Глава 28. Схема организации ОУП, приемлемая для руководства

В этой главе перечислены основные этапы создания в организации жизнеспособного ОУП. При этом критичными, с точки зрения успешности решения этой задачи, являются следующие факторы:

1.Постоянное отслеживание ОУП ценности результатов проектов для всех заинтересованных сторон, прежде всего - для руководящего состава организации.

2.Приверженность ОУП постоянному и своевременному сбору, распространению и реализации информации о состоянии и ходе выполнения портфеля проектов.

3.Поощрение команд исполнителей проектов к обращениям за помощью к ОУП.

4.Способность ОУП использовать открывающиеся возможности для ускорения выполнения проектов и содействовать устранению угроз срыва сроков их завершения.

5.Полная поддержка идеи создания ОУП со стороны высшего руководства организации.

Приступая к созданию ОУП, составить план его организации и развития, охватывающий период, продолжительностью 24-30 месяцев, разбитый на полугодовые интервалы. План должен предусматривать получение измеримых результатов от создания ОУП каждые 6 месяцев.

При наличии заинтересованности и полной поддержки идеи создания ОУП со стороны высших руководителей организации этот план будет существенно отличаться от плана создания ОУП по инициативе руководителя одной из функциональных служб предприятия. Например, если оценки, предусмотренные этапом 1 создания ОУП (см. ниже), в обычных условиях занимают до трех месяцев, то по указанию генерального директора для этого потребуются считанные дни.

Обычно предварительными работами по созданию ОУП занимаются по совместительству специалисты, и так по горло загруженные другими заданиями. Поэтому начальная стадия создания ОУП занимает дольше времени, чем могла бы потребовать в идеале. Кроме того, задержки на начальной стадии происходят из-за того, что ОУП еще только предстоит завоевать доверие в организации, для чего порой лучше всего не торопиться и не создавать у исполнителей проекта впечатление, что они, как говорится, «бегут впереди паровоза». Продолжительность периода создания ОУП также зависит от планируемого содержания его деятельности, размеров организации и географического расположения ее отделений. Имеют значение также другие факторы, в частности, уровень зрелости организации в части управления проектами. Приведенный ниже примерный план создания ОУП представляет собой развитие плана, приведенного в главе 3. Первые пять этапов этого плана выглядят следующим образом:

Этап 1 - изучение и оценка существующих проблем и путей их решения. Подготовка устава ОУП.

Этап 2 - начало работы ОУП, выявление имеющейся информации о выполнении проектов - «Как есть», и установление порядка «Как должно быть».

Этап 3 - повышение прозрачности процессов реализации проектов.

Этап 4 - выявление существующих программных средств управления проектами предприятия, выбор наиболее подходящих, их преобразование и внедрение.

Этап 5 - обеспечение самоокупаемости ОУП, обеспечение интеграции систем управления проектами.

 

ЭТАП 1.

 

ИЗУЧЕНИЕ И ОЦЕНКА СУЩЕСТВУЮЩИХ ПРОБЛЕМ

И ПУТЕЙ ИХ РЕШЕНИЯ.

ПОДГОТОВКА УСТАВА ОУП

 

Ниже очень кратко перечислено, что нужно сделать и чего следует избегать на этом этапе. Итак, необходимо:

■ собрать исходные данные о портфеле проектов организации, включая сведения о фактическом состоянии всех основных проектов:

■провести встречи со всеми главными заинтересованными сторонами и с руководителями проектов;

■определить, какие проекты находятся под особым контролем высшего руководства, поскольку они связаны с целями организации.

Не следует:

■принудительно внедрять методологию управления проектами;

■составлять слишком много правил, которые должны соблюдать руководители проектов;

■собирать детализированную информацию из листков учета рабочего времени исполнителей.

На этой стадии должны быть изучены некоторые важные аспекты состояния дел с управлением проектами в организации. Поэтому при проведении оценки следует проанализировать современную практику проектных работ в организации, изучить ход выполнения проектов, провести опрос основных заинтересованных сторон, выявить стратегические цели организации, определить соответствие методологии и уровня квалификации исполнителей положениям руководства Института управления проектами РМВОК. Для обеспечения статистической значимости результатов анализа, исходные данные для него должны собираться на выборке, включающей в себя не менее 20% проектов, выполняемых организацией.

В течение первого месяца должен быть составлен отчет по результатам оценки, содержащий выводы и рекомендации, для его последующего изучения командой специалистов, занимающихся созданием ОУП. Раздел «Рекомендации» отчета служит отправной точкой для составления плана работ ОУП по совершенствованию практики управления проектами, который устанавливает структуру декомпозиции работ (WBS), подлежащих выполнению в течение оставшейся части этого и последующих этапов.

Чем скорее будет завершена оценка, тем быстрее высшее руководство организации и руководители функциональных служб перестанут считать создание ОУП источником ненужных, дополнительных накладных расходов. WBS для первого этапа создания ОУП должна включать следующие уровни:

 

1.Проведение собеседований с руководством организации с целью определения их требований к проводимому предварительному исследованию.

2.Составление графика опросов основных заинтересованных сторон.

3.Составление графика выборочного опроса спонсоров, руководителей и исполнителей не менее, чем 20% проектов, реализуемых организацией.

4.Сбор и анализ сведений о ходе выполнения стратегически важных проектов

5.Анализ существующего порядка и методологии управления проектами.

6.Проведение опроса основных заинтересованных сторон.

7.Проведение опросов команд исполнителей проектов.

8.Составление проекта отчета с выводами и рекомендациями.

9.Рассмотрение проекта отчета руководителем ОУП.

10.Доработка проекта и подготовка окончательного варианта отчета.

11.Представление отчета руководству совместно с проектом устава ОУП с технико-экономическим обоснованием.

12.Определение руководителем ОУП необходимых действий по рекомендациям проекта и установление их очередности.

13.Составление плана работ ОУП по совершенствованию управления проектами на основе рекомендаций отчета.

 

ЭТАП 1. РЕЗУЛЬТАТЫ

 

1. Содержание отчета с результатами оценки состояния дел в организации.

а. Выводы и рекомендации.

b. Анкеты, применявшиеся при опросах.

с. Сводные результаты опросов.

d. Слайды для презентации в формате Роwег Роint».

2.План работ ОУП по совершенствованию управления проектами.

3.Устав ОУП с технико-экономическим обоснованием.

На рис. 28.1 показана схема поэтапного внедрения Устава ОУП. Наблюдения за тем, как сотрудники организации воспринимают процесс поэтапного внедрения, позволяют оценить эффективность результатов работы офиса по мере их получения и внедрения. Результативность усилий ОУП проявляется на всем протяжении жизненного цикла проектов, который, согласно модели РМВОК^®, должен включать пять стадий: инициирование, планирование, контроль, исполнение и закрытие.

На рис. 28.2 показаны решаемые задачи и результаты работы, обычно получаемые на первом этапе внедрения ОУП. При этом под аббревиатурой МАRСОМ понимают очень важную составляющую деятельности ОУП - продвижение в организации и взаимодействие с персоналом. В ходе решения этой задачи действия ОУП увязываются с потребностями потребителей, которым, в свою очередь, ОУП сообщает о своих достижениях, помогающих потребителям решать стоящие перед ними задачи.

 

	Рис 28.1

 

 

 

РЕЗЮМЕ ПО ЭТАПУ 1

 

Для того чтобы предложения ОУП по совершенствованию управления проектами были приняты, очень важно изучить и оценить текущую ситуацию в организации. Руководство организации и спонсоры проектов, рассмотрев результаты оценки, смогут согласиться с наличием многочисленных и серьезных причин, по которым должен быть реализован предложенный ОУП план усовершенствований, которые могут быть жизненно необходимыми для успешного выполнения организацией ее миссии.

На этом этапе заслуживает внимания получение ответов на следующие вопросы.

1.Насколько важно, чтобы данные о затратах на проекты, например,
затраты труда исполнителей, могли быть переданы через существующие на предприятии информационные системы в бухгалтерию?
Важна ли совместимость всех систем сейчас и в будущем?

2.Насколько соответствуют существующие в организации средства управления проектами потребностям исполнителей и спонсоров проектов?

3.Заинтересовано ли сообщество исполнителей проектов в существовании ОУП?

4.Какие нужды потребителей услуг ОУП должны быть им удовлетворены немедленно?

5.Какие навыки управления проектами должны приобрести работники подразделений, отвечающих за производственные и рыночные аспекты деятельности предприятия?

6.Каков уровень зрелости предприятия в части управления

7.проектами? Какие сейчас имеются возможности для повышения этого уровня?

 

ЭТАП 2.

 

ВЫЯВЛЕНИЕ ИМЕЮЩЕЙСЯ ИНФОРМАЦИИ

О ВЫПОЛНЕНИИ ПРОЕКТОВ - «КАК ЕСТЬ»,

И УСТАНОВЛЕНИЕ ПОРЯДКА «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

 

К началу этого этапа ОУП в организации уже существует 6 месяцев. По началу выявление существующих возможностей и угроз для выполнения проектов является абсолютно необходимым для вновь созданного ОУП. Он должен выявить скрытые возможности для лучшего выполнения проектов. Вместе с тем, когда все данные о проектах собраны и обобщены, становятся яснее взаимосвязи между отдельными проектами и, благодаря этому, очевиднее проявляются существующие возможности и угрозы для текущих работ по проектам.

На этапе 2 наблюдается постоянное повышение качества данных, извлекаемых из отчетов о состоянии проектов и графиков их выполнения. Обобщение этих данных в отчетах, предназначенных для руководителей проектов, позволяет им лучше ориентироваться в планах проектов на текущий финансовый год.

Некоторые проекты будут завершены раньше срока, другие - точно в срок, часть проектов запаздывает, а выполнение еще одной части проектов будет прервано. Общая схема оптимизации процесса выполнения проектов представлена на рис. 28.3. Эта трехступенчатая итеративная модель позволяет лучше оценить ожидания всех заинтересованных сторон на каждом из трех ее шагов.

 

Внедрение указанной модели подразумевает применение относительно быстрого подхода, при котором на первом шаге, длительностью от 5 до 7 недель, еженедельно собираются совещания руководителей проектов до тех пор, пока содержание и качество информации о портфеле проектов не достигнет требуемого уровня. На этот период ОУП может объявить своеобразную «амнистию», то есть не предпринимать никаких мер к нарушителям сроков выполнения проектов с тем, чтобы подтолкнуть исполнителей проектов к представлению точных и достоверных сведений об их состоянии. На этом шаге требуется часто собирать информацию о проектах, но без проведения формализованных совещаний. В конце концов, руководители и исполнители проектов обязаны выполнять свою работу и отчитываться перед руководителями подразделений, чтобы те могли управлять и отчитываться перед заказчиками о благоприятных возможностях и угрозах (шаг 2). Участникам шага 2 модели потребуется от 3 до 5 еженедельных совещаний с ОУП. чтобы привыкнуть к процессу совместной работы, после чего ОУП будет готов к следующему шагу 3 - созданию Совета по управлению проектами.

Участникам Совета потребуется несколько заседаний, чтобы организовать работу и принять на себя ответственность за принудительное ранжирование проектов, входящих в портфель организации. Таким образом, все действия участников шагов I и 2 становятся увязанными с деятельностью высшего руководства на шаге 3. Руководство принятием решением передается Совету по управлению проектами в то время, как руководители проектов и подразделений отвечают за выработку правильной стратегии реализации принимаемых Советом решений.

По мере того, как все участники описанного процесса оказываются втянутыми в поддержание непрерывного потока отчетной информации, ОУП получает возможность сосредоточиться на отладке отношений между всеми его участниками посредством создания мотивации для обмена информацией внутри и между группами исполнителей проектов, вытекающей из существующих зависимостей между ними. При этом задачи ОУП будут все больше склоняться к оказанию консультационных услуг.

Структура разбиения работ для этапа 2 может включать следующие составляющие:

I. Первый месяц

а. Первая неделя

I. Набор сотрудников ОУП, отвечающих за управление портфелем проектов

II. Набор главных специалистов ОУП

III.Получение отчетов о состоянии и графиков проектов, входящих в портфель организации.

IV. Получение данных об основных стратегических целях организации на текущий финансовый год

b. Вторая неделя

I.Уточнение состава портфеля проектов

II.Опубликование портфеля проектов

Ш.Анализ портфеля проектов с целью совершенствования сбора информации о его состоянии и проведение необходимых действий в этом направлении

IV.Закрепление главных специалистов ОУП за основными, стратегически важными проектами

V.Согласование главными специалистами ОУП планов совместных работ с исполнителями проектов, за которыми они закреплены

с. Третья неделя

I.Сбор отчетов о состоянии и графиках выполнения проектов

входящих в портфель

II.Текущая работа главных специалистов ОУП с исполнителя ми проектов

d. Четвертая неделя

I.Уточнение состава портфеля проектов

II. Опубликование уточненного портфеля

III.Текущая работа главных специалистов ОУП с исполнителями проектов

2.Второй месяц (в дополнение к работам, выполняемым в предыдущий месяц)

a. Первая неделя

I Составление проекта первого отчета о выполнении планов

b. Вторая неделя

I.Издание отчета

с. Третья неделя

I.Составление проекта отчета о выполнении планов проектов и прогнозах их завершения за отчетный период

II. Проведение первого совещания руководителя портфеля проектов с исполнителями

d. Четвертая неделя

I.Издание отчета

3. Третий месяц (в дополнение к работам, выполняемым регулярно в первые два месяца)

а. Вторая неделя

I Проведение первого совещания руководителей с целью рассмотрения состояния портфеля проектов

4. Четвертый месяц (в дополнение к работам, регулярно выполняемым в первые три месяца)

а. Первая неделя

I. Набор персонала для справочного бюро ОУП

b. Вторая неделя

I. Проведение совещания по рассмотрению портфеля проектов с руководителями производственных подразделений

II.Организация работы справочного бюро ОУП

с. Третья неделя

I.Отладка работы справочного бюро

d. Четвертая неделя

I.Справочное бюро ОУП готово к обслуживанию клиентов в режиме он-лайн

5. Пятый месяц (в дополнение к работам, регулярно выполняемым в предыдущие месяцы)

а. Вторая неделя

I-Определение состава Совета по управлению проектами и даты проведения его первого заседания

6. Шестой месяц (в дополнение к работам, регулярно выполняемым в предыдущие месяцы)

а. Вторая неделя

I. Проведение первого совещания с руководителями подразделений по рассмотрению портфеля проектов

II. Оценка коэффициента окупаемости инвестиций в ОУП за первое полугодие его работы

b. Третья неделя

I.Подготовка и проведение первого заседания Совета по управлению проектами - установление процедуры и проведение принудительного ранжирования проектов в портфеле.

 

ЭТАП 2. РЕЗУЛЬТАТЫ

 

1 .Поддержка управления портфелем проектов.

а. Издание ежемесячных отчетов о выполнении планов I прогнозах их завершения.

b. Внедрение процесса управления портфелем проектов.

2.Организация прохождения данных в ОУП.

а. Внедрение процесса сбора данных о состоянии и выполнении графиков проектов.

b. Создание единой базы данных о проектах.

3.Создание справочного бюро ОУП.

a. Укомплектование бюро кадрами из числа сотрудников ОУП.

b. Организация наставничества в части управления проектами.

4.Коммуникации.

а. Проведение совещаний руководства по рассмотрению портфеля проектов.

b. Проведение совещаний руководителей проектов, относящихся к производственным аспектам деятельности предприятия, с.Проведение заседаний Совета по управлению проектами с целью анализа портфеля проектов организации.

5.Поддержание единства методологии управления проектами в организации.

 

РЕЗЮМЕ ПО ЭТАПУ 2

 

Если число стратегически важных проектов в организации не превышает 100, то процесс формирования портфеля проектов может быть завершен ОУП в течение месяца с использованием имеющихся данных по каждому проекту. При большем числе проектов может потребоваться еще 15-20 рабочих дней для окончательного формирования начального варианта портфеля в том виде, в котором он существует в организации.

Исходные данные по всем проектам ОУП получает в виде электронных таблиц, например, в формате МS Excel или МS Project (Task Sheet View). Эти данные указывают, как далеко подвинулось выполнение каждого проекта в рамках стандартного жизненного цикла.

В это время могут выявиться некоторые пробелы в данных о проектах, поскольку их руководители могут не обладать необходимой информацией для представления обзоров проектов в портфеле. Это следует рассматривать, как„вполне нормальное явление, отвечающее текущему состоянию дел в управлении проектами в организации. Эти пробелы сразу становятся очевидными после загрузки всех собранных данных в портфель проектов.

Собранные данные позволяют ОУП оценить существующие возможности и угрозы для, выполнения плана проектных работ предприятия на текущий финансовый год путем соответствующего группирования проектов. Эта работа может быть завершена в первый месяц данного этапа, что имеет принципиальное значение.

Во второй месяц деятельность ОУП сосредоточена на уточнении портфеля проектов, обеспечении достоверности содержащихся в нем сведений и отсутствия противоречий в отчетности, представляемой командами исполнителей проектов.

По мере того, как становится более строгой информация, включаемая в портфель, ОУП сможет приступить к обобщенной оценке состояния входящих в него проектов. Такая оценка может включать цветовое кодирование проектов в зависимости от их состояния с присвоением им категорий «красный», «желтый» или «зеленый», что соответствует проектам, находящимся под угрозой срыва, вызывающим и нормально выполняемым

 

ЭТАП 3.

 

ПОВЫШЕНИЕ ПРОЗРАЧНОСТИ ПРОЦЕССА РЕЛИЗАЦИИ ПРОЕКТОВ

 

На этом этапе основное внимание ОУП должно быть сосредоточено на улучшении обозримости состояния и хода выполнения уже запущенных проектов. Помимо того, ведущие специалисты - главные специалисты ОУП - должны наладить совместную работу с командами исполнителей проектов, обучая их руководителей методам ускорения выполнения проектов и устранения угроз для плановых сроков их завершения. ОУП организует новые учебные программы для руководителей и исполнителей проектов. Процессы подготовки и издания отчетов о выполнении планов проектов и прогнозах их завершения дополнены оценками портфелей активов и стратегических целей предприятия. Основное внимание на этом этапе ОУП уделяет усилению взаимодействия персонала с целью распространения информации об узких местах, препятствующих завершению проектов, и имеющихся возможностях для их ускорения.

На этом этапе ОУП должен обладать уже настолько отлаженными механизмами отчетности, анализа и контроля, что все потребители его услуг постоянно обращаются в офис за информацией о состоянии проектов и имеющихся угрозах для их своевременного завершения.

На этапе 3, охватывающем 7-12-й месяцы существования ОУП, офис должен еженедельно выполнять следующие работы:

а. Первая неделя.

1. Сбор отчетов руководителей проектов о выполнении графиков и текущем состоянии проектов, включенных в портфель.

П. Составление проекта сводного отчета о выполнении планов проектов и прогнозах их завершения.

III. Текущая работа главных специалистов ОУП с исполнителями проектов.

IV. Текущая работа справочного бюро ОУП.

b. Вторая неделя.

I. Уточнение портфеля проектов.

П. Издание портфеля проектов.

Ш. Издание отчетов о выполнении планов проектов и прогнозах их завершения.

lV. Проведение совещаний с руководителями проектов о состоянии портфеля.

V. Проведение совещаний с руководителями производственных подразделений по рассмотрению портфеля проектов.

VI. Текущая работа главных специалистов ОУП с исполнителями проектов.

Vll .Текущая работа справочного бюро ОУП.

с. Третья неделя.

1. Сбор отчетов руководителей проектов о выполнении графиков и текущем состоянии проектов, включенных в портфель.

П. Организация и помощь в проведении заседания Совета по управлению проектами — проверка методологии и организация принудительного ранжирования проектов в портфеле.

Ш.Текущая работа главных специалистов ОУП с исполнителями проектов.

IV. Текущая работа справочного бюро ОУП.

d. Четвертая неделя.

I. Уточнение портфеля проектов.

П. Издание портфеля проектов.

Ш. Текущая работа главных специалистов ОУП с исполнителями проектов.

IV. Текущая работа справочного бюро ОУП.

На этапе 3 ОУП также рекомендуется выполнить следующие работы:

1 .Седьмой месяц.

а. Первая неделя.

I. Сбор отчетов руководителей проектов о выполнении графиков и текущем состоянии проектов, включенных в портфель.

П.Составление проекта отчета о состоянии портфеля стратегических целей.

Ш.Составление проекта отчета о состоянии портфеля активов.

b. Вторая неделя.

I. Издание отчета о состоянии портфеля активов.

П. Издание отчета о состоянии портфеля стратегических целей.

Ш. Начало разработки курса базовой подготовки руководителей проектов.

с. Третья неделя.

I. Начало разработки курса обучения исполнителей проектов.

d. Четвертая неделя.

I. Начало разработки углубленного курса обучения руководителей проектов.

2. Восьмой месяц.

а. Первая неделя.

1. Сбор отчетов руководителей проектов о выполнении графиков и текущем состоянии проектов, включенных в портфель.

П. Составление проекта отчета о состоянии портфеля стратегических целей.

Ш. Составление проекта отчета о состоянии портфеля активов.

b. Вторая неделя.

I. Издание отчета о состоянии портфеля активов.

П. Издание отчета о состоянии портфеля стратегических целей.

с. Третья неделя.

I. Завершение разработки курса базовой подготовки руководителей проектов.

П. Завершение разработки курса обучения исполнителей проектов.

d. Четвертая неделя.

I. Завершение разработки углубленного курса обучения руководителей проектов.

II. Организация рабочей группы из представителей функциональных служб для создания процесса установления приоритетов проектов предприятия.

3. Девятый месяц.

а. Первая неделя.

I. Сбор отчетов о состоянии активов.

 

Ежемесячно проводятся информационные совещания с руководителями проектов и подразделений, заседания Совета по управлению проектами. Отчеты ОУП о выполнении планов проектов и прогнозах их завершения дополнены отчетами о состоянии портфелей активов и стратегических целей. Методическая поддержка управления проектами осуществляется ОУП с использованием созданного в нем справочного бюро. Руководители всех проектов, входящих в портфель, пользуются наставнической помощью и поддержкой главных специалистов ОУП, к которой они прибегают по мере необходимости.

 

ЭТАП 4.

 

ВЫЯВЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТИ В СРЕДСТВАХ

УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ,

ИХ ВЫБОР, ВНЕДРЕНИЕ И ПРЕОБРАЗОВАНИЕ

 

На этапе 4 происходит модернизация существующих в организации программных средств управления проектами для совершенствования сбора и хранения данных, обеспечения доступа к ним, придания управлению проектами большей строгости и дисциплинированности. В течение 13-18-го месяцев своего существования (соответствующих этому этапу) ОУП должен регулярно выполнять следующий набор еженедельных работ:

I. Первая неделя месяца.

а. Сбор отчетов о состоянии выполнении планов проектов, включенных в портфель.

b. Сбор отчетов о состоянии активов.

с. Разработка проекта отчета о портфеле стратегических целей.

d. Разработка проекта отчета о портфеле активов.

е. Составление проекта отчета о выполнении планов проектов и прогнозах их завершения.

f. Текущая работа главных специалистов ОУП.

g. Текущая работа справочного бюро ОУП.

2.Вторая неделя.

a. Обновление портфеля проектов.

b. Издание обновленного портфеля проектов.

c. Издание отчета о портфеле активов.

d. Издание отчета о стратегических целях организации.

e. Издание отчета о выполнении планов проектов и прогнозах их завершения.

f. Проведение собрания руководителей проектов по рассмотрению портфеля проектов.

g. Проведение собрания руководителей производственных подразделений по рассмотрению портфеля проектов.

h. Текущая работа главных специалистов ОУП.

i. Текущая работа справочного бюро ОУП.

3.Третья неделя.

a. Сбор отчетов о состоянии выполнении планов проектов, включенных в портфель.

b. Организация и помощь в проведении заседания Совета по управлению проектами - проверка и организация принудительного ранжирования проектов в портфеле.

c. Текущая работа главных специалистов ОУП.

d. Текущая работа справочного бюро ОУП.

4.Четвертая неделя.

a. Обновление портфеля проектов.

b. Издание обновленного портфеля проектов.

c. Текущая работа главных специалистов ОУП.

d. Текущая работа справочного бюро ОУП.

Помимо перечисленных, регулярно повторяющихся работ, на этапе 4 рекомендуется провести следующие новые мероприятия.

1. Тринадцатый месяц.

а. Первая неделя.

I. Формирование рабочей группы по программным средствам управления проектами b. Вторая неделя.

I. Проведение организационного собрания группы по программным средствам управления проектами.

c. Третья неделя.

I. Проведение очередного еженедельного собрания рабочей группы - установление требований организации в целом и ее ОУП к программным средствам управления проектами.

d. Четвертая неделя.

I. Проведение очередного еженедельного собрания рабочей группы - обсуждение и определение относительной значимости требований к программным средствам управления проектами.

П. Формирование технического задания на проект внедрения программных средств управления проектами.

2. Четырнадцатый месяц.

а. Первая неделя.

I. Проведение очередного еженедельного собрания рабочей группы - утверждение информационного запроса, отсылаемого поставщикам программных средств управления проектами.

b. Вторая неделя.

I. Проведение очередного еженедельного собрания рабочей группы — определение поставщиков программных средств управления проектами, которым должны быть направлены информационные запросы.

c. Третья неделя.

I. Проведение очередного еженедельного собрания рабочей группы - анализ состояния дел с ответами на разосланные информационные запросы и начало анализа поступившей информации от поставщиков.

П. Завершение разработки курса обучения исполнителей проектов.

d. Четвертая неделя.

I. Проведение очередного еженедельного собрания рабочей группы - завершение процесса сбора информации по запросам.

П. Составление графика проведения выбранными поставщиками демонстраций предлагаемых ими программных средств.

3. Пятнадцатый месяц.

а. Первая неделя.

I. Проведение очередного еженедельного собрания рабочей группы - демонстрации программных средств управления проектами их поставщиками.

b. Вторая неделя.

I. Проведение очередного еженедельного собрания рабочей группы — окончание демонстраций программных средств поставщиками.

II. Составление конечного списка поставщиков программных средств и отправка запросов им относительно окончательных цен на поставку.

с. Третья неделя.

I. Проведение очередного еженедельного собрания рабочей группы - окончательный выбор двух предпочтительных поставщиков программных средств и

d. Четвертая неделя.

I. Проведение очередного еженедельного собрания рабочей группы - представление руководству окончательных предложений в отношении поставщика программных средств управления проектами.

II. Уведомление поставщика о сделанном выборе в его пользу.

Ш.Начало месячного опытного внедрения выбранных программных средств.

4. Шестнадцатый месяц.

а. Недели 1-3.

I. Проведение очередного еженедельного собрания рабочей группы - рассмотрение отчета об опытном применении выбранных программных средств.

II. Проведение очередного еженедельного собрания рабочей группы - рассмотрение отчета об опытном применении программных средств и принятие окончательного решения о его приобретении.

5.Семнадцатый месяц.

а. Первая неделя.

1.Начало перевода отобранных для этой цели команд исполнителей проектов на применение новых программных средств управления проектами.

П.Обучение членов команд исполнителей проектов использованию новых программных средств.

III. Преобразование процессов управления проектами, применяемых ОУП, под новые программные средства.

b. Недели 2-4.

I. Продолжение перевода отобранных для этой цели команд исполнителей проектов на применение новых программных средств управления проектами.

П. Обучение членов команд исполнителей проектов использованию новых программных средств.

6. Восемнадцатый месяц.

а. Недели 1-4.

I. Начало перевода отобранных для этой цели проектов на примере управления проектами.

П. Обучение членов команд исполнителей новых проектов использованию новых программных средств.

 

ЭТАП 4. НОВЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

 

1. Анализ существующих программных средств управления проектами предприятия.

a. Установление технических требований.

b. Формирование рабочей группы по выбору программных средств управления проектами и составление графика ее заседаний.

c. Проведение поставщиками демонстраций предлагаемых программных средств.

d. Сбор финансовой информации о поставщиках.

2. Выбор поставщика программных средств.

a. Разработка технического задания.

b. Утверждение поставщика руководством и получение разрешения на приобретение программных средств.

3.Внедрение программных средств.

a. Обучение персонала ОУП.

b. Установка программных средств.

c. Опытная эксплуатация.

d. Приемка программных средств.

4. Переход на новые программные средства

a. Перевод на новые программные средства управления проектами ряда важнейших проектов.

b. Обучение руководителей этих проектов использованию новых программных средств.

c. Перевод стандартных отчетов ОУП на новые форматы.

5. Методическая поддержка исполнителей проектов.

6. Обучение и повышение квалификации в области управления проектами.

а. Доработанный курс обучения руководителей проектов по программным средств управления.

b. То же, для координаторов проектов.

c. То же, для спонсоров проектов.

7.Обеспечение управления портфелями.

a. Внедрение процесса управления портфелем проектов.

I. Преобразование процесса под новые программные средства управления проектами.

b. Внедрение процесса управления

I.Преобразование процесса управления проектами.

c. Внедрение процесса управления портфелем страте лей.

I. Преобразование процесса управления проектами.

8.Организация прохождения данных через ОУП

а. Выработка отчетов ОУП о состоянии портфелей.

B. Изучение новых программных средств администраторами базы данных ОУП.

9. Справочное бюро ОУП.

а. Изучение новых программных средств персоналом справочного бюро.

10.Коммуникации.

a. Некоторые данные и отчеты стали доступны в режиме он-лайн с использованием локальной сети.

b. Обновления информации происходит более своевременно и ежедневно.

 

РЕЗЮМЕ ПО ЭТАПУ 4

 

ОУП может сэкономить много времени, если ранее проведенное технико-экономическое обоснование его создания и разработанный на его основе Устав могут служить основой для выработки требований к программным средствам управления проектами и выбора их поставщика. Рекомендуется, чтобы созданная рабочая группа по программному обеспечению уделила внимание соответствию требований к программным средствам выбранной модели функционирования ОУП.

 

ЭТАП 5.

 

ОБЕСПЕЧЕНИЕ САМООКУПАЕМОСТИ ОУП И ИНТЕГРАЦИИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

 

На этом этапе (месяцы 19-24) своего существования, помимо регулярно выполняемых работ, перечисленных выше, ОУП еженедельно решает следующие новые задачи.

1.Первая неделя месяца.

a. Сбор отчетов о состоянии выполнении планов проектов, включенных в портфель, представляемых командами исполнителей проектов в электронной форме с использованием новых средств управления проектами.

b. Сбор отчетов о состоянии активов в электронной форме.

c. Разработка проекта отчета о портфеле стратегических целей с использованием средств управления проектами.

d. Разработка проекта отчета о портфеле активов с помощью программных средств управления проектами.

e. Составление проекта отчета о выполнении планов проектов и прогнозах их завершения на основе данных, представляемых средствами управления проектами.

f. Текущая работа главных специалистов ОУП.

g. Текущая работа справочного бюро ОУП.

h. Текущая работа по обучению сотрудников методам управления

проектами.

2.Вторая неделя.

a. Издание портфеля проектов.

b. Издание отчета о портфеле активов.

c. Издание отчета о портфеле ресурсов.

d. Издание отчета о стратегических целях организации.

e. Издание отчета о выполнении планов проектов и прогнозах их завершения.

f. Проведение собрания руководителей проектов по рассмотрению портфеля проектов.

g. Проведение собрания руководителей производственных подразделений по рассмотрению портфеля проектов.

h. Текущая работа главных специалистов ОУП.

i. Текущая работа справочного бюро ОУП.

j. Текущая работа по обучению сотрудников методам управления проектами.

3.Третья неделя.

a. Сбор отчетов о состоянии выполнении планов проектов, включенных в портфель, представляемых исполнителями проектов в электронной форме с использованием программных средств управления проектами.

b. Организация и помощь в проведении заседания Совета по управлению проектами - проверка и организация принудительного ранжирования проектов в портфеле.

с. Текущая работа главных специалистов ОУП.

d. Текущая работа справочного бюро ОУП.

e. Текущая работа по обучению сотрудников методам управления

проектами.

4. Четвертая неделя.

a. Текущая работа главных специалистов ОУП.

b. Текущая работа справочного бюро ОУП.

c. Текущая работа по обучению сотрудников метод