Обеспечение сохранности (Preserve)

Обеспечение сохранности – это даже не этап, это отдельное направление деятельности, включающее в себя ряд задач:

● Обеспечение юридической значимости информации

● Перевод системы в специальные режимы (аудит, проверка и т.п.)

● Восстановление информации, пострадавшей в результате катастроф природного и техногенного характера

● Своевременная  миграция  в  новые  форматы  и  на  новые  носители  (особенно  актуально  при долговременном хранении информации)

Для решения этих и других задач могут быть использованы различные инструменты и технологии:

● Электронная подпись

● Специальные архивные форматы, например, PDF-A

● Вывод информации на архивные носители: бумага, микрофильмы

● Резервное копирование и восстановление информации

● Контролируемая конвертация и перенос на другие носители

Управление (Manage)

Информация, которая обращается в организации и хранится в ECM-системе, только абстрактно представляет собой что-то логически целое. На практике выделяют несколько классов, и, соответственно, несколько отдельных видов деятельности или дисциплин:

● Управление документами (Document Management)

● Управление информацией, значимой с точки требований законодательства или бизнеса (Records Management)

● Управление цифровыми активами (Digital Asset Management)

● Управление электронной почтой (Email Management)

● Управление веб контентом (Web Content Management)

● Организация взаимодействия (Collaboration)

● Управление бизнес процессами (Business Process Management, Workflow).

Стоит сказать сразу, что эти задачи могут пересекаться и включать в себя другие, и выделение этих дисциплин носит достаточно условный характер.

Аутсорсинг 9(Outsourcing)

Организации не обязательно делать все самой, это может быть просто экономически невыгодно. Например, организация может отдать на аутсорсинг хранение документов. В настоящее время нет недостатка в организациях, предлагающих внеофисное хранение документов. Документы подшиваются в папку, папки складываются в короб, короба хранятся на специальном складе, оборудованном всеми необходимыми средствами (поддержания климата, пожаротушения, автоматической транспортировки и т.п.). Хранение производится в обезличенных коробах, и даже если злоумышленник попадет в хранилище, он не сможет без доступа к внутренней системе определить, где хранятся документы определенной организации.

9    Прим.                       (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) — передача  организацией,  на  основании договора,  определѐнных бизнес- процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. http://ru.wikipedia.org

Для удобства пользования документы перед помещением в короба могут быть отсканированы, а скан копии переданы заказчику или ему предоставляется доступ к этим данным. Для оперативной работы используются скан-образы, оригиналы извлекаются из хранилища только в исключительных случаях.

Также сюда можно отнести использование облачных ECM-сервисов.10

Доставка (Delivery)

Хранение информации в ECM-системе – не самоцель, информация постоянно используется в повседневной деятельности. Поэтому в сферу деятельности ECM-систем входит организация ее доставки потребителям. Можно выделить следующие задачи:

● Управление правами доступа. В системе, как правило, хранится информация, предназначенная для разных групп пользователей. Поэтому невозможно представить себе ECM-систему без механизма управления правами доступа.

● Управление отчетами, печатью и публикациями. Результатом ряда бизнес-процессов является бумажный или электронный документ, доступ к другой информации осуществляется через интернет и интранет порталы. Или же затребованные документы отправляются  электронной почтой или по другим каналам связи. Все эти процессы должны осуществляться в соответствии с утвержденными методиками и стратегиями.

● Организация доступа с мобильных устройств. Наверно, самое динамично развивающееся направление в сфере ECM, так как удаленная и мобильная работа с корпоративной информацией для ряда сотрудников становится уже не вспомогательным, а основным сценарием.

● Межкорпоративный электронный документооборот. Также одно из динамично развивающихся направлений. Отказ от бумаги и переход на электронный документооборот между организациями позволяет кроме экономии на бумаге, печати и расходов на доставку, позволяет организовать совместную работу над документами, увеличить скорость и эффективность взаимодействия.

Для решения этих и других задач используется современные и проверенные временем технологии:

● Управление правами доступа к цифровой информации (DRM, Digital Rights Management), «водяные знаки» (Watermark)

● Электронная подпись, инфраструктура публичных ключей подписи (PKI, Public Key Infrastructure)

● Преобразование (Transformation), форматирование (Format), сжатие (Compression) и объединение (Syndication) информации.

● XML, JSON, SOAP, REST.11

Контрольные вопросы:

1. Что подразумевается под «захватом информации»?

2. Какие источники информации рассматриваются в концепции ECM?

3. Какие технологии используются на этапе захвата информации?

4. Какие задачи возникают в процессе хранения информации?

5. Перечислите технологии для обеспечения сохранности информации.

6. Какие виды деятельности (дисциплины) выделяются для управления информацией?

7. Какие задачи стоят при доставке информации?

Статьи для самостоятельного изучения:

Поиск в ECM http://ecm-journal.ru/docs/Poisk-v-ECM.aspx

10 Подробнее Тема 5. Способы работы с ECM-системой.

11 http://ecm-journal.ru/docs/Upravlenie-korporativnojj-informaciejj-Karta-tekhnologijj-ECM.aspx