Тема 2. Управление корпоративной информацией. Карта технологий ECM

План:

«Дорожная карта» от AIIM:

1. Захват

2. Хранение

3. Обеспечение сохранности

4. Управление

5. Аутсорсинг

6. Доставка

К управлению корпоративной информацией (или контентом6) можно подойти и со стороны практики, и со стороны теории. Несомненно, практические аспекты ECM более интересны прежде всего в силу своей бизнес-направленности. Однако, чтобы разнообразные практические вопросы сложились в структурированную систему знаний, необходим некоторый теоретический базис.

Поговорим о технологиях, лежащих в основе управления корпоративной информацией. В среде профессионалов рынка ECM принято считать каноническим определение от AIIM7:

Управление корпоративной информацией – это совокупность стратегий, методик и инструментов, используемых для захвата, управления, хранения, защиты и доставки информации и документов, относящихся к бизнес-процессам организации.

В приведенном определении можно выделить два очень важных момента.

Первый момент. Управление информацией производится на протяжении всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после окончания срока хранения. Именно эта комплексность подхода позволила ECM выделиться в отдельную отрасль. Информация пронизывает все процессы организации, она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи различных приложений, но только ECM делает акцент на том, что должен быть единый подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.

Второй момент. ECM – это не только инструменты, то есть, информационные системы, но и стратегии и методики управления информацией. Если нет понимания задачи и выработанной стратегии, если не разработаны и не соблюдаются методики, то внедрение ECM-инструментов не сможет решить задач организации. Если нет инструментов, нет технологий, то методики останутся только на бумаге. В этой связке важны все три элемента: стратегии, методики, инструменты.

Можно сделать и еще один вывод: необязательно, чтобы ECM-задачи в организации решала бы единая ECM-система. Чаще всего, наоборот, для решения ECM-задач формируется инфраструктура, состоящая из различных аппаратных и программных компонентов, различных технологий, и работающая в рамках утвержденной методики.

Технологический парк ECM обширен, он постоянно пополняется новыми технологиями, и ECM-вендоры регулярно предлагают новые решения для существующих и новых задач. Кроме того, чтобы адекватно

6 Прим. Контент — некое информационное наполнение. Контент в идеале должен быть не просто информацией, но и содержать некоторое количество знаний или просто быть хотя бы познавательным. Определение с сайта http://lurkmore.to.

7 Ассоциация по вопросам Управления Информацией и Изображениями (англ. Association for Information and Image Management, AIIM) — некоммерческая международная организация, которая предоставляет образовательные программы, исследования и передовые практики, чтобы помочь организациям индексировать, контролировать и оптимизировать свои информационные ресурсы. http://ru.wikipedia.org

применить или оценить технологию, важно понять ее место в единой задаче управления информацией. Наглядной иллюстрацией того, как соотносятся технологии ECM с решаемыми задачами, может служить

«дорожная карта» от AIIM (см. рис. ниже). Будем двигаться по «ECM-пути».

Захват (Capture)

На этом этапе жизненного цикла информация создается или импортируется в ECM-систему извне. С этого первого шага начинается движение информации в организации, и как следствие, возникает задача по управлению данной информацией. Условно можно выделить два класса информации: создаваемой человеком и создаваемой приложениями. К первому классу относятся бумажные и электронные документы, различные заполненные формы и анкеты, мультимедийная информация (аудио, видео, изображения и т.п.), а также информация на архивных носителях, доставшихся «по наследству», например, на микрофильмах. Ко второму классу (информация, создаваемая приложениями), относятся данные, выгружаемые из других информационных систем (ERP, CRM, специализированные системы), электронные формы, электронные данные, полученные по каналам электронного обмена.

На этапе захвата используются следующие технологии:

● Сканирование документов. Эта технология позволяет в системе работать с образами бумажных документов, что не только многократно повышает удобство работы, но и делает возможным параллельную и удаленную работу с одними и теми же документами.

● Распознавание образов документов (OCR/HCR/ICR/OMR/IDR). Это целая совокупность технологий,  включающая  не  только  оптическое  распознавание  символов,  но  и  такие

«продвинутые» технологии, как интеллектуальное распознавание символов и даже целых документов, распознавание рукопечатных символов (используется при распознавании бумажных форм), распознавание меток.

● Обработка форм. Формы могут быть бумажные, электронные или веб-формы. Заполненные формы пересылаются на участок обработки, где их содержимое заносится в систему.

● Агрегация. Информация может поступать из разных источников, но в ECM системе должна быть представлена, как логически целая.

● Интеграция. Информация в ECM-систему может поступать из других информационных систем. Интеграционному решению приходится решать массу задач: захват и преобразование данных и метаданных, сохранение юридической значимости информации и т.п.

● Классификация. Полученная информация индексируется, классифицируется и категорируется, получает регистрационные номера, чтобы в дальнейшем была возможность найти информацию, а также на нее ссылаться.

Хранение (Store)

Информация, поступившая в систему, хранится в ней в соответствии с установленными для этого класса информации политиками. Вопросы хранения могут быть рассмотрены на нескольких  уровнях абстракции, от физических методов хранения информации, и до политик хранения и общей стратегии управления информацией в организации. Поэтому в нашем списке используемых технологий также будут присутствовать технологии самого разного уровня:

● SAN (Storage Area Network), NAS (Network Attached Storage), CAS (Content Addressable Storage), магнито-оптические диски, CD/DVD, дисковые и ленточные библиотеки, SSD, RAID. Это целый парк технологий и периферийных устройств, предназначенных для хранения информации. Выбор той или иной технологии обуславливается объемом информации, сроком хранения, параметрами доступа к ней пользователей, требуемым уровнем надежности и безопасности.

● Файловые системы, CMS (Content Management System), базы данных, хранилища данных, репозитории. На этом уровне решаются вопросы организации хранения данных на уровне файлов, записей в базе данных, контента в хранилище и CMS.

8 http://ecm-journal.ru/files/4828300.pdf

10

На логическом уровне можно выделить управление политиками хранения. Это большая практическая тема, в которой множество подводных камней. Как правильно установить срок хранения, чтобы бы были соблюдены нормативные требования и учтены интересы бизнеса? Что делать, если одни нормативные требования требуют, чтобы информация была сохранена, а другие, чтобы она была уничтожена? Эти вопросы постоянно приходится решать в организациях, и цена ошибки может быть очень высока.