Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

Материалы к лекциям

Основы электронного документооборота и ECM

Ижевск, 2014

Оглавление

Тема 1. Основные понятия. Преимущества электронного документооборота.................................. 3

Тема 2. Управление корпоративной информацией. Карта технологий ECM...................................... 8

Тема 3. ECM-ландшафт меняется.................................................................................................... 13

Тема 4.  Современные  практики  организации делопроизводства  и  документооборота  на предприятии                                                          ..................................................................... 19

Тема 5. Способы работы с ECM-системой...................................................................................... 25

Тема 6. Эффект от внедрения ECM-систем..................................................................................... 31

Тема 7. ECM и ERP......................................................................................................................... 37

Тема 8. Интеграция ECM и ERP на примере управления договорами............................................. 43

Тема 9. Электронная подпись......................................................................................................... 48

Тема 1. Основные понятия. Преимущества электронного документооборота

План:

1. Введение

2. Основные понятия

3. Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

4. Преимущества электронного документооборота

5. Потребители ECM

Введение

Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу)! Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение системы электронного документооборота (СЭД) – самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение.

Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется ECM-система. То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает.

Чтобы увидеть прикладную пользу от использования конкретного ИТ-решения, необходимо понять каким же образом вообще устроена ECM-система.1

Основные понятия

Существует множество определений того, что такое электронный документ, СЭД, ECM. Рассмотрим самые понятные и емкие из них.

Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере или в ECM-системе (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес- процесса. Например: последовательность действий – это "получение документа --> регистрация документа --> рассмотрение документа --> исполнение документа --> ответ автору документа", а бизнес- процесс – "работа с обращениями граждан".

Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, организованный с использованием системы электронного документооборота, при котором документы организации (предприятия) хранятся централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

ECM (Enterprise Content Management) – в переводе этот термин звучит как "управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)". Это понятие несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри

1 http://ecm-journal.ru/mustknow

организации.2 ECM позволяет организации выстроить единый подход к управлению неструктурированной информацией вне зависимости от того, где, в какой форме эта информация существует.

ERP-система (Enterprise Resource Planning System — Система планирования ресурсов предприятия) — корпоративная информационная система (КИС), предназначенная для автоматизации учѐта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и в той или иной степени охватывают все ключевые ресурсы (финансовые, материальные, людские и производственные ресурсы) и процессы деятельности компании. Используемый в ERP-системах  инструментарий  позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их

реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.3

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По заявлениям исследовательской компании Gartner (одна из лидеров на рынке аналитики информационных технологий), к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из шести функций:

● управление документами (экспорт, импорт, контроль версий, безопасность, службы библиотек для документов и т.д.);

● совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;

● сканирование документов и управление образами бумажных документов;

● управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;

● workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;

● управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

● системы делопроизводства;

● электронные архивы;

● workflow-системы;

● комплексные или ECM-системы.