Документальная ревизия: задачи, организация и значение

Ревизия (от лат. revisio — пересмотр) как основной, наиболее полный и глубокий метод хозяйственного контроля означает доку­ментальную проверку обычной и прочей деятельности предприятия за определенный период.

Документальной ревизией называется проверка, обследование по документам и записям в учетных регистрах законности, правильности и целесообразности осуществления обычной и прочей деятель­ности организаций. В силу ряда объективных и субъективных при­чин термин «ревизия» в последнее время заменяется понятием те­матическая (например, налоговая, аудиторская) проверка и другими синонимами.

Основными задачами документальной ревизии являются:

• проверка законности хозяйственных операций, произведен­ных в организации;
• проверка соблюдения финансовой дисциплины;
• выявление случаев незаконного расходования и списания средств и материалов;
• проверка правильности постановки бухучета складского хо­зяйства и правильности представляемых отчетов.

Документальные ревизии проводят:

• Минфин России и подведомственные ему федеральные служ­бы — Федеральная налоговая служба (ФНС); Федеральная служба финансово-бюджетного надзора (Росфиннадзор); Фе­деральная служба по финансовому мониторингу (Росфинмониторинг); Федеральное казначейство; Федеральная тамо­женная служба; их территориальные органы:
• органы внутриведомственного финансового контроля;
• ревизионные комиссии общественных и кооперативных пред­приятий и организаций, акционерных обществ.

Все ревизии классифицируются по различным основаниям: по основаниям назначения — плановые и внеплановые (вне­запные);

• по органам, проводящим документальную ревизию, — ведом­ственные и вневедомственные;
• по объему ревизии — полные и частичные;
• по методу проведения — сплошные, выборочные и комбини­рованные;
• по повторности — первичные, повторные и дополнительные;
• по составу ревизоров — бухгалтерские и комплексные.

В процессе производства ревизии уполномоченное на ее прове­дение лицо имеет право:

• проверять фактическое наличие товарно-материальных ценно­стей и денежных средств у материально-ответственных лиц;
• требовать от руководителей и работников ревизуемой организа­ции предъявления бухгалтерских документов, журналов и книг, планов, смет, отчетов, распоряжений и других документов;
• требовать устные и письменные объяснения и справки от ра­ботников проверяемой организации;
• опечатывать или изымать подложные и сомнительные доку­менты для обеспечения их сохранности;
• запрашивать от различных организаций, предприятий и лиц необходимые для проведения ревизии сведения и копии до­кументов.

Ревизор обязан выполнить задание на проведение ревизии каче­ственно и в срок (не более 30 дней), по выявленным нарушениям и злоупотреблениям разработать меры по их устранению и предот­вращению, а также своевременно составить акт ревизии.

При проведении ревизии могут применяться методы фактиче­ской и документальной проверки.

К методам фактической проверки относятся осмотр, обследова­ние, инвентаризация, обмер выполненных работ, контрольный за­пуск сырья и материалов в производство (эксперимент), анализ сы­рья, материалов и продукции, получение объяснений и справок.

Объектами осмотра могут быть территория, производственные помещения, оборудование, склады, продукция, помещения, где хранятся документы и т.п. При осмотре ревизор выясняет условия деятельности ревизуемой (проверяемой) организации, пригодности условий хранения материальных и денежных средств и т.д.

В содержание обследования входит не только осмотр необходи­мых объектов, но и ознакомление с документами, получение объ­яснений от соответствующих лиц и другие действия. Осмотр и об­следование дают возможность ревизору получить общее представ­ление о деятельности организации. При обнаружении злоупотреб­лений и иных нарушений, например плохой организации складско­го хозяйства, контрольно-пропускной системы, ревизор составляет об этом акт и приобщает его к общему акту ревизии.

Инвентаризация — это проверка и регистрация наличия мате­риальных и денежных средств на месте их хранения (на складе, в цехе, в кассе и т.п.) с последующим сличением остатков с учетны­ми данными. Инвентаризация может быть полной, охватывающей все виды средств, все права и обязанности организации, и частич­ной, затрагивающей отдельные виды средств хозяйства. Она должна производиться комиссией в составе ревизора, материально-ответ­ственного лица и других лиц внезапно.

До начала проверки наличия материальных и денежных средств у материально-ответственного лица отбирается расписка о том, что все приходно-расходные документы он сдал в бухгалтерию и ника­ких неоприходованных или списанных ценностей у него нет. Затем комиссия проверяет исправность измерительных приборов и при­ступает к пересчету, взвешиванию и перемериванию инвентаризуе­мых ценностей в натуре. Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей прекращаются.

После снятия натуральных остатков определяются расхождения между ними и учетными данными. Выявленная разница отражается в сличительных ведомостях. Учетные данные приводятся в соответствие с натуральными остатками списанием недостачи в пределах естествен­ной убыли и сверх нее, когда виновные не установлены. Недостачи сверх норм убыли при наличии виновных списываются за их счет.

Существует особенности инвентаризации кассы организации, которые необходимо учитывать. Перед такой проверкой кассир должен предъявить последний кассовый отчет. У него берется рас­писка о том, что все деньги оприходованы и документы сданы в бухгалтерию и никаких документов не осталось. После этого прове­ряется денежный ящик. Все деньги пересчитываются, а документы учитываются. В случае обнаружения в кассе денег в большей сумме, чем числится по документам, они оприходуются и сдаются в бюд­жет. Заявление кассира о том, что обнаруженные излишки денег принадлежат ему, во внимание не принимается, поскольку в кассе никаких личных денег храниться не должно.

Таким образом, инвентаризация выступает основным методом проверки достоверности бухучета и приведения его в соответствие с

действительностью

Обмер выполненных работ — это проверка соответствия выпол­ненных работ их документальному отражению.

Контрольный запуск сырья и материалов в производство (экспе­римент) применяется для проверки норм расхода сырья и материа­лов, количества отходов, выхода готовой продукции, проверки техно­логического процесса, производительности оборудования и т.п.

Анализ сырья, материалов и продукции осуществляется для про­верки качества выпускаемой продукции, выявления фактов исполь­зования неполноценного сырья, замены одних материалов другими, более дешевыми, недовложения каких-либо компонентов и т.п.

Получение объяснений и справок ревизор осуществляет парал­лельно во время осмотров, обследований от любых лиц, распола­гающих относящимися к ревизии сведениями.

К методам документальной проверки относятся:

• осмотр документов;
• арифметическая (счетная) проверка;
• нормативная проверка документов;
• проверка соответствия операций, отраженных в документах, установленным правилам;
• встречная проверка документов;
• сопоставление учетных записей, отражающих одну и ту же хо­зяйственную операцию в двух разных организациях;
• сопоставление распорядительных и исполнительных документов;
• сопоставление первичных и производных документов (регистров);
• сопоставление документов, отражающих взаимосвязанные операции;
• восстановление количественного учета товарно-материальных ценностей;
• контрольно-выборочное сличение остатков товаров (кон­трольное сличение);
• сопоставление данных о движении товара с данными о дви­жении тары;
• сопоставление данных бухгалтерского и оперативного учета;
• сопоставление записей в книге кассира-операциониста с дан­ными счетчиков кассового аппарата и контрольных лент;
• проверка оснований для расходных денежных документов;
• анализ ежедневного движения товарно-материальных и денеж­ных средств с определением остатка после каждой операции.

Осмотр документов позволяет выяснить, составлен ли документ по установленной форме, имеются ли в нем все необходимые рек­визиты, нет ли на нем подчисток, подклеек, травления, приписок и иных изменений цифр и текста, надлежащие ли на документе штам­пы и печати, не вызывают ли сомнение почерк, подписи и т.д.

Арифметическая (счетная) проверка должна выяснить правильное и итоговых сумм, вычисления процентов, умножения количественных показателей на их цену и т.д.

Нормативная проверка документов — это выяснение правиль­ности применения цен, расценок, размера налогов, накладных рас­ходов, норм трудовых затрат, естественной убыли, расхода сырья и материалов, выхода продукции и т.п.

При проверке соответствия операций, отраженных в докумен­тах, установленным правилам устанавливается законность различ­ных хозяйственных операций, например: надлежащим ли лицом выдавалась заработная плата, законно ли произведен зачет пересор­тицы, не передавались ли материальные ценности от одного мате­риально-ответственного лица другому без инвентаризации, не превышался ли лимит денег в кассе.

При встречной проверке документов сопоставляются разные эк­земпляры одного и того же документа, находящиеся в разных под­разделениях ревизуемой организации или в разных организациях.

Наличие в первичных документах дефектов вызывает сомнение в правильности (законности) оформленных ими операций. Наиболее характерными и чаще выявляемыми дефектами являются:

• нарушение установленной формы документа;
• наличие на документе резолюции или разрешающей подписи в неустановленном месте;
• отсутствие при распорядительном документе исполнительно­го (и наоборот);
• отсутствие всех необходимых реквизитов на документе;
• несоответствие отдельных реквизитов;
• суммарное несоответствие основного документа и приложе­ния к нему;
• подписание документа лицами, не имеющими на это права;
• отсутствие необходимых приложений;
• расхождение содержания нескольких экземпляров одного и того же документа;
• подделка подписей, наличие подчисток, исправлений, и т.д.

Кроме того, о неблагополучии учета могут свидетельствовать (и потому требуют тщательной проверки по первичным документам) следующие недостатки в счетных регистрах:

• отсутствие необходимых записей в карточках аналитического
• учета и других регистрах; кредитовое сальдо по активным и дебетовое по пассивным счетам;
• записи в счетных регистрах, не обоснованные первичными документами;
• несоответствие записей одних и тех же операций в разных счетных регистрах;
• отсутствие аналитического учета по балансовым счетам;
• необоснованное свертывание сальдо по активно-пассивным счетам;
• необоснованные и неоговоренные исправления в регистрах;
• открытие и ведение счетов, не предусмотренных счетным планом;
• неправильные итоговые записи и переносы с одной стороны регистра на другую;
• отсутствие имевшихся ранее счетных регистров.

Для документов бухгалтерского оформления характерными мо­гут являться следующие основные нарушения правил учета:

• составление бухгалтерских проводок и внесение записей, не основанных на первичных документах, в накопительные ведо­мости;
• составление бухгалтерских проводок с нарушением коррес­понденции счетов;
• исправление бухгалтерских проводок без документальных ос­нований и действительной необходимости;
• запоздалое составление бухгалтерских проводок (не во время обработки документа, а через некоторое время).

Результаты ревизии оформляются актом, имеющим важное юридическое значение документа, а в ряде случаев — вещественно­го доказательства. Акт документальной ревизии должен содержать все относящиеся к делу факты, обнаруженные ревизором. В нем подробно описывается каждый конкретный случай нарушения и поведение ответственных лиц. Его описание должно основываться на документах.

Акт должен быть написан (отпечатан) четко, ясно, грамотно, без исправлений. Он подписывается ревизором, руководителем и главным бухгалтером проверяемой (обревизованной) организации.

В случае несогласия с актом ревизии или отдельными его поло­жениями руководитель организации и главный бухгалтер прилагают к акту свои возражения.

К акту ревизии должны быть приложены:

• объяснения или возражения руководителя и главного бухгал­тера организации;
• объяснения, полученные ревизором в ходе проверки, от оп­ределенных лиц;
• промежуточные (частные) акты, которые составляются по ре­зультатам проверки отдельных участков работы организации в период ревизии;
• справки (таблицы), полученные ревизором;
• составленные ревизором в ходе ревизии расчеты и таблицы;
• изъятые ревизором документы;
• заключение ревизора по представленным возражениям на акт ревизии.

Акт ревизии структурно должен состоять из трех частей:

1. вводной, включающей основания для назначения документальной ревизии; наименование ревизуемой организации; фамилию, имя и отчество ревизора; краткое изложение обстоятельств дела; перечень проверенных документов; задание ревизору и место про­ведения ревизии; список присутствовавших при ревизии лиц; дату начала и окончания ревизии;
2. констатирующей (проверочной), состоящей из данных буху­чета; методов ревизии; установленных фактов нарушений; названия нормативного акта, регулирующего деятельность лиц по проверяе­мым вопросам; сведения об использовании заключений специали­стов других областей знаний;
3. выводов (итоговой части), т.е. мотивированных ответов реви­зора на поставленные перед ним вопросы.

Кроме оформленного акта, ревизор представляет руководителю, назначившему ревизию, свои письменные предложения и выводы по устранению причин и условий, способствующих правонаруше­ниям. По поступившим материалам руководитель (если речь идет о ведомственных ревизорах) принимает решение, утверждает акт ре­визии. Для иных ревизоров такого утверждения не требуется.

Предложения и выводы ревизора использует и следователь для внесения представления об устранении причин и условий, способ­ствовавших совершению выявленных правонарушений.