программ обучения и повышения квалификации, нацеленных на устранение выявленных слабостей и недостатков.

6.Внедрение справочной службы в области управления проектами. Для своевременного обеспечения пользователей достоверной информацией, необходимой для управления проектами, должны применяться соответствующие компьютерные средства. Программные средства, которыми владеет ОУП, и соответствующая справочная служба по их применению поможет пользователям получать соответствующим образом документированные методики и необходимую поддержку для их практического применения.

 

Раздел 1. ОБОСНОВАНИЕ

 

ОБЩИЕ ЦЕЛИ ПРОЕКТА

 

Внедрение ОУП позволит увеличить на __ % прибыль на вложенный капитал от портфеля проектов, стоимостью $ ___ млн.

 

ИСТОРИЯ ВОПРОСА

 

■ отсутствием эффективных способов согласования между собой основных стратегических проектов предприятия во избежание срывов сроков их выполнения;

■ частыми изменениями приоритетов проектов, влекущими за собой постоянные срывы графиков их выполнения;

■ неспособностью предприятия выполнять достаточное число проектов, действительно необходимых для обеспечения конкурентоспособности и общей экономической ситуации на рынках;

■ постоянными срывами сроков выполнения и перерасходами бюджетов проектов.

 

ЦЕЛИ

 

1.Создание условий для формирования сбалансированного портфеля проектов, который, будет отвечать целям предприятия, утвержденным руководством.

2. Внедрение процессов и процедур, необходимых для управления проектами, входящими в портфель предприятия, и установления для них приоритетов, для сбора необходимой информации, отслеживания, анализа и совершенствования выполнения проектов, ведения необходимой отчетности.

3. Повышение темпов и качества выполнения проектов.

4. Обеспечение способности предприятия выполнять большее число проектов без привлечения дополнительных ресурсов.

5. Обеспечение руководства всей необходимой информацией для принятия решений в отношении выбора состава выполняемых проектов и управления ими.

 

СОГЛАСОВАННОСТЬ СО СТРАТЕГИЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

 

■ Внутренние перспективы: более эффективное управление активами предприятия.

■ Совершенство производственных процессов: повышение эффективности организационных процессов и технологического уровня предприятия.

■ Обучение и развитие: повышение качества управления, ориентированного на конечный результат, и процессов выработки и принятия решений, улучшение коммуникаций и обмена знаниями внутри организации.

 

ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ (отметить)

 

Ö Увеличение прибылей	Ö Снижение затрат	Ö Соответствие законодательству
Ö Повышение производительности	Ö Снижение рисков	Ö Поддержка управления

Раздел 2. СОДЕРЖАНИЕ

 

СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА СОЗДАНИЯ ОУП

 

■ Выявление минимальной потребности в данных для составления графиков проектов.

■ Выработка и документальное оформление наиболее эффективных методов управления и представление их на легко доступном веб-сайте.

■ Определение минимально необходимого объема данных для информационного обеспечения портфеля проектов.

■ Сбор и анализ исходных данных, и составление отчета о первоначальном состоянии портфеля проектов организации.

■ Формирование Совета по управлению проектами и обеспечение проведения его первого заседания.

■ Создание библиотеки руководящих документов по управлению проектами, доступной для всех руководителей и исполнителей проектов, их спонсоров, руководителей предприятия и распорядителей ресурсов.

■ Разработка и внедрение процессов, помогающим всем руководителям проектов в обеспечении соответствия результатов проектов минимальным требованиям.

■ Подбор и прием на работу сотрудников ОУП, способных обеспечить эффективную поддержку управления проектами в организации.

■ Внедрение необходимых процессов обучения, тренировки и повышения квалификации сотрудников предприятия в части управления проектами.

 

АНАЛИЗ ПОСЛЕДСТВИЙ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

 

Описание последствий создания ОУП для всех заинтересованных сторон содержится в табл. 25.1.

 

Таблица 25.1Последствия создания ОУП для различных заинтересованных сторон

Заинтересованные стороны	Последствия создания ОУП для заинтересованных сторон
Руководители всех уровней, включая ненерального директора, ИТ-директора, финансового директора	Получение в реальном времени обобщенных данных о распределении ресурсов и капиталов между проектами, что позволяет им принимать более обоснованные решения и рассматривать при планировании различные сценарии причинно-следственных связей. Руководители получают более точную информацию об ограничениях по срокам выполнения и изменения содержания проектов. Они получают возможность установить приоритеты для всех проектов организации.
Проектные офисы	Получают доступ к процессам, обзору портфеля их набора проектов и детальному анализу распределения ресурсов между ними
Руководители проектов	Повышение квалификации в области управления проектами. Применение типовых жизненных циклов проектов, методов планирования и составления графиков проектов, получение помощи в решении проблем ресурсного обеспечения, в отслеживании разрешения проблем и сотрудничество с ОУП. Все это будет способствовать сокращению числа случаев превышения установленных сроков выполнения проектов и проектных затрат. Большинству руководителей проектов потребуется обучение для обеспечения более полного использования ими возможностей программных средств, предоставляемых ОУП. Значительно усилиться помощь со стороны спонсоров проектов, улучшиться взаимодействие с функциональными службами и подразделениями
Члены команд исполнителей проектов	Получат помощь и поддержку в улучшении результатов их работы по проектам. Они смогут лучше понимать взаимосвязи между выполняемыми ими работами и целями предприятия. Им не придется самостоятельно принимать решение о приоритетности тех или иных работ. Будут устранены барьеры между функциональными подразделениями, в которых работают исполнители, что поможет повысить интенсивности потока проектов и их качество
Распорядители ресурсов	Для них станут яснее приоритеты отдельных проектов, сократится число конфликтов с руководителями проектов

 

 

ОСНОВНЫЕ ФАКТОРЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ УСПЕШНОСТЬ ПРОЕКТА

 

■ Поддержка ОУП со стороны руководителей всех уровней.

■ Повышение уровня квалификации сотрудников всех уровней в области управления проектами.

■ Реклама качества работы ОУП, его услуг и применяемых офисом методов и средств.

■ Приобретение или создание качественных программных продуктов для автоматизации управления портфелями проектов и отдельными проектами.

■ Эффективное обучение пользователей этим программным средствам

■ Ответственность руководства за состояние портфеля проектов организации.

 

Раздел 3.ОБЩИЕ ПОДХОДЫ К СОЗДАНИЮ ОУППРЕДЛАГАЕМОЕ РЕШЕНИЕ

 

Команда исполнителей из пяти наиболее опытных руководителей проектов должна собрать исходные данные, выбрать и внедрить все необходимые для начала работы ОУП средства управления проектами и структуры данных. Это позволит команде исполнителей далее сосредоточиться на программных и аппаратных средствах, необходимых для придания управлению проектами в масштабах организации требуемых строгости и дисциплины.

 

ИЗУЧЕННЫЕ АЛЬТЕРНАТИВЫ

 

■ Продолжить управлять проектами прежними способами, то есть в отсутствие обшей организационной структуры и единых методов. Эта альтернатива отклонена, поскольку предлагаемое решение о создании ОУП способно принести организации $ __ млн. дополнительной прибыли.

■ Создание минимальной инфраструктуры, то есть начать с назначения одного руководителя всех проектов без организации официального ОУП и без использования каких-либо дополнительных программных средств. Эта альтернатива отклонена, поскольку объем работы, выполняемой этим руководителем, составляет несколько человеко-лет. Кроме того, три члена команды, проводившие оценку требующихся инвестиций в приобретение необходимых программных средств, пришли к выводу об абсолютной обязательности их наличия в организации для достижения стоящих перед нею целей.

■ Создание временной инфраструктуры, то есть организация временного ОУП с последующим его роспуском после достижения первоначально установленных целей. Эта альтернатива отклонена в связи с убежденностью авторов предложения в том, что ОУП будет и дальше приносить пользу организации, обеспечивая значительное повышение окупаемости инвестиций в проекты за счет их лучшего исполнения. Вместе с тем, окупаемость инвестиций должна служить одним из критериев, используемым руководством организации для постоянной оценки эффективности работы ОУП.

 

ДОПУЩЕНИЯ И ПРЕДПОЛОЖЕНИЯ

 

1. Руководители проектов, не обладающие должной квалификацией, будут обязаны пройти цикл обучения новым методам и средствам в области управления проектами.

2. Все руководители проектов, участвующие в управлении портфелями проектов, должны следовать наставлениям ОУП, включая применение в качестве инструмента управления стандартного пакета программных средств, которым располагает офис.

З.Все подразделения организации обязаны будут использовать этот пакет для ведения отчетности о состоянии и ходе выполнения важнейших проектов.

4.Средства управления проектами и возможности для их изучения должны быть доступны всем исполнителям на любом уровне. Руководители подразделений должны понимать необходимость подобного обучения подчиненных.

5. Функциональные возможности программного обеспечения ОУП обеспечивают решение всех задач управления проектами предприятия.

6. Персонал ОУП разделяет взгляды руководства на ведение бизнеса и совершенствует процессы выполнения проектами в интересах достижения целей организации

 

ПРЕПЯТСТВИЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ОУП

 

n Отсутствие квалифицированных исполнителей для реализации проекта создания ОУП

n Необходимость решения задачи наиболее полного учета потребностей всех функциональных подразделений без ущерба для интересов организации в целом

n Привлечение функциональных подразделений к проведению предлагаемых ОУП подходов и средств управления проектами.

 

ОЖИДАНИЯ ЗАИНТЕРИСОВАННЫХ СТОРОН

 

Перечислены в табл. 25.2.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТА

 

Устав проекта приведен в приложении I. Перечень участников команды исполнителей проекта и время их участия в проекте представлены в плане ресурсного обеспечения проекта (приложении II).

 

ПЛАН ЗАКУПОК

 

Основными посредниками в ведении переговоров о закупках программных средств, необходимых для ОУП, выступили сотрудники отдела снабжения компании _______________и_________________________ . Ими были согласованны стоимость поставки требующихся программных средств и сопутствующих соглашений об их поддержке, обучении пользователей и консультировании. Кроме того, заключено генеральное консалтинговое соглашение с компанией ____________________, которая будет заниматься консультированием по вопросам внедрения ОУП, разработкой программ обучения и консультированием руководителей проектов. По мере необходимости будет продолжена оценка альтернативных вариантов приобретения программных средств, в которых будет возникать потребность.

 

Таблица 25.2Ожидания заинтересованных сторон, связанные с внедрением ОУП в организации

Заинтересованные стороны	Последствия создания ОУП для заинтересованных сторон
Руководители всех уровней, включая генерального директора, ИТ-директора, финансового директора	Своевременное получение отчетов, предложений и информации о состоянии проектов, содержащих точные и действительно необходимые данные для совершенствования процессов принятия решений и реализации стратегических целей организации. При этом создание офиса потребует минимальных нагрузок на бюджет организации
Проектные офисы	Улучшение возможностей для контроля распределения ресурсов организации, создание условий для дальнейшего повышения квалификации и уровня знаний руководителей проектов, для накопления опыта, почерпнутого при реализации предыдущих проектов. Проектные офисы также ищут поддержки внутри организации
Руководители проектов	Получение более стабильных и современных средств и методов планирования и активного управления проектами. Они смогут создать вокруг выполнения проектов атмосферу сотрудничества, будут способны эффективно и продуктивно контролировать ход выполнения своих проектов
Члены команд исполнителей проектов	Упрощается процедура отслеживания меры участия каждого исполнителя во всех проектах. Снимаются противоречия между основными должностными обязанностями исполнителей в их подразделениях и их обязанностями по выполнению проектных работ. (Автоматизация отчетности о трудоемкости работ по проектам поначалу увеличит загрузку исполнителей, которая впоследствии окупится большей четкостью в постановке задач и установлением разумной персональной ответственности исполнителей за своевременное выполнение работ).

 

ПЛАН КОММУНИКАЦИЙ

 

После утверждения руководством проекта создания ОУП, команда исполнителей должна будет:

■ разработать пакет документов, с которыми будут знакомиться потребители услуг офиса. Этот пакет должен содержать обоснования необходимости создания офиса, ожидаемые результаты от совместной работы с ним, график работы, основные контактные данные для связи, общую характеристику офиса и т.д.;

■ разработать и представить на рассмотрение сообщества руководителей проектов учебные материалы, предназначенные для их обучения применению новых программных средств, методов отчетности и стратегии ускоренного выполнения проектов;

■ провести обучение пилотной группы;

■ обеспечить еженедельные встречи с участниками пилотной группы с целью анализа состояния обучения и его результатов, выработки рекомендаций по совершенствованию обучения и обратных связей;

■ проводить индивидуальные собеседования с руководителями проектов с целью обсуждения накопленного опыта и концепций управления проектами;

■ предусмотреть регулярное рассмотрение состояния проектов, анализ портфеля проектов и выработку рекомендаций для высшего руководства в случае возникновения критических ситуаций;

■ проводить регулярные встречи с участниками пилотной группы с целью обсуждения накопленного опыта совместной работы, принципов ее организации и достигнутых успехов;

■ представить всем заинтересованным сторонам итоговый отчет о совместной работе ОУП с пилотной группой;

■ разработать содержание веб-сайта ОУП, включая информацию о деятельности его сотрудников и рекомендации руководителей проектов в части общения с офисом (часто задаваемые вопросы, проблемы и

т.д.);

■ доработать пилотный пакет ознакомительной документации с учетом потребностей новых групп потребителей услуг офиса и разослать его внутри организации;

■ проводить в рамках собраний подразделений ознакомление их сотрудников с работой ОУП;

■ координировать контакты с подразделениями с целью их привлечения к сотрудничеству с ОУП;

■ представить результаты работы ОУП с выводами и прогнозами на совещании руководителей проектов;

■ представить всем основным заинтересованным сторонам итоговый отчет в конце периода внедрения офиса.

 

ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ

 

При выявлении потребностей в изменении первоначально установленных сроков, содержания или бюджета проекта руководитель проекта создания ОУП должен документально их оформить, зарегистрировать, представить на утверждение в Комитет управления изменениями, довести до всех основных исполнителей и еженедельно, за исключением срочных случаев, контролировать ход их реализации. При возникновении потребностей в срочных изменениях проекта их рассматривают путем проведения срочной телеконференции или совещания. Комитет управления изменениями состоит из директора ОУП, ИТ-директора и генерального директора предприятия.

Основные исполнители проекта первыми проводят анализ предлагаемых изменений, выдвигают свои вопросы и рекомендации спонсору проекта и подразделениям, участвующим в его реализации. После того, как предлагаемое изменение принято или отклонено, решение должно быть документально оформлено, а вся проектная документация приведена в соответствии с этим изменением. Процессом оформления и реализации принятого решения управляет руководитель проекта создания ОУП.

 

Раздел 4.РИСКИ

 

МАТРИЦА ИДЕНТИФИКАЦИИ РИСКОВ

 

В табл. 25.3 приведены описания основных рисков, связанных с данным проектом, и планируемых командой исполнителей проекта создания ОУП действий по их предотвращению.

 

Таблица 25.3. Матрица идентификации рисков

Описание риска	Количественная оценка	Способы реагирования
Могут возникнуть сложности с подбором основных исполнителей проекта – подразделения организации, отвечающего за проект и сторонних консультантов. Слишком большая по времени задержка с привлечением необходимых ресурсов способно задержать выполнение работ, относящихся к критическому пути графика проекта.	Риск со значительными последствиями.	Тесная работа с распорядителями ресурсов с целью оценки и удовлетворения потребности в ресурсах. Как можно более раннее выявления потребностей ОУП в персонале, чтобы иметь достаточно времени на его подбор и привлечение. Информирование спонсора проекта о проблемах, связанных с ресурсным обеспечением и привлечение его по мере необходимости, к их разрешению.
Команда исполнителей проекта должна координировать свою работу с большим количеством подразделений и служб предприятия. Это может повлечь за собой срывы во взаимодействия и потерю поддержки команды исполнителей во время выполнения пилотной части и полного разворачивания проекта. Существует также риск того, что приобретаемые ОУП программные средства окажутся несовместимыми с теми, что уже имеются в функциональных подразделениях	Риск с высокой вероятностью и серьезными последствиями	Должен быть составлен детальный план продвижения и взаимодействия для поддержания связей между подразделениями. Должна быть распределена ответственность за поддержание контактов с подразделениями предприятия между членами команды исполнителей проекта. Предусмотреть в составе персонала ОУП специалистов, отвечающих за совместную работу с подразделениями по конфигурированию и внедрению программного обеспечения.
Отсутствие заинтересованности в проекте создания ОУП со стороны высшего руководства организации не позволит достичь или значительно снизит намеченные выгоды от создания офиса. Преимущества о внедрения ОУП также сильно уменьшаться из-за отсутствия согласия в отношениях приоритетности данного проекта и его ресурсного обеспечения. Пользователи программных средств, приобретаемых ОУП, могут также сопротивляться изменениям в корпоративной культуре, вытекающим из практического применения.	Риск с высокой вероятностью и серьезными последствиями	Поддержание контактов с функциональными подразделениями с целью выявления возникающих принципиальных проблем и планирования действий по их разрешению на уровне подразделений. Ознакомление спонсоров проекта с проблемам, возникающими в связи с непониманием руководством значения проекта и организация соответствующей презентации для высших руководителей. Внедрение ОУП не должно начинаться до тех пор, пока не буде завоевана поддержка со стороны высшего руководства. Совместная работа с подразделениями предприятия с целью выявления проблем, связанных с необходимостью изменений корпоративной культуры, планирование рассмотрений путей решения этих проблем на общих собраниях подразделений.

 

Раздел 5. ЗАТРАТЫ И ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ (ДЕТАЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ЗАТРАТ И ЭКОНОМИЧЕСКОГО ЭФФЕКТА ОТ СОЗДАНИЯ ОУП СОДЕРЖИТСЯ В ПРИЛОЖЕНИИ)

 

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАТРАТ НА ПРОЕКТ

 

Сводка распределения затрат на проект создания ОУП приведена в табл. 25.4

 

Таблица 25.4 Сводка затрат на создание ОУП

 

Категории затрат	Величины затрат. $
	Год 1	Год 2	Год 3	Год 4
Проектные затраты: - внутренние трудовые ресурсы - внешние трудовые ресурсы - оборудование и программные средства - прочие затраты (обучение) Суммарные затраты на проект Текущие расходы: -внутренние трудовые ресурсы - техническое обслуживание оборудования Суммарные текущие расходы Суммарные затраты	459 701 855 795 780 000 100 000 2 195 496 2 195 496

 

СУММАРНЫЕ ЗАТРАТЫ НА ОПЛАТУ ТРУДА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ НА СТАДИИ ВЫПОЛНЕНИЯ И КОНТРОЛЯ ПРОЕКТА

 

Продолжительность стадии выполнения и контроля проекта -17 недель.

1. Руководитель проекта (сторонний), занятость 100%, $102 000.

2. Ведущий специалист по программному обеспечению ОУП (собственный), занятость 50%, $34 000.

3. Специалисты по интеграции проектов (собственные, 2 чел.), занятость 50% каждый, по $34 000 каждый.

4. Специалист по обеспечению связности систем (собственный), занятость 100%, $68 000.

5. Координатор работ по обучению и повышению квалификации (сторонний), занятость 100%, $74 800

6. Специалист по системам поддержки пользователей программных средств ОУП (собственный), занятость 50%, $34 000.

7. Специалист по программному обеспечению ОУП (собственный), занятость 100%, $34 000.

8. Ведущий специалист по управлению портфелями проектов (сторонний), занятость 100%, $51 000.

9. Специалист по управлению портфелями проектов (собственный), занятость 50%, $ 34 000.

10.Преподаватель/наставник по программным средствам ОУП (сторонний), занятость 100%, $74 800.

11.Сотрудник отдела кадров (собственный), занятость 50%, $34 000.

12.Оплата помещений, учебных пособий и оборудования - около $100 000.

 

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ ОТ ПРОЕКТА

 

Сводка составляющих экономического эффекта от проекта приведена в табл. 25.5. Значения отдельных составляющих могут быть проверены с использованием схем расчета, приведенных ниже.

 

Таблица 25.5 Экономический эффект от создания и внедрения ОУП на предприятии

Виды экономического эффекта	Год 1	Год 2	Год 3	Год 4
Материальный эффект: - от внедрения стандартов управления проектами - от идентификации проектных рисков и ресурсных ограничений - от совершенствования процесса выполнения 60 проектов в год – Нематериальные выгоды от совершенствования процесса управления портфелем проектов Суммарные затраты		1 920 000   1 584 000   7 500 000   12 000 000     23 004 000	1 920 000   1 584 000   7 500 000   12 000 000     23 004 000	1 920 000   1 584 000   7 500 000   12 000 000     23 004 000

 

Эффект от внедрения стандартов управления проектами. По данным Gartner Group (отчет от 1 августа 2000 г.), проекты, выполняемые в соответствии со стандартным жизненным циклом, значительно чаще завершаются в установленные сроки, в полном объеме и в соответствии с установленными бюджетами.

Оценка экономии

 

число проектов х число исполнителей х средняя часовая ставка исполнителя х число сэкономленных часов работы

Пример:

20x10x60x40x4 = $1 920 000

 

В данном примере предполагается, что для 20 проектов удалось ускорить сроки выхода на рынок с новой продукцией в среднем на 4 недели. Безусловно, ускоренный выход с новой продукцией на рынок способен принести компании дополнительные прибыли, по сравнению с которыми размеры расчетной экономии на проектах оказываются несопоставимыми.

Способы проверки. Выполнение первоначального графика проекта, соответствие фактических затрат расчетным и содержание проекта должны отслеживаться ежемесячно.

Эффект от идентификации проектных рисков и ресурсных ограничений. Применение программных средств управления проектами, которыми владеет ОУП, требует от руководителей проектов анализа проектных рисков, ограничений и зависимостей проектов, их влияния на показатели компании. Применение строгих стандартов при определении целесообразности продвижения проектов по этапам жизненного цикла позволяет сократить расходы организации.

По оценкам Gartner Group, своевременное выявление рисков позволяет отменить выполнение до 20% проектов еще до их выхода на стадию исполнения. В условиях предыдущего примера предположили, что до стадии исполнения было отменено 6 проектов, а среднее время работа исполнителей, сэкономленное на каждом проекте, составило 11 недель.

 

Оценка экономии:

 

число проектов х число исполнителей х средняя часовая ставка исполнителей х число сэкономленных часов работы

Пример:

6 х 10 чел. х $60/ч х 40 ч/нед. х 11 недель = $1 584 000.

Фактический эффект от досрочного прекращения рискованных проектов окажется несравненно выше расчетного, поскольку высвободившиеся исполнители могут быть привлечены для работы над другими проектами, что способно принести значительно больший эффект.

Способы проверки. ОУП обязан отслеживать число проектов в портфеле, прекращенных досрочно в связи с их рискованностью и отрицательными последствиями для организации.

Эффект от совершенствования процесса выполнения проектов. К концу 200_ г. предприятие планирует перейти к отслеживанию 75% проектов, составляющих его портфель. В настоящее время оно отслеживает менее 50% проектов. Улучшение информационного обеспечения процесса выработки и принятия решений относительно распределения ресурсов и активов позволит добиться значительной экономии. Кроме того, отслеживание проектов позволит существенно улучшить информированность подразделений о ходе их выполнения и наладить контакты между их руководителями, что будет содействовать ускоренному выполнению проектов, входящих в портфель организации.

 

Оценка экономии:

 

Суммарный годовой бюджет портфеля (60 проектов) = $150 000 000

 

5-процентная годовая экономия от сокращения продолжительности работ по проектам и сокращения затрат на их выполнение по сравнению с установленными в бюджете для портфеля проектов = $7 500 000

 

Способы проверки. Руководство предприятия узнает о достижениях в совершенствовании процессов выполнения проектов из отчетов ОУП о состоянии портфеля проектов организации. Эти отчеты должны содержать обобщенные сведения, позволяющие сопоставить прогнозные оценки параметров проектов с их текущими значениями и принимать соответствующие управляющие решения.

Эффект от установления приоритетов проектов в портфеле. Проведя анализ портфеля проектов предприятия, ОУП обязан установить, какие проекты в нем являются наиболее приоритетными для организации. Как считает Gartner Group, «интенсивность выполнения проектов напрямую влияет на уровень удовлетворенности потребителей, на эффективность применяемых организацией информационных технологий, на ее конкурентоспособность, размеры принадлежащей организации доли рынка и на ее прибыльность. Управление портфелями проектов должно опираться на применение набора критериев, значения которых определяются результативностью выполняемых организацией проектов».

Анализ портфеля проектов, проводимый ОУП, помогает руководству организации принимать решения об отказе от некоторых проектов, не являющихся для нее приоритетными.

 

Оценка экономии:

 

Исключение из портфеля 10 проектов со средней стоимостью $1 200 000 в течение года соответствует общей годовой оценке экономии $12 000 000

 

Способы проверки. ОУП должен применять методы управления портфелями проектов для анализа и выявления числа проектов, точно следующих установленным жизненным циклам, используя средства ежедневного управления проектов.

 

Раздел 6.ГРАФИК ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЕКТА

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ДАТЫ ГРАФИКА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЕКТА

 

1. Дата завершения этапа планирования 03.0б.200_ г.

2. Дата завершения этапа исполнения и контроля 06.11.200_ г.

3. Дата официального закрытия проекта 03.12.200_ г.

4. Дата окончания проекта 03.12.200_ г.

 

РЕЗЮМЕ

 

Технико-экономическое обоснование создания ОУП на предприятии должно устанавливать функциональные возможности офиса, выгоды от его создания, необходимые для этого затраты и сроки. После того, как будут оценены затраты на создание ОУП, включая текущие расходы на его содержание в оставшуюся часть финансового года, эта оценка становится базой для определения экономического эффекта, создаваемого ОУП для организации.

 

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОВТОРЕНИЯ

 

25.1.Поясните, какие финансовые преимущества создает ОУП для организации путем управления портфелями проектов?

25.2.Предложение руководству организации о создании ОУП содержит ряд предположений и допущений относительно источников ожидаемой экономии, обеспечиваемой офисом для предприятия. Насколько реальны эти предположения?

25.3.Предположим, что руководство согласилось с Вашим предложением о создании ОУП, настаивает на том, чтобы этим проектом занимался всего один человек вместо запрашиваемых пяти. Как Вы поступите в подобной ситуации?

25.4. В приведенном примере график создания ОУП рассчитан на шесть месяцев. Почему именно такой срок представляется привлекательным для руководства?

25.5. Перечислите как, по Вашему мнению, способен ОУП повлиять на работу руководства организации, руководителей проектов и распорядителей ресурсов.

25.6. Какие отрицательные последствия может, по мнению руководителей проектов, принести для них создание ОУП? Как ОУП может развеять эти опасения?