Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания выполнения этапов бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя возможность полного контроля всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

2 http://ecm-journal.ru/mustknow

3 http://ecm-journal.ru/docs/ERP-Enterprise-Resource-Planning.aspx

Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

● обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;

● поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

● предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой  для  работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.  Функционирование  даже  крупного  предприятия  становится  более  мобильным  и  меньше

зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников. 4

Потребители ECM

Потребителем ECM может быть абсолютно любой сотрудник предприятия, ведь даже те сотрудники, которые не работают с компьютером ежедневно, время от времени, например, ходят в отпуск, а следовательно, также являются источниками возникновения информации, требующей хранения. Однако, в любой организации есть сотрудники, которые работают с информацией постоянно и плотно, и таким сотрудникам ECM может сослужить большую службу.

Выделим следующие группы пользователей ECM-системы:

Руководитель

Главными задачами руководителя являются принятие решений и контроль их исполнения. Для принятия решения руководителю очень важно иметь перед собой как можно более полную картину происходящего, содержащую только достоверные данные. ECM-системы позволяют в считанные секунды и в любой момент времени подготовить необходимые руководителю отчѐты и выборки разнообразных данных, они помогут подсчитать значения необходимых для принятия решения параметров, учесть одновременно множество факторов и принять наиболее верное в каждой ситуации решение.

Для того, чтобы помочь руководителю проследить исполнение важных  решений, ECM-системы оснащены автоматическими средствами напоминания о необходимости контроля. Когда решение будет исполнено, руководитель получит соответствующее сообщение, после чего ECM-система поможет безошибочно подсчитать значения ключевых показателей эффективности, позволяющие оценить качество исполнения.

Делопроизводитель

Делопроизводитель — это своего рода фильтр для документов. Через его руки ежедневно проходят десятки входящих, исходящих и внутренних документов. Каждый из них при этом необходимо сохранить, классифицировать, понять, кто ждѐт этот документ и в какие сроки важно его получить или исполнить. ECM-технологии позволяют значительно упростить жизнь делопроизводителя, ведь системы, построенные на их основе, позволяют переложить на машину утомительную и трудоѐмкую работу, например, по сканированию документов, таким образом, существенно ускорив рабочий процесс. Кроме того,  ECM-системы  позволяют  сопоставить  каждому  документу  наиболее  соответствующий  ему  тип

жизненного цикла, тем самым дав делопроизводителю возможность избежать ошибок при определении дальнейшей судьбы документа. Именно к делопроизводителю (или к специалисту архива) чаще всего обращаются сотрудники, когда они ищут какой-либо документ. В этом случае ECM-технологии позволяют делопроизводителю в считанные секунды найти запрашиваемый документ, а также дадут понять, действительно ли сотрудник имеет право его просматривать.

Юрист

ECM-системы позволяют юристам сохранять полную историю подготовки юридически значимого документа. Они всегда смогут достоверно узнать дату и автора внесѐнных изменений, а также содержание каждой версии документа. С помощью ECM-технологий юрист всегда сможет узнать, на какой стадии согласования в данный момент находится документ. ECM-система гарантирует соблюдение необходимой процедуры согласования договоров, и юрист может быть уверен в том, что все важные документы попадут к нему на проверку. В случае, когда содержание документа подразумевает участие контрагента, то после его подписания сторонами юрист сможет отследить выполнение предписанных сроков и соблюдение всех договорѐнностей.

Бухгалтер, финансист

Бухгалтеры и финансисты ежедневно работают с большими объѐмами данных, которые они используют в оперативной работе и при подготовке отчѐтности. ECM-системы помогут организовать максимально удобную структуру хранения первичной финансовой документации, позволят избежать повторного ввода данных и облегчат их обработку, согласование.